Användar- administration
  1. Manual
  2. Användar- administration

Användare - administration av användare innan migrering

I administrationen kan man hantera användarna som finns inlagda i databasen. Behöver ni ta bort, lägga till, anonymisera eller se över behörigheter för användare är det hit ni ska gå!

Snabblänkar:

Flik: Allmänt

Flik: Licenser

Flik: Anonymisering

Flik: Kontaktpersoner

 

OBS! Använder ni den nya plattformen? Läs istället artikeln 

 
Användaradministrationen hittar du i administrationen under Organisationsinställningar. Här brukar det vara vanligt att administrera sina användare för att antingen skapa upp nya, ta bort eller se över vilka behörigheter användarna bör ha. 
mceclip0.png
 

Flik: Allmänt

Här kan du söka fram och redigera olika användare i systemet. Träffarna visas så som i bildexemplet nedan. För varje användare kan du se vad hon/han har för användarnamn, vilken/vilka Behörighetsgrupper hon/han tillhör och vilken licensnivå användaren har.

Ändringar i licensnivå kan endast göras av Stratsysanställda. Ta kontakt med er konsult om ni har frågor kring detta.

Sök på användare

I rullgardinslistorna Organisation och Behörighetsgrupp kan du ange olika sökalternativ för att få fram ett mer begränsat urval användare. Om du inte vet var en användare hör hemma i organisationen kan du välja att Inkludera underliggande enheter och söka ända uppifrån översta nivån i organisationsträdet.

Om du vill söka fram en lista över alla användare som hör till en speciell enhet lämnar du fältet för Namn tomt. Du kan söka på både användarens namn och mejladress. 

Tryck på knappen Sök för att slutföra sökningen.

Borttagna användare
Om du aktiverar  Visa endast borttagna användare får du möjlighet att söka även bland dessa. När en användare tas bort läggs extratecken till efter användarnamnet. Detta medför att användarnamnet är annorlunda än vad det var när användaren var aktiv.

Användare som inte kan logga in
Om er konsult har hjälpt er med att aktivera möjligheten att lägga till nya användare direkt i ansvarigfältet i noder syns alternativet  Visa enbart användare som inte kan logga in. Det ger er möjlighet att filtrera fram användare som i.o.m. detta inte kan logga in i systemet.

Exportera till Excel
Klickar du på knappen Exportera till Excel exporteras listan så som den just då är filtrerad. Alla träffar kommer med vid exporten även om bara 10 visas på varje sida i listan.

 

OBS! Använder du vår nya plattform? Då kan du inte lägga till användare enligt beskrivningen nedan, se istället:

 Stratsys nya uppdatering för att lägga till användare

 

Lägg till användare

Börja med att klicka på  Lägg till användare och fyll sedan i nedanstående:

Allmänt
Förnamn och efternamn är obligatoriska fält.

Språk
Om du redan nu vet att användaren vill använda verktyget på ett annat språk än standardspråket kan du ställa in det. Användarna har själva möjlighet att byta språk i efterhand. Detta kan du göra i kontoinställningarna som du finner längst upp i högra hörnet bredvid det gröna frågetecknet i Stratsys.

Kontaktuppgifter
E-postadress är ett obligatoriskt fält då det används för påminnelsemail från systemet.

Inställningen lokal kontaktperson används om du vill att användaren och dess kontaktuppgifter skall synas för de andra användarna på enhetens sida för Kontakter. Vi rekommenderar att alla övre nivåer i ert organisationsträd har minst en lokal kontaktperson som användarna kan vända sig till med sina organisatoriska frågor. Ex. frågor om utdelade rapporter och mål som synliggörs nedåt i organisationen. Dessa användare kan i sin tur föra tekniska frågor vidare till era fullständiga administratörer för ev. kontakt med Stratsys support.

Inloggning
Följ era respektive regler för hur ett användarnamn ska sättas upp. Du har möjlighet att tvinga användaren att byta lösenord vid första inloggningen när du skapar användaren.

Se även Single Sign On och AD synk.

Huvudbehörighet
Välj behörighetsgruppen du vill att användaren ska höra till och vilken del av organisationen behörigheten ska gälla på. Om användaren behöver ytterligare behörighet lägger du till det som extrabehörighet. Ifall användaren har flera behörigheter och en av extrabehörigheterna ger högre behörighet än huvudbehörigheten får användaren den högre behörigheten. 

