Administrera nya arbetsytan

Administrera gruppering, nodegenskaper och filter i arbetsytan.

Om du letade efter en allmän beskrivning av arbetsytan, se istället denna artikel: Nya arbetsytan.

Beskrivning

För dig som är vy-administratör når du vissa saker på nya sätt jämfört med de klassiska vyerna. Du har också möjlighet att skapa grupperingar, som användarna sedan kan välja. Här hittar du ingångarna till de vanligaste administrationsgränssnitten:

Vyinställningar och filter

Välj standard för visningsläge

Uppdatering från klassisk "Träd- drag and drop" till arbetsyta

Gruppera översikt

Gruppering av mått-, risk- och aktivitetsobjekt

Gruppering och kolumnfilter

Välj översiktselement

Lägg till visualiseringar

Tillåt uppföljning

Tillåt att ändra objekt

Objektegenskaper

Tips på hur du kan förbättra layout och hålla nere bredden i arbetsytan

Fler egenskaper som bidrar till översikt i arbetsytan

Vyinställningar och filter

Du som är fullständig administratör eller styrmodellsadministratör hittar snabblänkar till vyinställningar, standardfilter och filterinställningar i trepricksmenyn längst till höger i verktygsfältet över vyn.

Ha i åtanke att alla filterinställningar ännu inte stöds i den nya arbetsytan. Läs mer om filter i nya vyn.

Välj standard för visningsläge

Till skillnad från klassiska vytyper innehåller arbetsytan flera olika visningslägen där det går att välja vilket visningsläge som ska vara standard för arbetsytan.

Gruppera översikt

Översikten bygger på relevanta grupperingar som du som administratör konfigurerar. Du kan skapa flera olika grupperingar med olika fokus som användare sedan kan växla mellan.

En fördel med översiktsläget är att du kan gruppera utifrån fler kolumner än de som är synliga i vyn. Detta ger en sammanfattande översikt utan att användarna behöva skrolla sidledes, vilket gör att användarna får relevant information både i översikten och i tabelläget.

Grupperingarna visas i en lista till vänster i verktygsfältet. Om det bara finns en gruppering tillgänglig visas ingen lista.

Gör så här för att skapa en ny gruppering:

1) Välj "Gruppera översikt" som du hittar i kontextmenyn (tre prickar) längst till höger i verktygsfältet:

2) Klicka på "Lägg till gruppering", och välj sedan den kolumn som du vill ha som fokus för grupperingen. Du väljer bland alla kolumner som finns i modellen. Om du exempelvis vill att arbetsytan ska visa en översikt av risker väljer du risker i detta steg. I praktiken väljer du vad som ska visas först i tabellen direkt under grupperingsraden. Det går att gruppera på upp till tre nivåer.

3) Välj sedan vilken gruppering du vill ha för ditt valda fokus. Du kan välja att gruppera på en kolumn eller en nyckelordgrupp. För kolumner kan du ha två nivåer för grupperingen, för nyckelordsgrupper endast en nivå. Klicka på Applicera.

Exempel 1: Fokus på Risk, gruppering på kolumn Process utan undernivå:

Exempel 2: Fokus på Risk, gruppering på kolumn Process och undernivå Delprocess:

I detta fall visas även risker som är kopplade mot första grupperingen (Process) direkt under den grupperingen. Du kan välja att Visa eller Dölja objekt med denna typ av direkt koppling när du grupperar på två nivåer: 

När du har skapat dina grupperingar blir dessa tillgängliga för alla användare genom rullistan.

 

För att se all data, byt till tabelläge och välj  "Visa all data".

Du kan lägga till flera grupperingar och ha olika fokuskolumner för respektive gruppering. Exempelvis vill du kanske visa översikt över risker gentemot processer och delprocesser i en gruppering samt åtgärder gentemot mål och strategier i en annan gruppering.

Ändra och ta bort gruppering

1) Ta bort en befintlig gruppering genom att klicka på krysset i övre högra hörnet.

2) Byt namn på en gruppering genom att klicka i namnfältet och skriva in ditt önskade namn

3) Byt element i rullistorna för befintliga grupperingar

När du är klar med dina ändringar, välj "Applicera". Inga objekt ändras när du ändrar gruppering, men visningsmöjligheterna för vyn kan komma att ändras.

Gruppering av mått-, risk- och aktivitetsobjekt

Om du visar mått- och riskobjekt eller aktivitetsobjekt som nerfördelade så kommer dessa objekt visas en gång per enhet då du använder tabelläget. 

