Använd periodiciter som passar er rapporteringsprocess, och förskjut deadlines för perioderna för att få ett bra flöde genom rapporteringen.
Ändra och Ta bort periodicitet
Beskrivning
Periodicitet används för alla nodtyper i Stratys och är en central del av uppsättningen. Med hjälp av rätt periodicitet för noder och rapportet säkerställer ni att uppföljning sker i rätt tid och att korrekt data återfinns i rapporterna. Periodicitet styr också vad som visas i vyerna och används också vid filtrering.
Vanliga periodiciteter är År, Halvår, Tertial, Kvartal och Månad.
Till periodiciteterna kan man ställa in olika deadlines för att få påminnelser i rätt tid på olika nivåer för att utföra rapportering och uppföljning.
Observera: Periodicitet en komplex del av systemet och som påverkas av flera olika faktorer. Inrapporterad data och kommentering kan gå förlorad om periodiciteten ändras. Är du osäker kontakta er kontaktperson på Stratsys.
Hitta till inställningarna
Periodiciteter och deadlines hittar du som administratör i administratörsmenyn via kugghjulet.
Här kan du
1) Lägga till en ny periodicitet
2) Ändra en befintlig
3) Ändra deadline-inställningarna
Lägg till en periodicitet
Observera: När du väl har börjat använda en periodicitet går den inte att ta bort om du använder den för mått. Det är många egenskaper som inte går att ändra för en skapad periodicitet. Se därför till att alla egenskaper är korrekta för din nya periodicitet innan du använder den.
Klicka på "Lägg till".
Ge periodiciteten ett beskrivande namn och ett kortnamn om du önskar.
I periodfrekvens kan du välja "Dag" eller "Vecka" för att underlätta uppskapandet för dessa, som ju innehåller många perioder. Standardvalet är "Egen" och då definierar du dina perioder längst ner i dialogen.
Bestäm cykeln, det vill säga hur många år periodiciteten löper över. Standard är ett år, men du kan också skapa längre cykler för rapportering vart tredje år, eller för att samla data under en längre period i en rapport.
Framåt- och bakåtfilter styr hur många perioder framåt/bakåt i tiden som användarna kommer ha möjlighet att välja i dropdown-listor i verktyget där man väljer period, exempelvis vid uppföljning av noder.
Ställ in vilket startdatum du vill ha. Baserat på detta skapas perioder upp både framåt och bakåt i tiden.
Aktivera periodiciteten för att kunna använda den i systemet.
Skapa/ändra sedan perioderna. Du kan redigera namn, förkortning och slutdatum på varje period. Du kan inte ha några glapp i perioden - startdatum är alltid dagen efter slutdatum på föregående period. Sista slutdatum i sista perioden måste därför också vara sista datumet i cykeln.
Ändra en periodicitet
Det finns mycket begränsade möjligheter att ändra en skapad periodicitet. Om du inte kan ändra den egenskap du önskar får du skapa upp en ny periodicitet.
Du kan ändra följande egenskaper:
Namn och kortnamn, framåt- och bakåtfilter samt namn och förkortning på perioderna.
Inga datum kan således ändras.
Du kan avaktivera periodiciteten om du inte längre vill använda den. Den kommer då inte längre vara valbar i systemet för nya styrmodeller och noder, men den kommer fortsätta användas på de ställen där den redan används.
Ta bort en periodicitet
Du kan inte ta bort en periodicitet om den används för ett eller flera mått.
Om du tar bort en periodicitet ligger den kvar på de ställen där den tidigare använts men den raderas från listan för periodiciteter och du har ingen möjlighet att ändras dess inställningar eller välja den på nytt. Den visas heller inte i inställningarna, vilket gör det svårt att avgöra vilken periodicitet som används: 
Vi rekommenderar därför att ni inte tar bort periodiciteter som redan används, utan istället avaktiverar dessa enligt ovan. Byt gärna namn på dessa, exempelvis "Kvartal (används inte längre)"
Deadlines
Deadlines bestämmer när en ansvarig senast måste rapportera för respektive period. Dessa ställer ni in genom att klicka på ändra längst till höger för respektive period.
Visas på startsida/dashboard
Denna inställning gäller den äldre startsidan i de gamla dashboarden. Fyll i antal dagar innan deadline som det ska synas på startsidan och gå att rapportera på.
Utöka periodens längd
Här ställer du in om deadline ska infalla direkt efter att en period är slut eller ifall användarna ska ha ett visst antal dagar på sig att kommentera från det att perioden är slut. Deadlinen kan förskjutas med olika antal dagar baserat på enhetsnivå eller enhetsgrupp.
Förskjuten deadline
Väljer du Deadline infaller efter periodens slut får du även möjlighet att ställa in en förskjuten deadline. Du kan välja om förskjutningen ska gälla för samtliga enheter eller enbart för respektive organisationsnivå eller enhetsgrupp.
Deadlines för kommentering
Förskjuter deadlinen på kommentarer för alla nodtyper (mål, mått och aktiviteter), som använder sig av den aktuella periodiciteten. Inställningen får direkt effekt i vyer och på startsidan.
Deadlines för måttdata
Ger användaren det angivna antalet extradagar på sig att rapportera in måttdata t.ex. utfall, mål m.m. Inställningen får effekt även för måttkommentarer om du i fliken Övrigt har valt att måttkommentarer ska följa måttens egna periodicitet.
Deadlines för rapportering
När nya rapporter kopieras eller skapas med den valda periodiciteten så kommer de att få förskjuten deadline enligt de värden ni rapporterat in, förutsatt att rapporten använder automatisk deadline.
Observera: Ändringar i förskjuten deadline påverkar inte redan skapade rapporter. För att uppdatera deadline behöver ni återställa deadline under administrationen för en rapport. Det är även möjligt för rapportörer att justera deadlinen för rapporten på rapportsidan genom Administrera deadlines på rapportsidan.
Övriga inställningar
Kommentarsinställningar Använd måttens egen periodicitet för måttkommentarer
Här ställer du in att kommentarer för måttnoder alltid ska ha samma periodicitet som måttdatan. Inställningen gäller för alla måttkolumner i systemet. Ifall alternativet avaktiveras får måttets kommentarer samma periodicitet som styrmodellskolumnen.
Kommentaren låses efter passerad deadline
Kommentarer kan inte skrivas eller ändras efter att deadlinen har passerat.
Gör det möjligt att ställa in deadline för måttrapportering per mått
Utan denna inställning har alla mått med samma periodicitet deadline samtidigt. Deadline ställs då in i periodicitetsinställningen och kan inte påverkas i det enskilda måttet.
Med denna inställning gör du det möjligt att ställa in så att olika mått med samma periodicitet kan ha olika deadlines. I varje mått visas standardförskjutningen men det finns även möjlighet att ange en egen förskjutning som då istället läggs till efter periodens deadline. Det är även möjligt att ange en negativ siffra för att tidigarelägga deadline med angivet antal dagar, t.ex. "-10" för att då tidigarelägga deadline med 10 dagar.
