Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar

Skapa/ändra en rapportdel

Här beskrivs hur du gör för att skapa eller ändra en rapportdel i en rapports gemensamma mall

Rapportdel är en kraftfull funktion att använda sig av i den gemensamma mallen i era rapporter. Den hämtar in information från övriga delar av Stratsys och uppdateras automatiskt.

Här hittar du hur du lägger till rubriker, textavsnitt och tabeller i en rapport

Ny rapportdel

En rapportdel är en del av rapporten som gör en informationsinhämtning från någon annan del av verktyget eller från ett annat system. Du kan välja mellan:

  • Styrmodell - Välj vilka kolumner och egenskaper du vill ska visas som rubriker eller tabeller under den markerade rubriken i rapporten. Informationen hämtas alltid bara från en styrmodell per rapportdel. Läs mer under Rapportdel från styrmodell och underrubrikerna om egenkapsväljaren, tabellutseende och inställningar.
  • Kopiera rapportdel - Funktionen kan användas om du vill kopiera en rapportdel från en annan rapport eller mellan rapportmallen och en enhetstruktur. Se Rapportdel: Kopiera rapportdel.
  • Riskmatris - Välj vilken av era riskmatriser du vill lägga till i rapporten. Skapar en ögonblicksbild av den valda riskmatrisens inställningar. Se Riskmatriser 
  • Måttanalys - Välj en måttanalys du vill lägga till i rapporten. Se Måttanalys.
  • Extern tabell - För att detta alternativ ska finnas tillgängligt behöver ni ha minst en koppling till ett externt system. Kontakta er kontaktperson för ytterligare frågor kring detta.

 

TIPS! Vi rekommenderar att du skapar en rubrik i rapporten som du sen lägger rapportdelen under. Detta för att rapportdelen vid ett senare tillfälle ska gå att flytta. Rapportdelar som skapas direkt i översta nivån i en rapport kan ej byta placering relativt de manuellt uppskapade rubrikerna vid ett senare tillfälle. Har rubriken hamnat som rubrik 5. exempelvis är det svårt att flytta den så att den blir rubrik 6. Se Rapportdel: Kopiera rapportdel om du vill kopiera rapportdelen så att den ligger under en manuell rubrik istället. 


OBS! Placera aldrig Rapportdelar i varandra då det kommer skapa problem gällande att dölja/visa och dela ned till underliggande.


Rapportdel: Från styrmodell 

En ny rapportdel kan användas för att bygga rapporter baserat på information från styrmodeller. Du kan exempelvis välja att hämta in mål som rubriker i rapporten följt av tabeller med de mått som är kopplade till respektive mål.


Inled med att markera rubriken du vill att rapportdelen ska placera sig under och klicka sen på Ny rapportdel. Följ sedan guiden genom fyra olika steg:

Steg 1 - Allmänt
Via drop down menyn kan du välja önskad Styrmodell.

Du kan även för Styrmodellen komplettera med att välja att basera rapportdelen på en vy som finns uppsatt idag baserad på Styrmodellen. Detta innebär att Nodegenskaper och Filterinställningarna för vald vy kopieras över till rapportdelen. 

Därefter trycker du på Skapa uppe till höger

OBS! Detta är en ögonblicksbild som skapas av nodegenskaper och filterinställningar, om du senare ändrar dessa i vyn kommer inte inställningarna för rapportdelen att påverkas.

Steg 2 - Kolumner
Här väljer du vilka av styrmodellens kolumner som ska hämtas in till rapporten genom att klicka i checkboxen framför kolumnnamnet. Du ange även hur kolumnen skall användas i rapporten. Kolumner med nodtypen Text sätts av Stratsys per default till Rubriker medans Mått och Aktiviteter sätts som Egen tabell, du kan självklart justera dessa i efterhand.

Används som 
Rubrik - väljer du "Rubrik" så kommer informationen från kolumnen visas som egna rubriker i rapporten. Om du väljer "använd som rubrik" för flera kolumner blir kolumnerna olika rubriksnivåer i rapporten. Ex. KF-mål som rubriksnivå 1 och nämndsmål som rubriksnivå 2 på liknande sätt som informationen visas i vyer.

Egen tabell - väljer du "Egen tabell" hamnar informationen i kolumnen i en egen tabell. Ex. en tabell för alla mätetal och kanske även en för alla aktiviteter.

Del i tabell (Trädstruktur) - de kolumner som du använder som "Del i tabell (trädstruktur)" hamnar i samma tabell och kopplingar mellan informationen i de olika kolumnerna tydliggörs i en trädstruktur. Du kan ex. välja att visa era textnoder och deras kopplade mått i samma tabell. I exemplet nedan visas två textkolumner ("Verksamhetens mål" och "Enhetens mål") och en måttkolumn ("Mätetal")

Gruppering För både rubriker och tabeller har du möjlighet att ange att de dessutom ska grupperas under en egen fritextrubrik eller enligt en nyckelordsgrupp. Välj Egen rubrik och ange i textrutan vad rubriken ska heta. För en målkolumn skulle du exempelvis kunna ha en grupperingsrubrik som heter "Uppföljning av våra mål". Om kolumnen har nyckelord satta kan du även välja att gruppera under respektive nyckelord - antingen som en överrubrik eller som en inledande grupperande kolumn inne i en tabell. Då väljer du Nyckelord som rubrik eller Nyckelord i tabell och sen vilken nyckelordsgrupp du vill använda dig av.

Visa mått med olika periodicitet i olika tabeller Delar upp måtten så att du får möjlighet att ställa in olika nodegenskaper för varje periodicitet. Kryssar du för detta alternativ får du samtidigt välja vilka periodiciteter som du vill visa i rapportdelen. Se även Ändra rapportdel.

