Aktivitetsnoder

Aktivitetsinställningar

Inställningar rörande aktivitetsnoder

I denna artikel beskrivs inställningar för aktivitetsnoder. Inställningarna är uppdelade i fyra flikar i administrationen:

Allmänt 

1) Krav på slutdatum (1)

Alla aktiviteter måste ha ett startdatum och de kan även ha ett slutdatum. Du kan göra det obligatoriskt med ett slutdatum för aktiviteter. Detta påverkar samtliga aktiviteter som finns i er modell.

Om det redan finns aktiviteter som saknar slutdatum när denna inställning aktiveras, kommer det krävas att ett slutdatum sätts nästa gång aktiviteten ändras.

2) Aktivera avstämningsdatum för aktiviteter

Om tidsspannet för aktiviteten är långt kan det vara bra att ha möjlighet att sätta avstämningsdatum. Detta påverkar samtliga aktiviteter som finns i er modell. När avstämningsdatum är aktiverat dyker ett nytt fält upp i aktiviteternas Ändra-fönster: 

Det går att lägga till valfritt antal avstämningsdatum, och dessa kan även göras återkommande med vald periodicitet - om du väljer "Återkommande" fyller du inte i datum, utan systemet skapar avstämningsdatum åt dig automatiskt.

Du kan visa avstämningsdatum i vyer och rapporter via nodegenskapen "avstämningsdatum".

När avstämningsdatum är aktiverat visas dessa i att-göra-listan för den som är ansvarig: 

Tänk på att kommentarer som skrivs och klarmarkeras i aktiviteten sparas i aktuell uppföljningsperiod och har ingen koppling till det specifika avstämningsdatumet!

3) Visa avstämningsdatum vid uppföljning för klarmarkering 

Med denna inställning aktiverad får du upp en checkbox där avstämningen kan klarmarkeras i uppföljningsfönstret.

4) Visa avstämningsdatum för aktiviteter grafiskt i Ganttschema

När denna inställning är påslagen visas avstämningsdatum grafiskt i vyer av Gantt-typ med "knappnålar":

5) Aktivitetsintervall 

Aktivitetsintervall gör det möjligt att dela upp en aktivitet i flera delar i aktivitetens Ändra-fönster. Det går att lägga till intervaller både före och efter befintliga intervaller. Intervaller kan dock inte överlappa varandra.

Om du exempelvis vill att en aktivitet utförs kvartal 1 och 3 kan du använda du intervall för att pausa aktiviteten under kvartal 2.

Exempel på en aktivitet uppdelad i två intervall i en Gantt-vy:

6) Genomförande

För ökat stöd kan Genomförande aktiveras. Genomförande visas som en procentuell slider, timmar och budget visas som heltal och om "dubbla fält" väljs så visas ett fält för budgeterade timmar/budget samt ett för utfall

Samtliga egenskaper går att visa som nodegenskaper i vyer och rapportdelar.

Fälten för Genomförande fält är helt manuella, och uppdateras alltså inte automatiskt med tiden som förflyter.

7) Prioritet

Prioritet används för att visa hur viktig en aktivitet är i förhållande till andra, vilket kan vara användbart vid filtrering i vyer.  Om alternativet är aktiverat visas en prioritetsväljare i aktiviteternas Ändrafönster:

När Prioritet aktiveras dyker en ny flik upp under Aktivitetsinställningar, där du kan göra fler inställningar. Här kan du skapa nya prioriteter och uppdatera alla prioriteter på en och samma gång.

Prioritetsfiltrering går ej kombinera med nyckelordsfiltrering.

8) Övrigt - obligatorisk kommentar

Alternativet gör det obligatoriskt att skriva en kommentar i samband med att aktivitetens status ändras  till "Avslutad".

Status

Status används för att visa hur arbetet med en aktivitet framskrider. Du kan visa statusen i vyer och rapportdelar och filtrera informationen för en viss status.

Exempel på uppsättning 

En statusuppsättning i verktyget kan se ut som i bildexemplet nedan. Här finns en statusgrupp som heter Standard som används i alla styrmodeller.

I denna statusgrupp finns tre olika statusalternativ: Pågående, som indikerar att någon arbetar med aktiviteten, Vänteläge, som innebär att ingen aktivitet pågår just nu och Avslutad, som innebär att aktiviteten är klar.

Flera statusgrupper

Vill du ha specifika val i en viss styrmodellskolumn skapar du en ny grupp med de statusval som du vill ha och väljer var den skall användas. Den statusgrupp som är markerad med en blå flagga är standard och används av alla styrmodeskolumner av typen aktivitet som inte har en egen statusgrupp.

Exempel: Man kan ha en uppsättning av statusalternativ i sin verksamhetsplan t.ex. "Ej påbörjad", "Pågående", "Vänteläge" och "Avslutad" och en annan uppsättning i sin miljöplan t.ex. "Ej klar" och "Klar". Även om man använder sig av olika statusalternativ på aktiviteterna går det fortfarande att dela aktiviteterna mellan dessa styrmodeller.

Statusalternativ

Varje status har ett namn, en ikon som du kan välja färg på och en betydelse. 