OBS! Det kan vara svårt att få en överblick över en användares behörighet ifall hon/han har för många extrabehörigheter så vi rekommenderar viss restriktion. Ta gärna kontakt med er konsult ifall du vill ha tips på smidiga behörighetsuppsättningar.

 

Administratör för styrmodeller
Lägg till namnet på styrmodellen du vill att denna person ska få administratörsbehörighet till. Klicka på en tom rad och skriv några bokstäver från styrmodellens namn för att göra en sökning. Användaren får möjlighet att ändra inställningar i just den styrmodellen och kommer åt den via en lista som visas direkt när hen har gått in i Administrationen.  

Enheter där användaren är standardrapportör (rapporter)
Välj vilken eller vilka enheter användaren ska vara standardrapportör för. Se Standardrapportörer och standardansvariga för en enhet för en utförligare förklaring av funktionaliteten.

Enheter där användaren är standardansvarig (noder)
Ange vilken enhet det gäller samt vilken eller vilka ansvarsroller som användaren ska automatgenereras i. Se Standardrapportörer och standardansvariga för en enhet för en utförligare förklaring av funktionaliteten.

Information till den nya användaren
När du har lagt till en ny användare skickas det automatiskt ut ett mail med inloggningsuppgifter till den e-postadress som du angivit.

Lägg till många användare på en och samma gång
Det finns även möjlighet att skapa väldigt många användare på samma gång genom att ladda upp en Excelfil. Kontakta din konsult för hjälp med detta. 

Visa och redigera användare

För att visa och redigera en specifik användare klickar du på  Skiftnyckeln till vänster om namnet på den aktuella användaren. Du kommer då till sidan Redigera användare där du kan se och ändra på de inställningarna som användaren har. Se Lägg till användare för information om de olika inställningarna.

OBS! Om ni använder er av AD synk visas även denna ikon vilket innebär att användaren är låst för redigering:

 

Visa detaljerad behörighet per användare

Klickar du på  Kikaren vid en specifik användare får du en detaljerad lista över vilka behörigheter som ingår i den personens behörighetsgrupper.

mceclip0.png

mceclip1.pngmceclip3.png

mceclip4.png

Ta bort och återställ borttagna användare

Sök reda på användaren du vill ta bort och klicka sedan på  Soptunnan till höger. Bekräfta genom att klicka OK i rutan som öppnas.

I text-/mått-/aktivitetsnoden kommer den borttagna användaren att finnas kvar som ansvarig och visas med en specialikon som du kan se i bilden nedan.

Det finns möjlighet att i efterhand återställa borttagna användare. Aktivera  Visa borttagna användare, klicka på  Skiftnyckeln framför rätt person och bläddra längst ner på sidan där du kan klicka på knappen Återställ borttagen användare. Användaren blir återigen ansvarig för sina tidigare mått (om du inte aktivt ändrat i måtten och lagt till nya ansvariga) men du behöver ge användaren ett nytt användarnamn innan hon/han kan fortsätta sitt arbete.

 

Byt ansvarig
Om en användare slutar och ska ersättas av en annan kan vi tipsa om Byt ansvarig där den nya användaren automatiskt blir ansvarig för alla noder som den första användaren var ansvarig för.

Logga in på ett användarkonto i supportsyfte

Som administratör går det att logga in på ett användarkonto utan att behöva ange lösenord vilket syftar till att supporten ska underlättas. Genom att gå in på ett specifikt användarkonto får du en bättre överblick över vad användaren ser baserat på hennes/hans behörigheter och det blir då lättare att ge support. Administratörer har bara behörighet att logga in som användare som har samma eller lägre behörighet än vad de själva har. Saknar du inloggningsknappen på någon användare beror det på att den har någon behörighet som du inte har.

Instruktion:

    1. Sök reda på rätt användare. Se Sök användare.
    2. Klicka på  Användarikonen i kolumnen Logga in. Du kommer nu till startsidan för den användare som du valt. Du ser allt i applikationen exakt så som användaren ser det.
  1. För att komma tillbaka till ditt eget användarkonto måste du logga ut och sedan logga in med dina egna uppgifter igen.

