I uppföljningsfönstret finner du underlag, historik och annan information som hjälper dig i ditt arbete. I denna artikel kan du läsa mer om hur du navigerar och använder funktionaliteten.
Beskrivning
I Uppföljningsfönstret gör du uppföljningen genom att skriva kommentarer (analys), mata in datavärden, byta status med mera.
Fönstret består av två delar. I vänstra delen gör du själva uppföljningen. Här hittar du också anvisningar, både sådana som automatiskt genereras av systemet som beskriver vilken uppföljning som förväntas, samt anvisningar som är specifika för er organisation.
I högra delen kan du ta del av det underlag du behöver för att kunna genomföra din uppföljning.
Uppföljningsdelen (till vänster)
Anvisningar
Högst upp till vänster visas anvisningarna. Anvisningarna kan vara både automatiska och manuella i form av text som administreras av en global administratör. Den manuella texten går alltså att ändra vid ändrade behov eller krav i er organisation.
- Anvisningarna går att minimera och expandera genom att klicka på det grå fältet högst upp
- För anvisningarna från administratören går det också att välja "visa mer, visa mindre" då all text inte visas omedelbart i det fall anvisningen innehåller mycket text.
Automatiska anvisningar
De automatiska anvisningarna ger instruktioner om vad som ska följas upp.
- Siffror i parentes som indikerar att det finns något som behöver göras för att du ska kunna bli klar
- Anvisningarna är klickbara, vilket indikeras av den turkosa texten (en länk). När du klickar på en automatisk anvisning markeras det område som anvisningen gäller för och en ruta visas med text om vad som behöver göras.
I exemplet på bilden nedan har vi klickat på anvisningen att skriva en kommentar och klarmarkera den. Detta syns då i form av ett meddelande i anslutning till där klarmarkeringen görs.
De automatiska anvisningarna lyssnar på följande inställningar:
- Ansvarsrollerna och dess inställningar
- Deadlineinställningarna för uppföljning
- Vid uppföljning av mått: vilka måttkolumner som är angivna som utfalls-, prognos- eller årsmålskolumner
- Klarmarkeringsfunktionen
Anvisningar från din administratör
Anvisningarna läggs in av en global administratör under Administration --> Kommentarsinställningar --> Anvisningar.
Underlags- och informationsdelen av fönstret (till höger)
Högerdelen i fönstret består av sex flikar som standard:
- Underlag
- Historik
- Underliggande enheter
- Information
- Dokument
- Egna anteckningar
Underlag
Informationen som fliken "Underlag" baseras på kommer från analysvyn (se mer om inställningar under "Redigering av underlag").
Syftet med underlaget är att visa information som är kopplat till den aktuella noden som du är inne och följer upp i vänsterdelen så att du helt enkelt ska få den information du behöver för att kunna genomföra din uppföljning.
Möjlighet att se och navigera med hjälp av den röda tråden
Genom att klicka på namnet på den aktuella nod du följer upp kan du se den röda tråden, d.v.s. hur det objektet du följer upp hänger ihop med övriga mål, strategier, aktiviteter osv i den målkedjan.
Informationen i den röda tråden är även klickbar där du kan navigera dig uppåt eller nedåt i den aktuella uppföljningskedjan.
Möjlighet att fördjupa sig i underlaget
I underlaget är det möjligt att fördjupa sig ner i informationen som visas med hjälp av de turkosa pilarna.
Efter klick syns den information som är kopplad till det objektet som du har utgått i från. I exemplet nedan har vi klickat oss vidare in i ett delmål, detta delmål har i sin tur ett kopplat mätetal. Hade det funnits kopplade aktiviteter hade även dessa synliggjorts.
Du navigerar tillbaka uppåt i kedjan med hjälp av den blå tillbakaknappen.
Möjlighet att välja period i underlaget att titta på
Alla användare kan filtrera på vilken period som underlaget ska visa information för.
Redigering av underlaget
Underlaget är i dagsläget inte möjligt att redigera direkt i uppföljningsfönstret.