Betydelsen har följande funktion:

  • Automatisk status - status styrs av vilket datum det är just nu - se mer om detta nedan.
  • Vänteläge -  aktiviteten dyker inte upp i Att-göra-listan på startsidan och påminnelser skickas inte ut medan den har denna status. 
  • Avslutad - inga fler påminnelser skall skickas.
  • Övrigt - standardval utan någon funktion
Ersätt statusalternativ: Används för att konvertera alla statusar av en viss sort till en annan. Detta är användbart då ett statusalternativ inte kan tas bort p.g.a. att det används i systemet. I dessa fall kan man ersätta statusalternativet med ett annat och därefter ta bort det.
Du kan själv lägga till nya statusalternativ i listan.
Du tar bort ett statusalternativ genom att klicka på Soptunnan i slutet av raden. Om statusalternativet används måste du istället använda funktionen "Ersätt statusalternativ".

 

Automatisk status

Har en aktivitet en vald status med betydelsen "Automatisk status" så ändras vilken status som  VISAS automatiskt, beroende på vilket datum det är i förhållande till start- och slutdatum. Det finns stöd för tre olika status: Före startdatum , mellan start- och slutdatum och efter slutdatum, exempelvis enligt bilden nedan.

För att använda automatisk status måste det finnas ETT sådant statusalternativ, vilket då kommer att visa något av de tre valen gjorda under "Automatisk status". För enkelhetens skull rekommenderar vi att endast ha ett statusalternativ med denna betydelse samt kalla den just "Automatisk status". 

Byt till automatisk status

Om du har manuell status på dina aktiviteter, men vill byta till Automatisk status så kommer här ett exempel på hur man gör. Exemplet utgår från att man har följande utgångsläge: 

1) Se till att du har ett statusalternativ med betydelsen "Automatisk status", här med namn "Automatisk status". Skulle ni använda samma namn som på en manuell status, t.ex. "Pågående", ändra gärna namnet på den automatiska statusen så att du ser skillnad, t.ex. "Pågående (auto)".
2) Välj sedan "Ersätt statusalternativ" för alternativen Ej påbörjad (Övrigt), Pågående (Övrigt) och Försenad (Övrigt). Alla dessa tre ersätter du med "Automatisk status":
3) Spara. Nu kommer alla befintliga aktiviteter som använder Standardgruppen ha automatisk status.
4) Ta bort alternativen Ej påbörjad och Försenad från Standard-statusgruppen. Detta förhindrar att de får en status som inte är den automatiska:
5) Spara. Nu kommer de automatiska statusarnas ikoner och namn att visas i vyer och rapporter. Detta tills att det görs ett aktivt val till ett statusalternativ som inte har denna betydelse, i det här exemplet "Avslutad" eller "Väntläge". Där statusalternativ väljs för själva aktiviteten kommer namnet på själva statusalternativet med betydelsen "Automatisk status" att stå först, och vilken automatisk status som visas efter inom parantes.  

Standardfilter för aktiviteter

Här ställer du in hur du vill filtrera dina aktiviteter som standard, om inget annat är angett i standardfiltret. 

Alla: Visar alla aktiviteter oavsett status.

Ej avslutade: Filtrerar bort aktiviteter med status "Avslutad"

Avslutade: Visar endast aktiviteter med status "Avslutad"

Alla från versionen: Visar alla aktiviteter som skapats i versionen du befinner dig i (aktuell eller planering). I aktuell version visas alla aktiviteter oavsett om de är avslutade eller ej och även de som är skapade tidigare än aktuellt år. I planeringsversionen filtreras aktiviteter som avslutats i aktuell version bort, undantaget de aktiviteter som kopplats loss i planeringen - dessa visas.

Konsolidera status

Konsolidera status ska vara standardval för nya aktiviteter
Om statusen är konsoliderad kan den bara sättas på de enheter som är längst ner i rapporteringskedjan, så kallade lövenheter. Ovanliggande enheter får en framräknad status beroende på hur underliggande enheter rapporterat.

Visa status i vy eller rapportdel

Vill du visa ikonen för statusen i en vy/rapportdel väljer du Nodegenskapen Färg. Vill du istället visa namnet på statusen tar du nodegenskapen Status.

Hjälptexter

När användarna pekar på någon av fälten Prioritet, Status, Avstämningsdatum, Genomförande eller Aktivitetsintervall i Ändrafönstret visas ett blått frågetecken till höger om fältet. Hjälptexterna du skriver här visas om de klickar på frågetecknet. Samma hjälptext gäller för alla enheter. Hjälptexten för status visas även i uppföljningsfönstret.

Borttagning av avslutade aktiviteter

Efter att ni gjort planeringsversionen aktuell går det att ta bort aktiviteter från föregående år.

Vilka aktiviteter som skall tas bort kan styras av tre parametrar, som går att kombinera:

1) Statusfilter - filtrerar ut aktiviteter för borttagning som har valda status. Inom parentes visas i vilka styrmodeller det finns aktiviteter med denna status.

2) Slutdatumfilter - alla aktiviteter med slutdatum före angivet datum tas bort.


3) Styrmodell - välj vilka kolumner där borttagning skall ske.

Om ni råkat ta bort aktiviteter från en styrmodell där de egentligen skulle ligga kvar, går det att återställa via Händelsehistoriken.