Fördela din personal i de olika kostnadsfördelningsgrupperna för att få in personalkostnaderna i din personalbudget och för att kunna bemanna personalen i bemanningsplanen
Allmänt
När din personal är inlagd i din personallista behöver du fördela ut dessa i de olika kostnadsfördelningsgrupper som är definierade i din plan.
Det är först när personalen är fördelad i kostnadsfördelningsgrupperna som de ingår i din personalbudget och alltså genererar en kostnad. Den personal som inte fördelas räknas det ingen kostnad för, även om de har en lön angiven.
Fördelad personal visas också i [bemanningsplanen] och det är alltså först efter fördelningen som du kan bemanna din personal med undervisning och uppdrag.
Personalen bemannas separat för vår och höst, då dessa är olika läsår.
Se till att all personal är fördelad för att få rätt personalkostnad och för att kunna bemanna personalen i nästa steg!
Du fördelar din personal från menyn Budget > Fördela personal:
Exempel:
Se olika exempel på en fördelning här: Exempel på personalfördelning
Fördela personal
För att fördela personal, gör så här:
1) Se till att rätt termin är vald - om inte, byt genom att klicka på rätt termin
2) Klicka på personalen du vill fördela i tabellen "Ej fördelad personal" för att öppna för editering
3) Under "Kvar att fördela" ser du hur många procentandelar som är kvar att fördela av personalens tjänst. Detta visas i absoluta procent, vilket är bra att tänka på för de som inte har en grundanställning på 100% - se exempel.
4) Välj kostnadsfördelningsgrupp i rullistan
5) Välj med hur många procentandelar personalen skall fördelas i denna grupp av det som är kvar att fördela.
6) Tryck på grön bock för att spara. Raden hoppar nu ner till "Fördelad personal".
Nya poster hamnar initialt längst ner - tryck på menyn "Fördela personal" igen för att sortera om listan.
Ändra och ta bort fördelning
Ta bort eller fördela om?
När du ändrar en befintlig fördelning, så kommer eventuell bemanning stanna kvar på personalen (undantaget är om du ändrar till en kostnadsfri grupp, exempelvis "Föräldraledig" - då plockas alla block bort och du får då en varning om detta innan).
När du tar bort en befintlig fördelning, så räknas inte längre någon kostnad för denna del. Eventuell bemanning kommer också tas bort, då raden helt försvinner från bemanningsplanen.
Ta därför bort fördelningen om du vill rensa blocken i bemanningsplanen, och ändra den ifall du önskar behålla nuvarande bemanning.
Glöm inte att även fördela om eventuell resterande andel efter dina ändringar, som då hamnar i "Ej fördelad personal" längst upp.
Ändra befintlig fördelning
Du ändrar fördelning så här - se bild:
1) Se till att rätt termin är vald - om inte, byt genom att klicka på rätt termin
2) Klicka på raden i tabellen "Fördelad personal" för att öppna för editering
3) Om du vill byta kostnadsfördelningsgrupp: Välj en ny i rullistan. Om du redan har en befintlig fördelning i samma kostnadsfördelningsgrupp för samma person, kommer raderna slås ihop automatiskt.
4) Om du vill ändra fördelning, skriv in den nya fördelningen här. Om du minskar fördelningen hamnar återstoden i "Ej fördelad personal". Om du ökar fördelningen utan att minska ner i andra grupper, kan du få en återstående negativ fördelning - se hur du åtgärdar negativ fördelning.
5) Du kan lägga till eller ändra en befintlig justering - se justeringar.
6) Spara med grön bock
Ta bort befintlig fördelning
När du tar bort en befintlig fördelning, så räknas inte längre någon kostnad för denna del. Eventuell bemanning kommer också tas bort, då raden helt försvinner från bemanningsplanen.
Andelen hamnar efter borttagning i "Ej fördelad personal".
Ekonomiska justeringar
Du har möjlighet att göra en kostnadsjustering för terminen, negativ eller positiv. Justeringen görs i hela kronor (ej i procent). Välj ett skäl till justering kommentar bland de fasta alternativen.
Exempel:
Om en person är ledig en månad mitt i terminen kan du göra en justering i personalbudgeten på en månadslön för att korrigera kostnadsbilden , i detta exempel -42000 kr. Summan skall vara inklusive PO-kostnader och semestertillägg - du hittar månadskostnad för din personal i personalbudgeten.
Du tar bort en justering genom att sätta justeringsbeloppet till noll (0) kronor och spara raden.
Åtgärda återstående negativ fördelning
Om du har "ej fördelad personal" med en negativ kvarstående del att fördela, så är denna person överbudgeterad och drar då också en för hög kostnad.
Detta kan uppstå på flera sätt, till exempel om en befintlig fördelning har ökats utan att en annan fördelning har minskat i motsvarande grad, eller om en personals grundanställning har minskat. Det kan också uppstå vid import av personalfördelning om man redan har en befintlig fördelning.
Du åtgärdar detta genom att minska eller ta bort fördelning i Fördelad personal. I nedanstående exempel är Anders fördelad på 130% (50% + 80%). Minska exempelvis fördelningen på Fritidsledare från 50% till 20% för att hamna på en neutral fördelning.
