Bestäm vilken information som skall filtreras fram för vyer och rapportdelar genom att skapa standardfilter.
Hitta till Standardfilter för vyer
Standardfilter för Rapportdelar
Hitta till standardfiltret i en Rapportdel
Lägg till, ändra och ta bort ett standardfilter
Standardfilter för vyer
Notera: En ändring av ett filter i en vy påverkar aldrig filtreringen för rapporter. Ändringar av standardfiltret i en rapport kommer endast att påverka den aktuella rapporten samt nya rapporter med den aktuella gemensamma mallen.
I vyns inställningar kan du ange vilken information som skall visas som standard när en användare besöker vyn. Du kan även välja vilka möjligheter användaren skall få för att filtrera informationen i vyn på egen hand.
Filtret ställs in i två steg och inställningarna gäller för just den vyn.
Först väljer du vilka filterinställningar som ska finnas för vyn, det vill säga vilka egenskaper man ska kunna filtrera på, exempelvis "gör det möjligt att filtrera på Färg".
Därefter kan man skapa ett eller flera standardfilter, vilket beskriver vilka villkor som skall gälla för egenskaperna, exempelvis "visa endast noder med färgen Grön"
Standardfiltreringen visas när användaren går till vyn, men användare kan också filtrera vyn på de egenskaper som finns i filterinställningarna, vilket då blir en tillfällig filtrering.
Det går att skapa olika standardfilter för olika enhets- och behörighetsgrupper, så att informationen kan anpassas till de olika delarna av organisationen. Ett exempel kan vara att aktiviteter inte skall visas på de översta nivåerna, utan bara synas på mer verksamhetsnära enheter. Läs mer nedan.
Nedan syns ett exempel på ett standardfilter som visas när man öppnar filtertratten i vyn:
Hitta till Standardfilter för vyer
Standardfiltret anger hur vyn kommer att filtreras när användaren kommer dit.
Du skapar och ändrar standardfilter genom att gå till vyinställningarna som du hittar till höger i verktygsfältet. Klicka på kugghjulsikonen och välj sedan Standardfilter i längst ner i vyinställningarna för de klassiska vyerna.
För de nya vytyperna hittar du till Standardfilter via kontextmenyn (tre prickar) i verktygsfältet ovanför vyn.
Standardfilter för Rapportdelar
Notera: En ändring av ett filter i en rapportdel påverkar aldrig filtreringen för vyer.
Standardfilter för rapportdelar fungerar på liknande sätt som för vyer. En skillnad är att du inte kan ändra filtret lokalt via en filtertratt som du kan göra i vyer, utan alla justeringar och testar sker via att ändra standardfiltret direkt. Det finns inte heller enhetsspecifika filter eller filter för behörighetsgrupper för rapportdelar.
Filtret ställs in i två steg och inställningarna gäller för just denna rapportdel.
Först väljer du vilka filterinställningar som ska finnas för rapportdelen, det vill säga vilka egenskaper man ska kunna filtrera på, exempelvis "gör det möjligt att filtrera på Färg".
Därefter kan man skapa ett eller flera standardfilter, vilket beskriver vilka villkor som skall gälla för egenskaperna, exempelvis "visa endast noder med färgen Grön"
Hitta till standardfiltret i en Rapportdel
För att hitta till Standardfiltret för en rapportdel, klicka först på "Ändra struktur i gemensam mall" (1). Leta sedan rätt på den rapportdel du vill ändra filtret för, och klicka på dess blåa rubrikrad (2). Du hittar sedan standardfiltret och filterinställningarna längst ner på sidan. (3).
I nästa steg väljer du vilket filter du vill ändra genom att klicka på skiftnyckeln.
Olika typer av standardfilter
I vyer går det att specificera fyra olika sorters standardfilter:
- Allmänt, Enhetsgruppsspecifikt, Enhetsspecifikt och Behörighetsgruppspecifikt.
I rapportdelar går det att specificera två olika sorters standardfilter:
- Allmänt och Enhetsgruppsspecifikt.
Det vanligaste är att man använder sig av ett Allmänt och olika Enhetsgruppsspecifika standardfilter för att ange hur informationen i vyn skall visas på olika nivåer.
Ett exempel kan vara att man vill se Fokusområden och Övergripande mål på översta enheten, men inte aktiviteter, som man lägger till på avdelningarna. På Avdelningsnivå vill man kanske istället se Verksamhetsmål och Aktiviteter i samma vy.
Det allmänna standardfiltret påverkar alla enheter medan övriga enbart påverkar just den enhetsgrupp, enhet eller behörighetsgrupp som det gäller för.
Nedan visas exempel på standardfilter på enhetsgruppsnivåer. Den blå flaggan visar vilket filter som är aktivt för den nivå du just nu befinner dig på.
Bildexemplet gäller en vy.
Allmänt standardfilter
Informationen i vyn visas på samma sätt för samtliga enhetsnivåer och behörighetsgrupper utan avvikelser.
Enhetsgruppsspecifika standardfilter
Om enhetsgruppsspecifika filter anges, används dessa istället för allmänna standardfiltret på de enheter som ingår i enhetsgruppen. Ett exempel skulle kunna vara att alla kommunens skolor ska se informationen filtrerad på samma sätt. Läs mer om Enhetsgrupper.
Enhetsspecifika standardfilter
Om enhetsspecifika filter anges, används detta istället för det allmänna standardfiltret/enhetsgruppsfiltret på den specifika enheten.
Behörighetsgruppsspecifika standardfilter
Om behörighetspecifika filter anges, används detta istället övriga filter för användare som har denna behörighet. Om användaren har flera behörigheter som har olika filter kopplade till sig, går det inte att säga hur vyn kommer filtreras för användaren.
Tips: Vi rekommenderar att använda ett Allmänt standardfiltret i kombination med Enhetsgruppsspecifika standardfilter, vilket brukar täcka in de flesta behov.
Blanda helst inte filter för behörighetsgrupper med enhetsrelaterade filter, då det kan bli svårt att reda ut vilket filter som gäller.
Lägg till ett standardfilter
Välj vilken gruppering det nya standardfiltret ska tillhöra och klicka på Lägg till. I standardfiltret gör du dina val i de rullgardinslistor och fritextfält som visas.
Vilka filtreringsalternativ som syns är helt beroende av de alternativ som är aktiverade i Filterinställningarna för respektive vy eller rapportdel.
Ändra ett standardfilter
Klicka på Skiftnyckeln till vänster om standardfiltret du vill ändra. Gör sen dina önskade ändringar och klicka på Spara.
Ta bort ett standardfilter
Om Standardfiltret krånglar kan du testa att ta bort det. Du kan också först testa att spara om filterinställningarna (utan att göra några ändringar), då vissa ändringar i uppsättningen kan göra att detta behövs för att Standardfiltret skall uppdateras korrekt.
Klicka på Soptunnan för att ta bort ett standardfilter. Ingen information försvinner ur systemet när ett standardfilter tas bort, men mer information kan visas för användarna.
Om vyn innehåller känslig information, testa först att göra en kopia på vyn och ta bort standardfiltret där, så du inte råkar ut för några överraskningar.