Central hantering av personal i Resursplanering

Hur vet jag om jag har den centrala personalhanteringen? 

Vad är fördelarna med den centrala hanteringen?

Vilka övriga ändringar har införts?

Personallistvyn

Information runt avvikande fördelning

Skriv ut personalkort

Skapa personal

Lägg till vakans

Ändra och skriv ut personalkort

Importera personal

Ändra och avsluta tjänst

Personalbudget

Beskrivning

I Resursplanering för Grundskola finns två varianter på personalhantering:

- En variant som hanterar personalen per skola och plan.

- En ny variant (från våren 2023) som hanterar personalen centralt för hela organisationen. 

Denna artikel hanterar denna centrala hantering som våra Resursplaneringskunder

Hur vet jag om jag har den centrala personalhanteringen? 

Om din personallista har denna komponent överst så har din organisation den nya hanteringen - läs då vidare i denna artikel:

Om din personallista däremot har följande utseende så har din organisation inte migrerat till den centrala hanteringen ännu. Läs istället i följande artikel: Personal och behörigheter

Vad är fördelarna med den centrala hanteringen?

• Ni får en central hantering av personalen med ett gemensamt register
• Personal som arbetar i mer än en skola får en enhetlig tjänsteplanering
• Det finns möjlighet att filtrera i personallistan
• Du kan se personal för flera enheter samtidigt
• Du kan skriva ut alla personalkort samtidigt
• Det finns möjlighet att dölja känslig information såsom personnummer och lön
• Bättre hantering av vakanser för personal som kommer att anställas
• Bättre hantering av frånvaro
• Central import för hela organisationen med stöd för fler fält och möjlighet att utesluta fält
• Utökad behörighetsinformation - behörigheter för gymnasieskola med mera

Vilka övriga ändringar har införts?

Du som har den centrala hanteringen har också en del andra ändringar - alla dessa finns inte beskrivna i manualen ännu. Gå till Hjälpcentret och kontakta din lokala administratör för att få mer hjälp.

Följande funktioner är ändrade / har bytt plats: 

• Arbetslag och kostnadsfördelningsgrupper administreras nu under menyfliken Administration längst ner i menyn. 
• Personalbudgeten har ett uppdaterat utseende
• Fördela personal gör du nu från Personallistvyn och personalkorten
• Fördela personal till arbetslag gör du nu från Personallistvyn och personalkorten
• Import av personal och personalbehörigheter gör du nu från Personallistvyn

Personallistvyn

I personallistvyn listas den personal som har sin grundanställning på skolenheten du just nu står på samt underliggande enheter. Du ser också all personal med en enhetsfördelning till enheten du står på samt underliggande. Varje anställd kan bara ha en aktiv grundanställning men fritt antal enhetstillhörigheter.

Byt enhet i organisationsträdet för att se personal på andra enheter. Observera att du behöver behörighet för att kunna se personallistan på andra skolenheter. 

I personallistvyn hittar du filtreringsmöjligheter (1), sökfunktion (2), lägg till personal (3), möjlighet att exportera/importera personal och personalbehörigheter. Du kan också sortera flera av kolumnerna, exempelvis "Namn" (5):

Information runt avvikande fördelning

I personallistvyn kan du också få en överblick över avvikande fördelning, dels på skolnivå och dels på kostnadsfördelningsnivå.

Informationen utgår från:  

• Personalens grundanställning, och informerar om fördelningen till skolenheter avviker från denna.
• Personalens fördelning på skolenheten, och informerar om kostnadsfördelningen avviker från denna.

I exemplet nedan, så är personalens grundanställning 100%, men fördelningen mot skolor är endast 70% för våren - det blir då en fördelningsdifferens på 30%. Även kostnadsfördelningen avviker här, där personalen är fördelad på för hög procent på skolenheten.

Under personalkortets Anställningsflik får du mer specifik information runt avvikelsen. Du kan härifrån också justera fördelningen så att fördelningen motsvarar grundanställning och enhetsfördelning: 

Skriv ut personalkort

Om du kryssar för en eller flera av personalen kan du också skriva ut deras personalkort. För att markera samtliga, markera översta checkboxen (1) - skriv sedan ut med skrivarikonen som dyker upp (2):

Lägg till enstaka personal

Ställ dig på den enhet/skola där personalen skall ha sin grundanställning (1). Gå till Personalmenyn (2) och tryck på lägg till personal (3): 

Du får nu en steg-för-steg-instruktion för att lägga till din personal. Du behöver inte fylla i samtliga uppgifter i detta steg - när knappen "Nästa" är tillgänglig kan du gå vidare till nästa steg. 

När du har godkänt sammanfattningen kan du hitta din personal i den centrala listan genom filterfunktionen: 

Lägg till vakans

Om du ännu inte vet vilken person som anställningen gäller kan du skapa en vakans. Klicka då i "Lägg till som vakans" i första steget. Du behöver då inte ange personnummer utan kan uppdatera detta när anställningen är klar. 