När du grupperar betraktas objektet däremot i sin helhet, så att du i grupperingen endast ser ditt objekt som en enda grupp. Detta är ingen inställning, utan det sker automatiskt. 

Exempel:

I tabelläget visas samma process (som i detta fallet är ett måttobjekt) i en egen rad för varje enhet när du filtrerar på underliggande nivåer, om processen är nerfördelad till många enheter:

Vid byte till grupperingsläget, i exemplet med fokus på Risk och grupperat på Process och Delprocess, visas endast en grupp per process även vid filtrering på underliggande enheter.

Det innebär att du får en bra översikt för samtliga risker som är kopplade till processen oavsett hur många enheter processen finns på.

Gruppering och kolumnfilter

Om en gruppering inkluderar en viss kolumn, går denna inställning före eventuella filtreringar på kolumner. Kolumner som ingår i en gruppering kommer alltså alltid visas även om Standardfiltret har filtrerat bort den.

Exempel:

Om du till exempel väljer att visa "Målnivå 1" i en gruppering enligt nedan: 

Så kommer denna kolumn sedan inte gå att filtrera bort via filtertratten i vyn: 

"Målnivå 1" kommer också alltid att visas trots att Standardfiltret inte visar den i detta fall:

Välj översiktselement

För de grupperingar som finns går det att lägga till översiktselement, som visar status för grupperingen. Välj översiktselement hittar du i trepunktsmenyn längst till höger i verktygsfältet.

Vilka element du har att välja mellan beror på vad för innehåll du visar i arbetsytan. Om du exempelvis inte har några risker invalda kommer du inte få förslag på riskvärdesfördelning. Börja med att välja det element du vill ska placera sig först i tabelldelen.

Klicka på "Lägg till element" och välj ett av de tillgängliga elementen. I exemplet väljer vi statusfördelning för indikatorer:

Resultatet blir följande i exemplet: 

Beroende på övriga vyinställningar kan det finnas olika antal element tillgängliga, men maximalt går det att lägga till fem element.

Statusfördelningsstapel: 

• Detta element går att applicera på samtliga objekttyper: text-, mått- och aktivitetsobjekt. Elementet visar en fördelning av olika statusfärger  för vald kolumn.
• Begränsningar: Statusfördelningsstapeln tar inte med riskmått eller mått som har färginställningen “ingen färg” - dessa visas inte i statusfördelningen eller dess tooltip.

Målindikator: 

• Detta element går endast att applicera på måttobjekt som har numeriska data. Elementet räknar måttens färger och gör en poängsättning vilket genererar att indikatorn kan peka på antingen grönt, gult eller rött, d.v.s. indikera en slags progress mot mål. Detta är alltså inte en ren fördelning, utan den gör en beräkning för att kunna visa progress. 
• Begränsningar: Den går inte att applicera på några andra mått än mått inställda på “siffror”.

Lägg till visualiseringar

Lägg till vygadgets för att få en förbättrad översikt och visualisering av data i arbetsytan. 

Klicka på plustecknet (+) till höger om verktygsfältet längst upp i vyn. Välj sedan gadget i menyn. Du kan välja bland tillgängliga gadgets:

• • • Total fördelning: Alltid tillgänglig. Visar data för samtliga objekttyper och används för att ge en överblick över fördelningen av objektens status i arbetsytan.
      Begränsning: Stöd för filtrering saknas i dagsläget.
    • Riskmatris: Tillgänglig om det visas riskmått i vyn, och visar då riskernas placering i matrisen. Har stöd för filtrering.
    • Gadget för emissionsdata: Tillgänglig i Hållbarhetsprodukter som har mått med formel Basår. Används för att visualisera emissionsdata för CSRD Sustainability Management. Har stöd för filtrering.

Bild: Visualisering för emissionsdata

När du har valt en gadget, placeras den i visualiseringsytan.

Via trepricksmenyn uppe i högra hörnet i själva gadgeten kan du flytta gadgeten, ändra inställningarna eller ta bort den. Du kan också ändra ordning på dem genom att dra och släppa dem i en ny position. 

Om du lägger till flera gadgets, går det att bläddra mellan dem via pilar vid sidorna (1). Det går inte att ändra storleken på vygadgets, men du kan tillfälligt gömma dem genom att klicka på visualiseringsknappen i vyn (2). 

 

Tillåt uppföljning

Möjligheten att visa ikonen "penna och block"  i vyn styrs inte via objektegenskaper utan via kolumninställningarna som finns i administrationen för vyn. 

