Lägg och följ upp till information

Uppföljningsfönstret

I uppföljningsfönstret finner du underlag, historik och annan information som hjälper dig i ditt arbete. I denna artikel får du en bättre förståelse för hur du navigerar och använder funktionaliteten.

Snabblänkar:

Uppföljning och inmatning

Underlag och information

Övriga funktioner

Sammanfattning av funktioner

Uppföljningsfönstret består i stora drag av två delar; en vänsterdel och en högerdel.

I vänsterdelen:

  • Genomför du din uppföljning genom att skriva texter, mata in värden och data, ange status, måluppfyllelse med mera.
  • Hittar du anvisningar, både sådana som automatiskt genereras som säger vad som ska göras och anvisningar som är specifika för er organisation. De senare anvisningar läggs in av en administratör.


I högerdelen:

  • Kan du ta del av det underlag du behöver för att kunna genomföra din uppföljning på bästa sätt. I "Underlag" visas allt som det du följer upp är kopplat till och du kan borra dig ner i informationen. Som ytterligare stöd har du också:
    • Historik
    • Underliggande enheter
    • Information
    • Dokument
    • Egna anteckningar

Samtliga funktioner förklaras mer ingående nedan.

 

 

Uppföljning och inmatningsdelen av fönstret (till vänster)

Anvisningar som hjälper dig med vad du ska göra och hur

Högst upp till vänster visas anvisningarna. Anvisningarna kan vara både automatiska (nyhet) och manuella i form av text som anges av en global administratör.

  • Anvisningarna går att minimera och expandera genom att klicka på det grå fältet högst upp
  • För anvisningarna från administratören går det också att välja "visa mer, visa mindre" då all text inte visas omedelbart i det fall anvisningen innehåller mycket text.


Automatiska anvisningar

De automatiska anvisningarna ger instruktioner om vad som ska följas upp.

  • Siffror i parentes som indikerar att det finns något som behöver göras för att du ska kunna bli klar
  • Anvisningarna är klickbara, vilket indikeras av en turkos pil till vänster. När du klickar på en automatisk anvisning markeras det område som anvisningen gäller för och en ruta visas med text om vad som behöver göras.


I exemplet på bilden nedan har vi klickat på anvisningen att skriva en kommentar och klarmarkera den. Detta syns då i form av ett meddelande i anslutning till där klarmarkeringen görs.

De automatiska anvisningarna lyssnar på följande inställningar:

  • Ansvarsrollerna och dess inställningar
  • Deadlineinställningarna för uppföljning
  • Vid uppföljning av mått: vilka måttkolumner som är angivna som utfalls-, prognos- eller årsmålskolumner
  • Klarmarkeringsfunktionen

Anvisningar från din administratör

Anvisningarna läggs in av en global administratör under Administration --> Kommentarsinställningar --> Anvisningar.

Underlags- och informationsdelen av fönstret (till höger)

Högerdelen i fönstret består av sex flikar som standard:

  • Underlag
  • Historik
  • Underliggande enheter
  • Information
  • Dokument
  • Egna anteckningar

 

Underlag

Informationen som fliken "Underlag" baseras på kommer från analysvyn (se mer om inställningar under "Redigering av underlag").

Syftet med underlaget är att visa information som är kopplat till den aktuella noden som du är inne och följer upp i vänsterdelen.


Möjlighet att se och navigera med hjälp av den röda tråden

Genom att klicka på namnet på den aktuella nod du följer upp kan du se den röda tråden, d.v.s. hur det aktuella måttet eller aktiviteten du följer upp hänger ihop med övriga mål och strategier i den målkedjan.

R_da_tr_den.gif

 

Informationen i den röda tråden är även klickbar där du kan navigera dig uppåt eller nedåt i den aktuella uppföljningskedjan.

Möjlighet att fördjupa sig i underlaget

I underlaget är det möjligt att fördjupa sig ner i informationen som visas i underlaget med hjälp av de turkosa pilarna.

