Denna artikel hanterar denna centrala hantering som våra Resursplaneringskunder, där Resursplanering för Grundskolan succesivt kommer migreras till (Resursplanering för Gymnasiet har denna hantering som standard).

Notera:

I Resursplanering för Grundskola finns två varianter på personalhantering:

- En variant som hanterar personal per skola och plan.

- En ny variant (från våren 2023) som hanterar personalen centralt för hela organisationen - det är den som beskrivs i denna artikel.

Hur vet jag om jag har den centrala personalhanteringen?

Om din personallista har denna komponent överst så har din organisation den nya hanteringen - läs då vidare i denna artikel:

Om din personallista däremot har följande utseende så har din organisation inte migrerat till den centrala hanteringen ännu. Läs istället i följande artikel: Personal och behörigheter

Vad är fördelarna med den centrala hanteringen?

Ni får en central hantering av personalen med ett gemensamt register
Personal som arbetar i mer än en skola får en enhetlig tjänsteplanering
Det finns möjlighet att filtrera i personallistan
Du kan se personal för flera enheter samtidigt
Du kan skriva ut alla personalkort samtidigt
Det finns möjlighet att dölja känslig information såsom personnummer och lön
Bättre hantering av vakanser för personal som kommer att anställas
Bättre hantering av frånvaro
Central import för hela organisationen med stöd för fler fält och möjlighet att utesluta fält
Utökad behörighetsinformation - behörigheter för gymnasieskola med mera

Vilka övriga ändringar har införts?

Du som har den centrala hanteringen har också en del andra ändringar - alla dessa finns inte beskrivna i manualen ännu. Gå till Hjälpcentret och kontakta din lokala administratör för att få mer hjälp.

Följande funktioner är ändrade / har bytt plats:

Arbetslag och kostnadsfördelningsgrupper administreras nu under menyfliken Administration längst ner i menyn.
Personalbudgeten har ett uppdaterat utseende
Fördela personal gör du nu från Personallistvyn och personalkorten
Fördela personal till arbetslag gör du nu från Personallistvyn och personalkorten
Import av personal och personalbehörigheter gör du nu från Personallistvyn

Personallistvyn

I personallistvyn listas den personal som har sin grundanställning på skolenheten du just nu står på samt underliggande enheter. Du ser också all personal med en enhetsfördelning till enheten du står på samt underliggande. Varje anställd kan bara ha en aktiv grundanställning men fritt antal enhetstillhörigheter.

Byt enhet i organisationsträdet för att se personal på andra enheter. Observera att du behöver behörighet för att kunna se personallistan på andra skolenheter.

I personallistvyn hittar du filtreringsmöjligheter (1), sökfunktion (2), lägg till personal (3), möjlighet att exportera/importera personal och personalbehörigheter. Du kan också sortera flera av kolumnerna, exempelvis "Namn" (5):

Skriv ut personalkort

Om du kryssar för en eller flera av personalen kan du också skriva ut deras personalkort. För att markera samtliga, markera översta checkboxen (1) - skriv sedan ut med skrivarikonen som dyker upp (2):

Lägg till enstaka personal

Ställ dig på den enhet/skola där personalen skall ha sin grundanställning (1). Gå till Personalmenyn (2) och tryck på lägg till personal (3):

Du får nu en steg-för-steg-instruktion för att lägga till din personal. Du behöver inte fylla i samtliga uppgifter i detta steg - när knappen "Nästa" är tillgänglig kan du gå vidare till nästa steg.

När du har godkänt sammanfattningen kan du hitta din personal i den centrala listan genom filterfunktionen:

Lägg till vakans

Om du ännu inte vet vilken person som anställningen gäller kan du skapa en vakans. Klicka då i "Lägg till som vakans" i första steget. Du behöver då inte ange personnummer utan kan uppdatera detta när anställningen är klar.

Ändra och skriv ut personal

Klicka på personalraden för att uppdatera eller ändra information. Du får då ett personalkort till höger med samlad information om personalen.

Den första fliken visar tjänstefördelningen (1) - för en nytillagd personal är den tom, men när du bemannat i bemanningsplanen kommer utfallet visas här.