Kolumninställningarna når du via inställningarna för en specifik kolumn:
Se till att "Aktivera möjlighet att öppna uppföljningsfönstret" är ikryssad för önskade kolumner.

Tillåt att ändra objekt

Användare behöver nu inte längre klicka specifikt på skiftnyckelikonen i vyn för att ändra utan nu är hela objektet klickbart. Tillåtelse att ändra objekt eller inte i nya arbetsytan styrs inte via objektegenskaperna utan istället via kolumninställningarna som finns i vyadministrationen. 

Kolumninställningarna når du exempelvis via kolumninställningarna för en specifik kolumn:

Se till att "Aktivera möjlighet att ändra objekt i vyn" är ikryssad för önskade kolumner.

Objektegenskaper i nya arbetsytan

Filter, inställningar och objektegenskaper är gemensamma för samtliga visningslägen (Tabelläge, Trådläge, Översiktsläge) i samma arbetsyta, däremot kan hur de visas skilja sig åt.

Inställningarna för vyns objektegenskaper nås via pusselbiten som du hittar till höger i verktygsfältet:

Visualisering av prioriterade objektegenskaper  - uppdaterad design

I samband med trådläget har vi uppdaterat och sett över designen för objektenskaper. Nedan kan du därför läsa om hur designen har uppdaterats och bakgrund. Just designuppdateringen har gjorts för hela arbetsytan, d.v.s. både tabell- och trådläget.

I Trådläget samspelar dock objektegenskaperna även med inställningarna för kompakt / rymlig storlek där vad som visas direkt på kortet och hur beror på om användaren valt Kompakt, Normal eller Rymlig storlek. 

Som administratör väljer du vilka objektegenskaper som ska visas i arbetsytan. Det ger en fullständig bild, men kan ibland bli för mycket för att snabbt hitta det användaren söker.

För att göra det enklare, göra översikten mer relevant och minska brus lyfter vi nu därför fram ett urval av de mest använda och viktigaste egenskaperna – de som visar ett objekts status, färg, risknivå eller någon form av kategorisering.

Kompakt storlek: I det mest kompakta läget visas arbetsytans innehåll med endast grundläggande information. I detta läge är arbetsytan i sin helhet som mest överskådlig, där du alltid kan fram mer detaljer vid behov för ett visst objekt.

Normal storlek: I detta läge visas de de utvalda, viktigaste objektegenskaperna som nu designats om för att sticka ut bland textmassan. Egenskaperna kan liknas vid etiketter och utgörs av följande egenskaper:  

• Färg | Status | Risk
  
  • Visar i grunden ett objekts tillstånd
  • "Färg" och "Status" kan visas med ikon, text – eller båda
  • "Risk" kan visa både risknivå och riskvärde, beroende på inställning
• Nyckelord
  
  
  • Används för diverse ändamål där färg nu matchar utseendet i objektfönstret
• Måttdatakolumn
  
  
  • Visar specifik underliggande data för måttobjekt
  • Data av typen “svarsalternativ” visas med eventuellt kopplad färg
  • Data av typen “siffror” visas ihop med postfix om applicerat
• Datum
  
  
  • Visar start- och/eller slutdatum för aktivitetsobjekt
• Enhet
  
  
  • Visar namnet på enheten som objektet tillhör

Kompakta kort och knappsektionen i Trådläge

För att Trådläget ska kunna bli så kompakt som möjligt anpassar sig nämnda egenskaper efter kortets bredd. I vissa fall placeras de under en knapp, som i exemplet nedan.

Informationen visas alltid i den ordning som egenskaperna har lagts till. Därför är det en fördel att bygga vyer utifrån hur människor tar in information – med det viktigaste först; det som hjälper användaren att snabbt avgöra vad nästa steg är.

Egenskaper som möjliggör vidare navigation eller visar mer detaljerad information placeras i en särskild knappsektion till höger som i exemplet ovan. Denna sektion anpassar sig inte efter kortets bredd – knapparna är alltid synliga och är direkt klickbara.

Följande egenskaper visas i knappsektionen i det fall en administratör valt in dem:

• Ansvarsroller: Visar om någon / några är ansvariga för objektet. Vid klick visas namn, enhet och roll.
• Konsolidering: Visar om måttet är fördelat till fler enheter. Vid klick navigeras användaren till konsolideringsvyn för objektet. 
• Kopplingsträd: Visar hur objektet är kopplat. Vid klick visas alla kopplingar som objektet har till andra objekt, produkter och styrmodeller. 
• Måttsamband: Visas om måttdata aggregeras till intilligande kolumn i strukturen. Vid klick visas djupare information om hur data agreggeras. Läs mer i artikeln om Måttsamband.