I exemplet nedan följer vi upp ett övergripande mål; "Fler i kommunen ska ha ett arbete", där vi i underlaget ser det strategiska målet som finns kopplat till det övergripande målet. Vi ser även de mätetal som finns kopplade till det övergripande målet. 

I exemplet väljer vi oss att fördjupa oss i det strategiska målet "Vår kommunikation ska vara innehållsrik, relevant och tillgänglig för medborgare och företag" genom att klicka på den turkosa pilen:

Efter klick syns de mätetal som är kopplade till det strategiska målet. Om aktiviteter finns kopplade visas även dessa. Här går det att fördjupa sig ytterligare i mätetalen med hjälp av den turkosa pilen. Om mätetalet följs upp på fler enheter går det även att se skillnader i uppföljningen mellan olika enheter.

Du navigerar tillbaka uppåt i kedjan med hjälp av den blå tillbakaknappen.

Möjlighet att välja period i underlaget att titta på

Alla användare kan filtrera på vilken period som underlaget ska visa information för.

Redigering av underlaget

Underlaget är i dagsläget inte möjligt att redigera direkt i uppföljningsfönstret. 

En global administratör kommer åt att ställa in vad som ska synas i underlaget via trepunktsmenyn i uppföljningsfönstret (kontextmeny) och valet "Konfigurera underlag". 

Historik

Under fliken Historik kan du se kommentarer från tidigare perioder. Fliken är kopplad till fönstrets vänsterdel, d.v.s. historiken som syns är kopplad till det du följer upp till vänster. Kommentarerna som visas under denna flik är därför kommentarer som skrivits på din organisatoriska nivå för den aktuella noden under tidigare perioder.

 

Underliggande enheter

Till skillnad från Historik kan du under Underliggande enheter se kommentarer på andra nivåer. Fliken är på samma sätt som Historikfliken kopplad till fönstrets vänsterdel, d.v.s. underliggande enheter visar vad underliggande enheter har skrivit kopplat till det du följer upp till vänster.

Vad som syns under denna flik lyssnar på synlighetsinställningar i behörighetsgrupper avseende vilka enheters information olika användare har rätt att se.

Information

Under Information kan du ta del av information som fyllts i under planeringsfasen eller som lagts till/justerats i ändrafönstret för det aktuella måttet, målet eller aktiviteten. Information som visas här är exempelvis olika texter, vem som är ansvarig eller eventuella nyckelord.

Dokument

Under Dokument kan du se eventuella länkar eller dokument som finns kopplade till noden. Länkarna och dokumenten är klickbara och öppnas då i en ny flik. Nya länkar eller uppladdning av nya dokument kan göras här men mappar kan endast skapas i Ändrafönstret. 

Egna anteckningar

Under Egna anteckningar kan du lägga till anteckningar som endast du kan se.* Syftet med funktionen är att särskilja kommentarer som används vid olika uppföljningstillfällen från stödanteckningar som du vill föra men som inte nödvändigtvis är text som ska med till olika rapporter och liknande.

  • Obegränsat antal anteckningar
  • Sortering efter datum då den skrevs där senast placeras överst.
  • Anteckningarna kan kopieras över till fönstrets vänsterdel som kommentar. Anteckningen skriver då inte över nuvarande kommentar utan anteckningen läggs till i kommentarsfältet. 
  • Siffror i parentes som indikerar att det finns anteckningar samt antalet anteckningar

* En användare med administratörsrättighet kan dock se de anteckningar du har fört.

Övriga funktioner i uppföljningsfönstret

Möjlighet att styra storleken på vänster- respektive högerdelen i fönstret

I fönstret är att det är möjligt att låta exempelvis vänsterdelen ta upp större yta än högerdelen i fönstret. Detta görs genom att dra i markören i mitten antingen åt vänster eller höger. Justeringen återställs varje gång du går in i fönstret på nytt.

 

Åtkomst till ändrafönstret

Ändrafönstret nås via de tre prickarna uppe till höger (kontextmeny).