Lägg till, ändra och ta bort användare

Snabblänkar:

Behörighetskrav

Välkomstmail

Hantera användare i databasens administration

• Lägg till användare i databasadminstrationen (rekommenderat tillvägagångssätt) 
• Välj in användare från plattformsadministrationen
• Redigera användare
• Ta bort användare
• Impersonera användare

Hantera användare i plattformsadministrationen

• Lägg till användare i plattformen
• Redigera användare i plattformen
• Ta bort användare i plattformen
• Återställa borttagen användare
• Anonymisering av användare
• Plattformsroller - krav för användarhantering

Allmänt

För att kunna använda Stratsys måste man vara tillagd som användare. Användare administreras i både plattformsadministrationen och i databasadministrationen.

• I plattformsadministrationen hanteras bland annat ändringar av e-mailadress, användarnamn, namn, eventuellt lösenord, anonymisering med mera.
• I databasadministrationen hanteras ändringar av behörighet och enhet, ansvarsroller med mera. 

Du kan lägga till en användare både från databasen och plattformen, men beroende på användningsfall rekommenderar vi olika tillvägagångssätt. 

• Om du skall lägga till en enstaka användare: Se Lägg till ny användare
• Om du önskar lägga till flera användare via filimport: Se Skapa flera användare via import

Har ni endast en skarp databas rekommenderar vi för smidigast hantering att lägga till användaren från databasen, inte från plattformen. Användaren synkas automatiskt över från databasen till plattformen så med detta tillvägagångssätt behöver du endast lägga till användaren en gång.

Behörighetskrav

För att kunna administrera användare behöver du två olika typer av behörighet - en i databasen, vilket ger dig tillgång till administrationen för användare, och en i plattformen, som ger dig själva behörigheten att ändra viss grundinformation samt att impersonera.

1. Databasbehörighet - krav för användarhantering

För att kunna administrera användare i databasen behöver du vara Lokal eller Fullständig administratör. Detta ger dig tillgång till administrationen i databasen där du bland annat kan lägga till och ta bort behörigheter och ansvarsroller.

2. Plattformsroller - krav för användarhantering

För att kunna skapa, ta bort, ändra och impersonera användare behöver du också en plattformsroll.

Dessa lägger du till direkt när du skapar en användare i databasen, eller senare via plattformsadministrationen. För att dela ut plattformsroller måste du själv ha en högre plattformsroll.

För varje enskild användare i plattformen går det att få olika roller, bland annat användaradministratör och superadministratör.

Välkomstmail

När nya användare läggs till finns en inställning i plattformen som gör att ett välkomstmail skickas ut. Se till att denna är påslagen innan du börjar lägga till användare. Du hittar den i vänstermenyn i plattformsadministrationen under fliken "e-postinställningar" och under rubriken "övrigt". Välkomstmailet går ej att anpassa per kund utan är ett generiskt utskick med Stratsys som avsändare. 

Välkomstmailet syftar till att förenkla första inloggningen för användaren. Mailet skickas ut en gång, och det finns inget sätt att skicka det igen. Om detta mail inte har gått ut, skicka gärna artikeln "Logga in i Stratsys" till dessa användare. 

Välkomstmailet ser ut enligt bilden nedan:

Lägg till ny användare i databasadministrationen (rekommenderat tillvägagångssätt)

• Gå till databasadministrationen och klicka på "Användare". För att lägga till en ny användare klicka på + Lägg till användare
  
  
  
  
  
• Fyll i e-mail-adressen. Om användaren redan finns i plattformen kommer den visas när du börjar skriva e-postadressen. Välj den post som dyker upp i detta fall, alternativt lägg till en helt ny e-post
  
• Fyll i resten av informationen så som behörigheter, extrabehörigheter samt eventuella roller och spara.
• Den nya användaren kommer nu att läggas till i databasen och synkas över till plattformen automatiskt när den sparas.

Välj in användare från plattformsadministrationen

I vissa fall förekommer det att en användare redan finns uppskapad i plattformen, men saknas i databasen som användare. Det kan ha flera skäl, exempelvis att användaren har tillgång till en annan databas i samma plattform. 