Steg 3a - Egenskaper i Egenskapsväljaren

Du kan i efterhand justera de nodegenskaper du har valt.

För varje styrmodellskolumn som du valt har du nu möjlighet att välja vilka egenskaper som ska visas i denna rapportdel. Styrmodellskolumner som visas som rubriker har bara ett fält medan de som visas som tabeller har två (ett för innehållet i tabellen och ett för ev. innehåll som du vill visa som kompletterande information under tabellen). 

Hur du lägger till eller tar bort egenskaper i egenskapsväljaren kan du läsa mer här: Välj och ändra kombinerade egenskaper i vyer och rapportdelar med egenskapsväljaren.

Egenskaper under en rubrik
För rapportdelsrubriker anger du egenskaper på samma sätt som i tabellerna med den lilla skillnaden att sektionerna listas efter varandra istället för i kolumner när de visas i själva rapporten. Du behöver inte välja in egenskapen Namn - det visas alltid automatiskt för rubriker. Se Välj och ändra kombinerade egenskaper i vyer och rapportdelar med egenskapsväljaren

Kompletterande information under tabell
Om en rapportdel hämtar in långa textstycken eller ex. stora grafiska element så som t.ex. bilder eller diagram är det vanligt att dessa listas under en tabell istället för inne i en tabellcell. Detta innehåll administrerar du på samma sätt som innehållet i tabellen. I egenskapsväljaren för en rapportdel har du alltid möjlighet att Komplettera med information som ska visas under tabellen. Se exempelbilden nedan.

I detta exempel används egenskapen Kommentar som kompletterande innehåll under tabellen. Se bilden nedan som visar hur mätetalens kommentarer visas per mätetal under tabellen (som utöver mätetalen även visar de strategiska mål som mätetalen är kopplade till och därför inte lämpar sig så bra för att även innehålla omfattande mätetalskommentarer.

Placera kommentarer och beskrivningsfält på egen rad (inne i en tabell)
Du har även möjlighet att ange att alla kommentarer och beskrivningsfält ska visas på en egen rad inne i tabellen för att på så sätt frigöra utrymme i vågrät riktning åt övrigt innehåll.

Steg 3b - Ändra utseende i tabell

För att ändra utseendet på tabellerna i en rapportdel klickar du dig in på önskad tabell och sedan på "Ändra utseende".

I utseendeläget kan du justera hur tabellen ser ut. Som administratör kan du lägga till Utseendemallar som blir en hjälp till användaren. Dessa läggs till i administrationen och inställningen "Utseendemall för tabeller".
För att justera utseendet för tabellen du är inne i har du nedanstående alternativ:
Högst upp kan du för respektive cell välja hur texten ska vara centrerad och om den ska vara i något format (fet/kursiv/understruken). Du kan också ställa in bakgrundsfärg för celler via ikonen med färburken och hur kantlinjerna ska se ut.
Symbolen som är blåmarkerad i bilden ovan ger dig möjlighet att ställa in hur breda kolumnerna ska vara. Det du har att förhålla dig till är storleken på ett worddokument (stående/liggande enligt inställningarna i wordmallen).
Formateringen kan vara olika för rubrikraden och övriga rader.

Steg 3c - Inställningar 

 Klarmarkera rubriker automatiskt

Rubriker i rapportdelen klarmarkeras automatiskt ifall inställningen är aktiverad och rubriken inte innehåller några avsnitt som användaren ska rapportera på, eller om rubriken enbart innehåller klarmarkerade kommentarer. Har du två godkännandenivåer på rapporten kommer rubriken klarmarkeras för godkännande och har du en kommer rubriken klarmarkeras. Rubriker som redan tidigare är klarmarkerade (om du ändrar i en rapportdel) tappar inte sin klarmarkering oavsett vilken inställning du gör här.

 Redigera direkt i inrapporteringen (InlineEdit)

Gör det möjligt att editera direkt i rapporten.

Rapportdel: Kopiera rapportdel

OBS! Kopierar du en rapportdel kopieras inte innehåll som lagts til manuellt inne i rapportdelen. Ex. kopieras inte rubriker som lagts till i enhetsanpassningen av en rapportdel som skapats från rapportmallen eller manuellt tillagda textfält.

Steg 1
Markera rubriken den kopierade rapportdelen ska placeras under.

Steg 2
Välj Rapporten där rapportdelen finns med i nästa steg väljer du rapportdelen och sedan skapa.

Steg 3
Nu har du möjlighet att Ändra Nodegnskaper, Struktur, Inställningar och Standardfilter därefter sparar du.

 

Skapa rapportdel - Riskmatris

Steg 1. 
Du kan skapa en rapportdel för att lyfta in en riskmatris i rapporten, du gör detta genom att välja Riskmatris  under Välj typ av Rapportdel och därefter skapa.

Steg 2. 
Nu kan du ändra nodegenskaper som skall visas tillsammans med Riskmatrisen och vilken Riskmatrismall som skall användas för riskmatrisen med mera.

Du kan alltid komma tillbaka och ändra inställningarna efter du har sparat och kontrollerat din riskmatris i rapporteraläget.

 

Skapa rapportdel - Måttanalys

Du kan skapa upp en rapportdel för att få med en måttanalys som du har gjort i rapporten.

Steg 1. 
Välj Måttanalys under Välj typ av Rapprotel och sedan i listan väljer du den specifika måttanalysen och Skapa uppe till höger.

Steg 2.
Nu väljer du att spara och att kontrollera måttanalysen i rapporteraläget.

Du kan alltid ändra den Måttanalays som skall visas i efterhand men även utseendet för den underliggande tabellen som visar information för Måttanalysen. Klickar du på Kugghjulet kommer du till vald måttanalys för se hur denna ser ut.