Rymlig storlek: I detta läge ser användaren samtliga objektegenskaper (utöver de som redan visas direkt på kortet) som du som administratör har valt in i arbetsytan då samtliga kort expanderas i detta läge.

 

 

Fler objektegenskaper som ger översikt i nya arbetsytan 

I samband med migrering till ny teknisk plattform har flera egenskaper som används för översikt och som tidigare haft ett klassiskt visuellt uttryck fått ny design och reviderade inställningar. 

Måttkolumn, svarsalternativ

Egenskapen används för att kunna visa fördelning av hur underliggande enheter har svarat på ett mått som fördelats ut i organisationen där svarsalternativ tillämpas.

Nytt för denna egenskap efter migreringen är att det nu går att välja mellan cirkel- eller stapelutseende (bild till vänster) i inställningarna, samt om dataetiketter ska visas direkt i arbetsytan eller inte (bild till höger). 

I vyn med utseende "cirkel" får inställningarna utseendet som högst upp på bilden nedan.

Till vänster visas valet att visa dataetiketter direkt" och till höger utan etikett. Där visas den detaljerade informationen istället när användaren för muspekaren över visualiseringen. 

Med utseende "stapel" får inställningarna det utseende som visas på bilden ovanför men nederst i bild. Till vänster visas valet att "visa dataetiketter direkt" och till höger utan etiketter. Även här visas den detaljerade informationen istället när användaren för muspekaren över visualiseringen. 

Fördelar med att inte visa dataetiketter direkt är att informationen tar upp mindre plats och kan därför även minska scroll. Det kan också bidra till att minska bruset av information.

Målindikator

Egenskapen "måttmätare" eller "mätare" har bytt namn till "Målindikator" för samstämmighet med översiktselementet med samma funktion.

Egenskapen används för att visa progress på då den räknar samman den färgen på kopplade mått till den kolumn du har valt in egenskapen på och visar utifrån det en indikation på hur ni ligger till. 

• Appliceras på mått där automatisk färg eller manuell färg används
• Egenskapen väljs in på kolumner till vänster om stymodellskolumner av typen "mått" för vilken data ska summeras.

Nytt är att det går att välja mellan båge- eller stapelutseende (bild till vänster) i inställningarna, samt om dataetiketter ska visas direkt i arbetsytan eller inte (bild till höger). Här väljer du även "Kolumn", vilket är den styrmodellskolumn som färgen ska räknas för som du väljer.

Exempel: Du vill visa övergripande progress för hur ni ligger till med era "Fokusområden". Du väljer därför in egenskapen på "Fokusområden" som är placerad till vänster i arbetsytan.

Därefter väljer du den styrmodellskolumn till höger om "Fokusområden" som innehåller "mått" för vilka data ska summeras och som är kopplade till "Fokusområden".

Med utseende "båge" får egenskapen det utseende som visas på bilden nedan. Till vänster visas valet att "visa dataetiketter direkt" och till höger utan etiketter. Utan etiketter visas detaljerad information när användaren för muspekaren över visualiseringen. 

Med utseende "stapel" får egenskapen det utseende som visas på bilden nedan. Till vänster visas valet att "visa dataetiketter direkt" och till höger utan etiketter. Utan etiketter visas detaljerad information när användaren för muspekaren över visualiseringen. 

Statusfördelningsstapel

Utbytta nodegenskaper i nya arbetsytan

Vissa egenskaper i klassiska vyer ställs nu istället in via kolumninställningarna i den nya arbetsytan. Detta gäller:

• Ändrafönster
• Uppföljningsfönster
• Analysvy
• Dokument

Om du konverterar en klassisk vy till en arbetsyta, kommer dessa visas som "Ogiltig nodegenskap" i en röd färg för kolumnen. 

I detta fall slänger du då nodegenskapen och aktiverar istället motsvarande i kolumninställningarna, som du hittar längst ner i vyinställningarna. Motsvarade egenskap dyker då upp på en standardiserad plats i nya arbetsytan (Ändrafönster har dock i vanliga fall ingen ikon, då du ändrar genom att klicka på objektet i fråga). 

Ersätt så här i kolumninställningarna för aktuell kolumn: 

• Ändrafönster: Aktivera möjlighet att ändra objekt i vyn
• Uppföljningsfönster: Aktivera möjlighet att följa upp objekt
• Analysvy: Aktivera möjlighet att navigera till analysvyn
• Dokument: Visa bilagor för följande kolumner