I detta fall kan du välja in användaren från databasen. Gör så här: 

1) Tryck på "Lägg till" i databasens användaradministration som vanligt

2) Börja skriv användarens e-post-adress. I detta fall kommer användarens fullständiga e-post-adress upp som ett förslag under textfältet. Klicka på förslaget för att välja det.

3) Användarens uppgifter fylls nu i automatiskt. Klicka på Nästa och välj vilken huvudbehörighet och eventuella extrabehörigheter användaren skall ha i denna databas. Se sammanfattningen och spara. 

Redigera användare i databasadministrationen

I databasen kan ni redigera behörigheter och standardansvar för användaren samt ändra allmänna inställningar. Behörigheterna styr vad en användare får se och får göra i databasen. För att redigera en användare går du till fliken "användare" i administrationen.

• Gå till administrationen() och välj Användare (1)
• Sök upp användaren och klicka på raden för användaren för att öppna pop-up med information (2 & 3)

Ändra önskade inställningar och spara sedan längst ner till höger.

Ändra behörighet

För att ändra en behörighet, trycker du på de tre prickarna och väljer "Ändra behörighet":

Lägg till fler behörigheter för en användare

För att lägga till ytterligare behörigheter för användare, trycker du "Lägg till behörighet".

Här kan du sedan lägga till en ytterligare behörighet.

 

Byt huvudbehörighet för en användare

För användare, kan du se att det finns ett hus till höger om behörigheten, detta indikerar på användarens huvudbehörighet:

 

 

För att byta huvudbehörighet till en annan, så trycker du på de tre prickarna till höger om behörigheten, och väljer sedan "Sätt som huvudbehörighet":

 

Ta bort användare i databasadministrationen

Om ni önskar ta bort en användare gör ni det under rubriken "användare" i administrationen. Sök fram den användare du önskar att ta bort, klicka på användaren för att öppna inställningarna och välj sedan knappen "Ta bort". Detta tar bort användare från aktuell databas.

Om användaren endast finns i en databas kommer den automatiskt att även tas bort från plattformen. Om däremot användaren finns i flera databaser kommer den efter borttagning finnas kvar i plattformen och i övriga databaser. Önskar ni ta bort användaren från samtliga databaser görs det med fördel direkt ifrån plattformen.

Impersonera användare i databasen

Du som har rollen användaradministratör eller superadministratör kan också impersonera en användare i databasen (ej plattformen). Detta innebär att du loggar in som en annan användare, och är ett praktiskt sätt att se Stratsys från deras synvinkel för att exempelvis kunna lämna support.

För att impersonera en användare, sök fram användaren i användaradministrationen i databasen och klicka på knappen "Impersonera"

För att avsluta en impersonering, klicka på impersoneringsikonen uppe till höger bredvid kugghjulen och välj "Avsluta impersonering".

 

Hantera användare i plattformsadministrationen

I plattformsadministrationen hanterar ni vissa inställningar för era användare.

• E-post
• Användarnamn och Namn
• Språk
• Lösenord (om ni använder detta)
• Roller

Du som har plattformsrollen Superadministratör kommer åt plattformsadministrationen via de tre kugghjulen i vänstermenyn i din databas:

Hitta till plattformsadministrationen, lokal administratör

Du som har rollen användaradministratör kommer åt plattformsadministrationen via en användare ifrån databasen och funktionen "Ändra kontouppgifter".

Lägg till användare i plattformen

När du väl är inloggad i plattformen:

• Gå till menyfliken "Användare" och välj sedan "Lägg till" under trepricksmenyn som du återfinner långt upp i det högra hörnet. 
• Fyll i användarens uppgifter och ange en plattformsroll om användaren är tänkt att administrera delar av er plattform. 
• Avslutningsvis ser ni en summering av vad som fyllts i och ni sparar användaren till plattformen. Viktigt att notera är att användaren inte läggs till i databasen automatiskt därför måste ni manuellt välja in användaren till önskad databas enligt Lägg till användare i databasadministrationen. Vårt rekommenderade tillvägagångssätt att därför att lägga till användaren direkt i databasen - då slipper du detta extra steg. Arbetar ni däremot i flera databaser och användaren endast ska ha tillgång till en eller några utvalda lägger ni med fördel in användare i plattformen först och därefter väljer in till de databaser hen ska ha tillgång till. 