Byt termin (2) för att se fördelningen för motsatt termin.

Skriv ut personalkortet genom skrivarikonen (3). Du kan också skriva ut flera kort samtidigt från personallistvyn.

Nästa flik beskriver personalens anställning (1).

Här kan du uppdatera grundanställningen och även byta enhet för anställningen (2).

Du kan ändra fördelningen på denna enhet samt ändra/lägga till fördelning i arbetslag (3) och lägga till och ändra fördelningen på andra enheter (4).

Du kan också ange planerad frånvaro (5). Under den planerade frånvaron kommer personalen inte dra någon kostnad från personalbudgeten.

I den tredje fliken (1) hittar du personalinformation.

Den personliga informationen är ett expanderbart fält. Fäll ut sektionen för att visa och uppdatera lön och personuppgifter (2).

Behörighetsinformationen som visas här (3) går inte att uppdatera manuellt. Om information saknas behöver du som är administratör göra en ny behörighetsimport. Se följande artikel: Behörighetimport

Ändra och avsluta tjänst

Detta avsnitt tar upp fyra olika fall:

Den anställde avslutar sin tjänst på kommunen eller i organisationen
Den anställde byter anställningsenhet, från "Skola 1" till "Skola 2"
Den anställde avslutar en del av sin tjänst, på en skola där denne inte har sin grundanställning
Du vill radera en personal helt ur hanteringen (gäller Grundskolan)

1) Den anställde avslutar sin tjänst

Om en personal avslutar hela sin tjänst i kommunen/organisationen avslutar du dess anställning, vilket du gör från fliken "Anställning". Välj det datum som tjänsten avslutas. Detta utförs från den enhet som grundanställningen gäller, i fallet nedan "Skola 1", och måste göras från den gällande planen för året:

Personalen kommer då inte dyka upp i listan när nästa budgetår skapas, men kommer finnas kvar i den eller de historiska planer där hen haft en anställning.

Observera att all tjänsteplanering efter valt datum kommer att tas bort när du avslutar en anställning.

2) Byte av anställningsenhet

Om en person ska byta anställningsenhet från Skola 1 till Skola 2:

Om en person byter anställningsenhet i terminsskiftet: Stå på enhet Skola 1 och flytta grundanställningsenheten till Skola 2 för höstterminen. För våren ligger den kvar på Skola 1:

Lägg sedan till en ny enhetsfördelning till Skola 2 för hösten. ”+ Fördelning” står det på knappen:

Ta till sist bort enhetsfördelningen för Skola 1 för hösten:

Om man byter anställning under pågående termin så får man bestämma på vilken av enheterna grundanställningen skall ligga för terminen, då man bara kan ha en grundanställning per termin.

Därefter gör man enhetsfördelning till båda dessa enheter och korrigerar så personen blir 100% på Skola 2 från och med nästa termin.

3) Den anställde avslutar en del av sin tjänst

Om en personal inte längre har någon tjänstgöring på din skola men har sin grundanställning på en annan enhet, tar bort fördelningen på din enhet för denna person. Detta kan du göra från anställningsfliken:

4) Du vill radera en personal helt ur hanteringen (gäller Grundskolan)

Om du har lagt in en personal felaktigt, eller om du behöver rensa personuppgifter för tidigare anställd personal använder du denna metod. För att radera en personal så att den försvinner ur alla planer, och då alltså ur hela hanteringen för organisationen, gör du så här. Om du har lagt in en personal felaktigt, eller om du behöver rensa personuppgifter för tidigare anställd personal använder du denna metod.

Öppna den första gällande planen där personen anställd, i exemplet år 2024
I organisationsträdet, byt till den skolenhet personalen var anställd på detta år
Öppna personalkortet för personal du vill ta bort
Välj flik "Anställning" och avsluta anställningen med avslutningsdatum dagen innan detta budgetår börjar. I exemplet blir datumet 2023-12-31 då budgetåret börjar 2024-01-01.
Spara. Personalen tas då bort från alla planer och från personallistan.

Personalbudget

I artikeln Central hantering av personalbudget i Resursplanering kan du läsa mer om hur du använder Personalbudget