Organisationsinställningar

Ansvarsroller

Här beskrivs hur du administrerar ansvarsroller och hur dessa fungerar

Lägg till en ansvarsroll

Byt ansvarig

Ändra och Ta bort en ansvarsroll

Ansvarsroller används för att ange en eller flera användare som ansvariga för en nod. Andra användare kan se vem de ska kontakta med ev. frågor och de ansvariga kan få en överskådlig lista över sina ansvarsområden i form av påminnelser på startsidan/dashboarden och i e-postmeddelanden.

Det går att ha flera ansvarsroller på samma nod, exempelvis kan en måttnod ha en huvudansvarig och en rapporteringsansvarig. Det går också att ange flera användar i samma ansvarsroll, exempelvis om det är två användare som ska stå som ansvariga för en aktivitetsnod. Vilken användare som ska få respektive ansvarsroll väljs för varje specifik nod. För information om påminnelser kopplade till ansvarsroller, se Att göra-listan.

OBS! Om en användare sätts som ansvarig i en nod ges hen alltid behörighet utöver sin behörighetsgrupp. Användaren kan då få möjlighet att kommentera och rapportera in måttdata på en nod på en enhet som hen inte har behörighet för enligt behörighetsgruppen. Vad användaren får rätt att göra i måttet på denna enhet baseras på inställningarna för den ansvarsrollen.

Generellt om ansvarsroller

Du hittar ansvarsroller i administrationen under "Organisationsinställningar" högst upp och möts av en landningssida.


Första kolumnen talar om vilken ansvarsroll som är standardroll, d.v.s. vilken ansvarsroll som per automatik kommer att finnas i valda nodtyper när du skapar en ny styrmodell. 

I "Kolumner" ser du för vilka styrmodellskolumner ansvarsrollen används.

Det är möjligt att ange vem som automatiskt ska läggas till som ansvarig i nya noder för respektive enhet (d.v.s. vem som är standardansvarig för noder). Se Organisation för mer information kring detta. Om standardansvarig saknas läggs personen som skapar noden till som ansvarig på alla enheter, även vid nedskjutning till underliggande enheter. 


Lägg till en ny ansvarsroll

Klicka på  Lägg till för att skapa en ny ansvarsroll.

Allmänt
Fyll i namnet på ansvarsrollen du vill skapa. Namnet kommer synas i noderna som använder denna ansvarsroll. Fyll gärna även i en hjälptext. Denna visas om användaren klickar på frågetecknet som syns när du pekar på ett fält i en nod.

 Ansvariga ska följa med när noden kopieras
Inställningen innebär att ansvariga från den översta nivån kommer kopieras med till nya enheter om de läggs till i en konsolideringskedja. Namnet på ansvariga kopieras även om du använder funktionen Spara som... för att skapa en ny nod som sparas med nytt namn på samma enhet.

Undantag: Om kryssrutan inte är ifylld när en ny nod skapas och noden direkt får en ansvarig och konsolideras till underliggande enheter följer den ansvariga med till underliggande enheter.

 Aktivera möjlighet att signera med rollen
Ifall detta alternativ är aktiverat får personer som är tillagda i ansvarsrollen möjlighet att signera en nod. Detta kan användas som en verifikation på att användaren godkänner ansvaret för noden. Efter att användaren klickat på knappen Signera visas noden som signerad av [Namn] och vid vilket datum detta skedde. Det går att ta bort en signering i efterhand.

mceclip0.png

 Ansvariga ska vara enhetsspecifika
Anger om man ska lägga till ansvariga för varje enhet. De ansvariga blir då lokalt ansvariga för just den enheten. 

Ansvar
Här väljs för respektive nodtyp vilket ansvar som användaren i ansvarsrollen ska ha. Det finns olika antal val under varje nodtyp eftersom dessa rapporteras in på olika sätt. Ansvaret är viktigt när det kommer till vilka påminnelser och vad som visas på att göra-listan.

De olika ansvarens betydelse ses nedan. För samtliga ansvar dyker ett kort upp på användarens att göra-lista x antal dagar innan deadline (x är beroende av era inställningar för att göra-listan).