En global administratör kommer åt att ställa in vad som ska synas i underlaget via trepunktsmenyn i uppföljningsfönstret (kontextmeny) och valet "Konfigurera underlag".
Läs mer om hur du gör detta här: Analysvy.
Historik
Under fliken Historik kan du se kommentarer från tidigare perioder. Fliken är kopplad till fönstrets vänsterdel, d.v.s. historiken som syns är kopplad till det du följer upp till vänster. Kommentarerna som visas under denna flik är därför kommentarer som skrivits på din organisatoriska nivå för den aktuella noden under tidigare perioder.
Genom att trycka på symbolen med de två blocken kan du kopiera en historisk kommentar till kommentarsrutan för den period du nu förväntas följa upp.
Underliggande enheter
Till skillnad från Historik kan du under Underliggande enheter se kommentarer på andra nivåer. Fliken är på samma sätt som Historikfliken kopplad till fönstrets vänsterdel, d.v.s. underliggande enheter visar vad underliggande enheter har skrivit kopplat till det du följer upp till vänster.
Det finns möjlighet att styra vilka enheter du vill titta på i detta underlag. Du kan på motsvarande sätt som för den egna historik-fliken kopiera över en kommentar från en annan enhet in i din kommentarsruta. Detta kan vara extra hjälpsamt om du arbetar på en uppsamlande nivå, där din uppföljning är beroende av vad man på underliggande enheter har skrivit.
Vad som syns under denna flik lyssnar på synlighetsinställningar i behörighetsgrupper avseende vilka enheters information olika användare har rätt att se.
Information
Under Information kan du ta del av information som fyllts i under planeringsfasen eller som lagts till/justerats i ändrafönstret för det aktuella objektet. Information som visas här är exempelvis olika texter, vem som är ansvarig eller eventuella nyckelord.
Dokument
Under Dokument kan du se eventuella länkar eller dokument som finns kopplade till noden. Länkarna och dokumenten är klickbara och öppnas då i en ny flik.
Om du har behörighet att ändra noden kan du lägga till nya länkar och dokument här, eller ta bort befintliga länkar och dokument. Nya mappar kan dock endast skapas i Ändrafönstret.
Om alternativen för att lägga till och ta bort är utgråade saknar du antingen behörighet, eller så är dokumenten konsoliderade från nodens översta nivå:
För att se om dokumenten är konsoliderade kan du gå in i ändra-fönstret - kedjeikonen indikerar detta för dokumenten - i detta fall kan du gå till översta noden och ändra, om du har behörighet.
Egna anteckningar
Under Egna anteckningar kan du lägga till anteckningar som är för personligt bruk, eller som du du tycker att alla användare behöver ha tillgång till.
Syftet med funktionen är att kunna förbereda och göra utkast till dina kommentarer och anteckna saker som du själv vill komma ihåg, men som inte nödvändigtvis är text som ska med till olika rapporter och liknande.
Observera att en användare med administratörsbehörighet kan komma att se det du skriver i systemet, även i egna anteckningar. Skriv därför inget som du inte kan dela med andra användare.
Egna anteckningar stöder:
- Obegränsat antal anteckningar
- Sortering efter datum då den skrevs där senast placeras överst.
- Anteckningarna kan kopieras över till fönstrets vänsterdel som kommentar. Anteckningen skriver då inte över nuvarande kommentar utan anteckningen läggs till i kommentarsfältet. Du kan också redigera i en befintlig anteckning eller helt ta bort.
- Siffror i parentes indikerar att det finns anteckningar samt antalet anteckningar
Övriga funktioner i uppföljningsfönstret
Möjlighet att styra storleken på vänster- respektive högerdelen i fönstret
I fönstret är att det är möjligt att låta exempelvis vänsterdelen ta upp större yta än högerdelen i fönstret. Detta görs genom att dra i markören i mitten antingen åt vänster eller höger. Justeringen återställs varje gång du går in i fönstret på nytt.
Åtkomst till ändrafönstret
Ändrafönstret nås via de tre prickarna uppe till höger (kontextmeny).