Ändra och skriv ut personal

Klicka på personalraden för att uppdatera eller ändra information. Du får då ett personalkort till höger med samlad information om personalen.

Den första fliken visar tjänstefördelningen (1) - för en nytillagd personal är den tom, men när du bemannat i bemanningsplanen kommer utfallet visas här.

Byt termin (2) för att se fördelningen för motsatt termin.

Skriv ut personalkortet genom skrivarikonen (3). Du kan också skriva ut flera kort samtidigt från personallistvyn. Vid utskrift från den centrala hanteringen får du alltid ut båda terminerna.

Nästa flik beskriver personalens anställning (1). 

Här kan du uppdatera grundanställningen och även byta enhet för anställningen (2).

Du kan ändra fördelningen på denna enhet samt ändra/lägga till fördelning i arbetslag (3) och lägga till och ändra fördelningen på andra enheter (4).

Du kan också ange planerad frånvaro (5).  Under den planerade frånvaron kommer personalen inte dra någon kostnad från personalbudgeten. 

I den tredje fliken (1) hittar du personalinformation.

Den personliga informationen är ett expanderbart fält. Fäll ut sektionen för att visa och uppdatera lön och personuppgifter (2). 

Behörighetsinformationen som visas här (3) går inte att uppdatera manuellt. Om information saknas behöver du som är administratör göra en ny behörighetsimport. Se följande artikel: Behörighetimport 

Importera personal

För detaljerade instruktioner om hur man importerar personaldata från en Excel-fil, se vår särskilda artikel. Klicka här för att läsa mer.

Ändra och avsluta tjänst

Detta avsnitt tar upp fyra olika fall: 

1. Den anställde avslutar sin tjänst på kommunen eller i organisationen
2. Den anställde byter anställningsenhet, från "Skola 1" till "Skola 2"
3. Den anställde byter grundanställning mitt i terminen
4. Den anställde avslutar en del av sin tjänst, på en skola där denne inte har sin grundanställning
5. Du vill radera en personal helt ur hanteringen (gäller Grundskolan)

1) Den anställde avslutar sin tjänst 

Om en personal avslutar hela sin tjänst i kommunen/organisationen avslutar du dess anställning, vilket du gör från fliken "Anställning". Välj det datum som tjänsten avslutas. Detta utförs från den enhet som grundanställningen gäller, i fallet nedan "Skola 1", och måste göras från den gällande planen för året: 

Personalen kommer då inte dyka upp i listan när nästa budgetår skapas, men kommer finnas kvar i den eller de historiska planer där hen haft en anställning.

2) Byte av anställningsenhet 

I följande exempel hanterar vi en situation där en anställd byter sin grundanställning från Skola 1 till Skola 2, med ett avslutsdatum den 15 augusti, vilket inte överensstämmer med vårterminens slut eller höstterminens början. Höstterminen sträcker sig från den 1 augusti till den 31 december, totalt 153 dagar.

1. Ställ in personens grundanställning till 100% på Skola 1 för våren.
2. Sätt sedan grundanställningen till 100% på Skola 2 för hösten.
3. Eftersom personen fortsätter att arbeta på Skola 1 fram till den 15 augusti, måste vi räkna ut och fördela denna tid på rätt sätt. Med 153 dagar på höstterminen, och 15 av dessa dagar tillbringade på Skola 1, blir beräkningen för fördelningen 15/153 = 0.098, vilket avrundas till 10% eftersom systemet endast stödjer heltal.
4. I systemet, under personens anställningsflik, lägger vi in att personen är fördelad 10% på Skola 1 och 90% på Skola 2 för höstterminen, som visat i bilden nedan.

4) Den anställde avslutar en del av sin tjänst

Om en personal inte längre har någon tjänstgöring på din skola men har sin grundanställning på en annan enhet, tar bort fördelningen på din enhet för denna person. Detta kan du göra från anställningsfliken: 

5) Du vill radera en personal helt ur hanteringen (gäller Grundskolan)

Om du har lagt in en personal felaktigt, eller om du behöver rensa personuppgifter för tidigare anställd personal använder du denna metod. För att radera en personal så att den försvinner ur alla planer, och då alltså ur hela hanteringen för organisationen, gör du så här. Om du har lagt in en personal felaktigt, eller om du behöver rensa personuppgifter för tidigare anställd personal använder du denna metod. 

• Öppna den första gällande planen där personen anställd, i exemplet år 2024
• I organisationsträdet, byt till den skolenhet personalen var anställd på detta år
• Öppna personalkortet för personal du vill ta bort
• Välj flik "Anställning" och avsluta anställningen med avslutningsdatum dagen innan detta budgetår börjar. I exemplet blir datumet 2023-12-31 då budgetåret börjar 2024-01-01. 
• Spara. Personalen tas då bort från alla planer och från personallistan.

 

Personalbudget

I artikeln Central hantering av personalbudget i Resursplanering kan du läsa mer om hur du använder Personalbudget