För text/aktivitet/mått

 Kommentera
Du har ansvar för och rättighet att kommentera ex. utfallet på måttet eller resultatet av en aktivitet eller textnod.

Aktivitet:

 Kommentera vid uppföljningsperiod
Du har ansvar för att kommentera aktiviteten vid respektive uppföljningsperiod. Uppföljningsperioden styrs utifrån vilken periodicitet som aktivitetskolumnen har och eventuela deadlineinställningar. Exempelvis en aktivitetskolumn med kvartalsperiodicitet ger här att användaren ska kommentera aktiviteten per 31 mars, 31 juli, 30 september, 31 december.

 Kommentera vid avstämningsdatum
Du har ansvar att kommentera aktiviteten vid aktivitetens avstämningsdatum.

 Uppdatera status
Du har ansvar och rättigheter att ändra/uppdatera om en aktivitet pågår, är i vänteläge eller är avslutad osv.

Mått:

 Rapportera utfall/prognos/mål/årsmål
Innebär att du har ansvar och rättighet att rapportera in värden i de utvalda datakolumnerna.
I varje måtts måttinställningar anges vilka kolumner som ska vara utfall-, prognos-, mål- och årsmålskolumner. Om du t.ex skriver in namnet Antal som utfallskolumn så kommer en användare som har ansvar för att Rapportera utfall kunna rapportera värden i datakolumnen Antal.

 Tillåt ansvarig att rapportera in data i alla måttkolumner
Ger användare som inte har behörighet att rapportera på aktuell enhet rättighet att rapportera även i övriga måttkolumner.

Om Särskild rapporteringsbehörighet krävs är aktiverad för kolumnen gäller inte någon av ovanstående inställningar för måttkolumner.


Gör synlig för noder i följande kolumner
Här anger du vilka Styrmodellskolumner som Ansvarsrollen skall visas i. Du kan markera alla Styrmodellskolumner för alla Styrmodeller baserat på nodtyp via Markera alla: Text, Mått och Aktivitet. 

När du är klar klickar du på knappen Spara. Den nya ansvarsrollen kommer då dyka upp i listan över Ansvarsroller.

E-postpåminnelser

För att ansvariga ska få påminnelser om noder de är ansvariga för behöver styrmodellskolumnen finnas med i ett Rapporteringstabellsfilter och E-postinställningar vara konfigurerade så att det skickas ut påminnelser vid de tillfällen ni önskar.



Ändra och ta bort en ansvarsroll

Klicka på  Skiftnyckeln om du vill ändra en ansvarsroll.

Se Lägg till en ny ansvarsroll för en beskrivning av de olika inställningarna.

OBS! Tänk på att en ändring i en ansvarsroll påverkar alla styrmodeller den är aktiv i. Om en ansvarsroll inaktiveras för en styrmodell där det redan finna inlagda ansvariga användare kommer användarna fortfarande att finnas kvar som ansvariga men noderna kommer inte upp på deras startsida/dashboard och deras namn visas inte lägre i noden. Om ansvarsrollen åter aktiveras för styrmodellen kommer de som tidigare var ansvariga att återställas.

 

Byt ansvarig

Med Byt Ansvarig funktionen kan du överföra ansvaret för samtliga noder som en viss användare är ansvarig för till en annan användare. Detta gäller även rapporter som användaren är satt som rapportör på. 

Välj vilken ansvarig du vill ta bort i rullgardinslistan Byt ansvarig/rapportör från, välj sedan den nya ansvarige i rullgardinslistan Byt ansvarig/rapportör till. Därefter klickar du i kryssrutorna för vilken eller vilka typer av nod(er) det gäller; text, mått, aktivitet och/eller rapporter. Bekräfta genom att klicka på knappen Spara.


Ta bort en ansvarsroll

Vill du ta bort ansvarsrollen från en speciell styrmodellskolumn eller från alla styrmodeller?

Inaktivera en ansvarsroll i en eller flera styrmodeller
Se ovan under "Ändra".

Ta bort hela ansvarsrollen från alla styrmodeller
Alla ansvariga för ansvarsrollen kommer att tas bort permanent och det är inte möjligt att återställa ansvarsrollen eller de ansvariga igen. Om det är detta du eftersträvar klickar du på  Soptunnan till höger om ansvarsrollen.