Standardbehörighet för nya användare

I en del databaser är funktionen Standardbehörighet för nya användare påslaget. Användare synkas då automatiskt över till en vald nivå i organisationen och till en vald behörighetsgrupp när de skapas ifrån plattformen. 

Inställningen för standardbehörighet återfinns som en flik i användaradministrationen i din databas. Eftersom samtliga användare får en gemensam behörighet och en gemensam enhet så lämpar sig denna funktion att ha påslagen om ni önskar transparens i er databas. 

Ska användaren ha annan behörighet än den som automatiskt ges behöver ni manuellt ändra detta för respektive användare via användaradministrationen i databasen. 

 

Redigera användare i plattformen

Om ni klickar på en användare i plattformen kommer dennes profil att dyka upp. Här kan ni göra följande ändringar:

1. Återställa lösenord 

• Generera ett lösenord - Ett automatiskt lösenord genereras och visas efter att man tryckt återställ
• Låt mig skapa lösenordet - Du skapar ett manuellt lösenord och delar med dig av till användaren
• Användaren måste byta sitt lösenord vid första inloggning - Aktiveras för att tvinga användaren att byta lösenord första gången hen loggar in

2. Ta bort användare, läs mer om vilka följderna blir här.

3. Profil och språk - Ändra användarens namn, användarnamn samt e-mail och språk. Tänk på att aldrig återanvända en befintlig användare till en ny användare av säkerhetsskäl! Varje användare kan under sina kontoinställningar ange språk, oavsett vilket språk som är satt som standard för användaren. 

4. Välja roll(er) - Välj om användaren ska ha en eller flera roller

Övriga ändringar så som enhet, standardansvar, behörigheter osv styrs från användaradministrationen i databasen.

 

Ta bort användare från alla databaser samt plattformen

Om en användare tas bort från plattformsadministrationen kommer den även att tas bort i samtliga databaser dit den är invald. Du tar bort användaren under fliken "Användare".

Historiken från borttagna användare (uppföljning, kommentering, inrapportering osv.) kommer finnas kvar och vara synlig för andra användare i databasen. Namnet på den borttagna användaren kommer dock att visas som nedan för att tydliggöra att användaren inte längre är aktiv:

 

Återställa borttagen användare i plattformen

Användare som blivit borttagna går att återställa i plattformen om de inte redan har blivit anonymiserade.

Vid återställningen får de i princip samma status som innan de togs bort, och de får samma behörigheter och ansvar på objekt och rapproter som innan borttagningen. Tillgång till eventuella Do-boards och Meetingskonto blir också återställda.

Standardansvarig och/eller standardrapportör på enheter återställs dock inte, så om användaren skall vara ansvarig på enheter behöver detta läggas till på nytt efter återställningen.

Gör så här: 

1. Gå till plattformsadministrationen, som du som har rollen Superadministratör hittar i nedre vänstra hörnet (två kugghjul). För dig som är lokal administratör, se Hitta till plattformsadministrationen, lokal administratör

2. Klicka på fliken "Borttagna Användare"

3. Sök upp användaren som blivit borttagen

3. Klicka på trepricksmenyn längst till höger på användaren och välj "Återställ användare". Användaren återställs då i plattformen samt i de databaser denne var invald i innan borttagningen.

Anonymisering av användare i plattformen

Innan du anonymiserar, läs mer här: Anonymisering

Under "Borttagna användare" i plattformsadministrationen finns det möjlighet att anonymisera användare. Du kan anonymisera enskilda användare eller så kan du sätta upp regler för automatisk anonymisering av borttagna användare. Som användaradministratör kan du anonymisera en användare men det krävs att du är superadministratör för att kunna ställa in regler för anonymisering. 

För att aktivera regler för anonymisering trycker du på kugghjulet längst upp till höger under fliken "borttagna användare". Du aktiverar att det ska ske automatiskt och anger därefter hur många dagar efter det att användaren tagits bort som den skall anonymiseras.

Det finns även möjlighet att anonymisera samtliga nu borttagna användare.