Hantering av borttappade lösenord

Om en användare har glömt sitt lösenord så gör du följande för att ge användaren ett nytt:

  1. Gå till Administration/Användare och sök upp användaren.
  2. Klicka på  Skiftnyckeln för att komma till redigeringsläget.
  3. Klicka på Återställ lösenord under Inloggning.
  4. Nu öppnas två fält: Lösenord och Bekräfta lösenord. Här fyller du i ett nytt lösenord till användaren.
  5. Du får också möjlighet att  Tvinga användaren att byta lösenord vid inloggning. Efter att du sparat går ett mail iväg till användaren med information om de nya uppgifterna.

Låta användarna själva återställa lösenord
Ta kontakt med er konsult om du vill aktivera inställningen att användarna själva ska kunna återställa sitt lösenord från inloggningssidan. 

Användare som låsts p.g.a. upprepade felaktiga inloggningsförsök
Om en användare har blivit låst på grund av för många inloggningsförsök så måste administratören låsa upp användaren genom att ändra lösenord. Gäller endast om man specificerat antalet godkända felaktiga inloggningsförsök under Lösenordsinställningar  i administrationen. Om ni har migrerat till den nya plattformen återfinns funktionen där istället, se här.

Administration av användare vid AD synk

Se information under AD synk.

Flik: Licenser

Välj vilken del av organisationen du vill filtrera fram licensanvändningen för. Vill du ex. se licensanvändning för hela organisationen väljer du översta nivån i enhetsträdet och Inkludera underliggande enheter.

Exportera licenslista till Excel
Du kan exportera en lista över alla användare till Excel om du klickar på  Exportikonen.

OBS! Om licenser räknas för en mindre del av organisationen och sen summeras ihop kan summan överskrida summan från en licensräkning för en större del av organisationen. Detta beror på varje enskild export kontrollerar att användare bara räknas en gång om de har extrabehörighet på en annan enheter som inkluderas i samma licensexport.

 

Läsanvändare som har ansvar för mål/mått/aktiviteter
Klicka på  Kikaren om du vill se ev. användare som enbart har licens att läsa men som ändå blivit satta som ansvariga i mål, mått eller aktiviteter.

Flik: Anonymisering


Denna flik har tagits fram för att stötta er i uppfyllandet av GDPR genom att göra det möjligt att anonymisera redan borttagna användare i Stratsys. Fliken syns endast för dig som är Systemadministratör.

Anonymisering innebär att oåterkalleligt ta bort möjligheten att identifiera data till en individ. Genom att anonymisera en användare med hjälp av denna funktion kommer personuppgifter som kan relateras till en eller flera användare att raderas.

På sidan kan du välja mellan

  • Att anonymisera en enskild användare/utvalda användare genom att ange användarnamnet på den borttagna användaren som du önskar anonymisera.
  • Att anonymisera samtliga borttagna användare

I samband med borttagning anger du anledning till anonymisering, vilket krävs för att tillgodose kravet på spårbarhet utifrån GDPR.

Användarnamn på borttagna användare kan du söka fram under fliken "Allmänt" genom att klicka i alternativet "Visa endast borttagna användare".

 

 Innan du anonymiserar - bra att veta följande:

  • Till skillnad från när du tar bort användare (under fliken "Allmänt") finns det ingen möjlighet att ångra en anonymisering av borttagna användare. Därmed går det därför heller inte att knyta anonymiserade användare till faktiska personer i efterhand.
  • Arkiverade och klarmarkerade rapporter som innehåller nodegenskapen "ansvarig" visar fortsatt användarnamnet i berörda tabeller. Detta då klarmarkerade och arkiverade rapporter inte kan synka in ändringen.
  • Anonymiseringen av borttagna användare gäller endast borttagna användare i den aktuella databasen. För ändringar bakåt i tiden behöver du logga in i de historiska databaserna för att anonymisera borttagna användare. 
  • När du anonymiserar borttagna användare får du upp en lista kring vilka noder och rapporter som anonymiserade användare har haft ansvar för. Denna rapport är tillgänglig 48 timmar efter anonymisering. Under denna tid (48 h) går det att flytta över ansvar från en anonymiserad borttagen användare till en befintlig ny användare med hjälp av funktionen Byt ansvarig
    om så inte har gjorts. Vi rekommenderar dock att använda funktionen innan användaren tas bort. 

Flik: Kontaktpersoner

Hit går du om du vill administrera kontaktpersoner på ett smidigt sätt. Du ser kontaktpersoner baserat på din behörighet. Välj bland enheter du har behörighet till i organisationslistan och lägg till eller ta bort personer i tabellen.

Kontaktpersoner visas i hjälpcentret under Kontakter (se här). Där visas även era administratörer.