Hantera personal och dess behörigheter i Resursplanering för Grundskolan.
Varianter av personalhantering
Beskrivning
Den personal du vill budgetera och bemanna behöver skapas upp i verktyget, antingen manuellt, eller genom filimport.
Behörigheten för personalen beställs centralt för kommunen från Skolverket, som skickar informationen via en fil för inläsning. När detta är gjort går behörigheterna att läsa in i systemet för att sedan användas i bemanningsplanen.
Till sist bemannas den del av personalen som man vill kunna få ut underlag till schemaläggning i bemanningsplanen.
Du kan se detaljerad information om din personal i Personalkortet, vilket också går att exportera till .pdf eller skriva ut.
Notera:
I Resursplanering för Grundskola finns två varianter på personalhantering:
- En variant som hanterar personal per skola och plan - det 'r den som beskrivs i denna artikel
- En ny variant (från våren 2023) som hanterar personalen centralt för hela organisationen.
Hur vet jag om jag har den centrala personalhanteringen?
Om din personallista har denna komponent överst så har din organisation den nya hanteringen - läs då vidare i denna artikel:
Om din personallista däremot har följande utseende så har din organisation inte migrerat till den centrala hanteringen ännu, så fortsätter du läsa i denna artikel.
Personalvyn
I personalvyn under Uppsättning samlas informationen om din personal på din skola. Nedan följer en beskrivning av vad som visas enligt siffrorna i bilden:
1) Namn, eventuell signatur och personnummer
2) Aktuell lön, det vill säga den lön som gäller dagens datum. Om första lönedatum är i framtiden, står det 0 kr här. Välj Redigera för att se kommande och historiska löner.
3) Legitimationer och skolbehörigheter indikeras med grön bock: LL = Legitimerad lärare, LF = Legitimerad förskollärare, FH = Behörig för undervisning i fritidshem och FKL = Behörig för undervisning i förskoleklass. Fullständig info visas i redigeringsläge och i personkortet.
4) Ämnesbehörigheter - håll muspekaren över ämnet för att se fullständigt ämnesnamn och vilka årskurser behörigheten gäller för. Fullständig info visas i redigeringsläge och i personkortet.
5) Vyn går att sortera genom att klicka på kolumnrubriken och aktuell sortering indikeras med en pil. Standardsortering är på förnamn.
6) Lägg till ny personal manuellt
7) Meny för att uppdatera behörigheter och att exportera personalinformation till fil för att underlätta import av uppdaterade löner.
8) Meny för att Redigera uppgifter, visa personalkort samt ta bort personal
Skapa personal
Klicka på knappen "Lägg till" i personalvyn för att skapa en ny personal manuellt. Om du istället vill importera med hjälp av fil, se följande artikel: Importera personal
Fyll i förnamn, efternamn och personnummer (anges med 10 eller 12 siffror, med eller utan streck - exempelvis "7302140001" eller "19730214-0001"). Personnumret måste vara unikt, men inte korrekt - se använd vakanser.
Signatur är frivilligt - om signatur fylls i användes detta vid underlagsexport till schemaläggning stället för namn. Välj Nästa. 
Ange Grundanställning, dvs det som står i personens anställningskontrakt, vanligen 100%. Du kan senare välja att fördela personalen på en mindre procentandel, t.ex. vid föräldraledighet.
Ange om anställningen är en uppehållstjänst - Resursplanering räknar då med en lönefaktor på 92%.
Ange månadslön i hela kronor utan skiljetecken och från vilket datum lönen gäller. Den 1 april innevarande år är förifyllt. Observera att ingen kostnad beräknas för personalen före första lönedatum. Välj Nästa.
Välj huvudsakligt arbetslag för VT och HT under budgetåret - om du inte skapat arbetslag, gör detta innan du lägger till personal - se Arbetslag. Det är inte obligatoriskt att använda arbetslag, men rekommenderas för de flesta skolor.
Fördela till sist din personal - läs mer om personalfördelning. Du kan välja att fördela likadant på våren som på hösten (förvalt), eller använda olika fördelning genom att klicka ur bocken.
Fördela samtlig tid på lämpliga kostnadsfördelningsgrupper, även "ledig" tid som föräldraledighet - om du det saknas kostnadsfördelningsgrupper, skapa först dessa eller kontakta din administratör.
En skapad fördelningsrad går inte att uppdatera här - om det blir det fel, kasta raden med papperskorgen och lägg till en ny korrekt rad. Det går också att fördela om i efterhand. Välj Klar för att skapa din personal som nu dyker upp i personalkortet.
När du har lagt till din nya personal, uppdatera behörigheterna för att få in dessa.
Redigera personal
När du skapar din personal manuellt får du in all information samlat i ett steg. När du redigerar gör du dock detta på lite olika ställen.
Redigera personuppgifter och anställning
Du kan redigera en personal i taget, eller uppdatera samtlig personal genom filimport - detta är praktiskt t.ex. efter lönerevision, då samtliga löner skall uppdateras. Se följande artikel: Importera personal
Personuppgifter och anställningsuppgifter inklusive lön för en enskild personal redigerar du från personalvyn:
Tänk på följande:
- Ändringar påverkar endast den plan som du för närvarande har öppen.
- Om du byter personnummer, tryck också på "Rensa behörigheter" nere till höger så att inte dessa följer med till en ny person.
- Om du ändrar Grundanställningen, kom ihåg att se över personalfördelningen efteråt, då fördelningen inte är relativ utan absolut - annars kan budgetberäkningen bli felaktig.
- Om du lägger till en ny framtida lön, är det bra att veta att det är lönen för dagens datum som visas i personalvyn - den nya lönen sparas alltså i bakgrunden och används korrekt i beräkningar. Du kan sätta lönen till 0 kr för ett framtida lönedatum för att ingen kostnad skall dras från detta datum för personalen.
- Behörigheter visas här, men går inte att ändra manuellt - dessa läses in från Skolverkets info. Om du råkar rensa behörigheter av misstag är det bara att uppdatera dessa igen från menyn i vyn.
Spara när du är klar med dina ändringar.
Redigera arbetslag
Arbetslagsindelningen ändrar du från menyn "Uppsättning > Fördela arbetslag". För mer info se här: Arbetslag.
Redigera fördelning
Fördelningen av personal i kostnadsfördelningsgrupper ändrar du från menyn "Budget > Fördela personal".
Ta bort personal
Ta bort en personal genom menyn "Ta bort" i personalvyn. Du behöver bekräfta borttagningen.
Tänk på att:
- Personalens fördelning och bemanning tas bort för hela budgetåret, och ingen kostnad räknas. Ta därför inte bort personal som slutar efter läsårets slut, utan ta ändra fördelningen på höstterminen i dessa fall.
- Borttagningen påverkar bara aktuell plan. Personalen finns kvar i alla andra planer.
- Borttagningen går inte att ångra. Är du osäker, eller endast vill göra en simulering, ta först en kopia av din plan och testa i denna.
