Nyckeltalsintegration

Nyckeltalsintegration

Detta är en tilläggs/Enterprise-funktion. Artikeln informerar om nyckeltalsintegrationer och hur ni kan förvalta era befintliga nyckeltalsintegrationer.

Använder ni inte nyckeltalsintegration idag, vänligen kontakta er konsult eller kundansvarig på Stratsys för vidare dialog då det är en tilläggstjänst.

Vad är en nyckeltalsintegration och vilka nyckeltalsintegrationer erbjuder Stratsys?

Tekniska möjligheter

Vilka förutsättningar krävs för en nyckeltalsintegration?

Utseende på importfil 

Manuell inläsning av fil

Lägg till och ändra externkoder för Enheter, Nyckeltal och Måttkolumner

Felsökning

Vad är en nyckeltalsintegration och vilka nyckeltalsintegrationer erbjuder Stratsys?

Nyckeltal används på flera olika ställen i Stratsys, exempelvis som grund till jämförelser där de olika måtten kan jämföras med resultat från förgående period. Nyckeltal kan även användas som beslutsunderlag för ekonomiska förändringar och analys. Många Stratsyskunder nyttjar idag integrationer för att automatiserat föra över data från externa system till Stratsys. Den vanligaste data som förs över till Stratsys är utfallsdata från nyckeltal och ekonomisiffror. Några exempel på nyckeltal ni kan läsa in till Stratsys är Ekonomidata, Skoldata och Personaldata. Med hjälp av en nyckeltalsintegration kan ni spara tid genom att inte behöva skriva in manuell data i Stratsys. På så sätt undviker även risken för fel, minskar personberoendet och ni får även ett bättre analysunderlag. Till Stratsys har vi möjlighet att läsa in nyckeltal från bland annat QlikView, Qlik Sense, Unit4, Cognos, Heroma, Power BI och Mercur.

Tekniska möjligheter

Vid en nyckeltalsintegration finns två tekniska möjligheter som erbjuds av Stratsys.

Filinläsning genom import är det första tekniska valet och det vanligaste bland våra kunder. Genom filimport placeras filer från ert externa system, till vår FTP. 4 ggr/dygn 05:00, 06:00, 07:35 och 13:30 körs ett schemalagt jobb på en server hos Stratsys som läser igenom dessa filer och uppdaterar nyckeltalen i Stratsys i enlighet med informationen i filen.

Adaptern installeras en gång i Stratsys genom ett införandeprojekt tillsammans med en projektledare och Integrationskonsult på Stratsys. Efter projektet lämnar vi de förutsättningar som krävs för att ni ska ha möjlighet att lägga upp fler källsystem och nyckeltal.

Det andra alternativ som erbjuds är nyckeltalsintegration genom API. Detta kräver att kund har programmeringskunskaper. Kund får då tillgång till våra APIer och får möjlighet att modifiera APIerna. 

Vilka förutsättningar krävs för en nyckeltalsintegration?

Vid integrationen ska en fil enligt ett bestämt format placeras på en tilldelad FTP-katalog. För att en nyckeltalsintegration ska kunna fungera behöver kunden ha möjlighet att generera en fil i rätt format till Stratsys. 

Varje dag kl. 05.00, 06:00, 07:35 & 13.30 körs inläsningar från alla kunders FTP-kataloger till Stratsys. För att kunna hitta rätt mått att uppdatera utifrån de uppgifter som finns i importfilen behöver man i Stratsys definiera externa koder för måtten. Detta blir en mappning mellan det namn/id som motsvarigheten till måttet har i källsystemet. 

För att kunna hitta rätt mått och uppdatera rätt värde behöver Stratsys veta måttets namn, enhet, måttkolumnen, perioden (datumet för värdet) samt värdet. Denna information placeras i importfilen, men eftersom källsystemet sannolikt inte använder samma beteckningar som Stratsys för måtten, enheterna, måttkolumnerna eller perioderna definierar man en mappning mellan systemen genom externa koder

En extern kod är ett sätt att tala om att en viss ”entitet” i Stratsys har ett givet namn/id i källsystemet. I importfilen används källsystemets egna beteckningar, och genom att söka i de externa koderna kan Stratsys hitta motsvarande mått etc. Externa koder anges i administration av källsystem.  Läs mer om externkoder här.

Externa koder finns för dessa typer av ”entiteter” i Stratsys: 

  • Mått (egentligen måttnamn)
  • Måttkolumn (egentligen måttkolumnnamn)
  • Enhet  

    Generellt gäller 1 till 1-mappning mellan extern kod och entitet. Koden identifierar en entitet i Stratsys. För mått och måttkolumner gäller att det är namnet som mappas, och inte det unika måttet eller måttkolumnen. Koden identifieras då tillsammans med enhetens kod. Detta innebär till exempel att måttkolumnen Utfall, som finns i många mått, endast behöver en extern kod. 

    Utseende på importfil 

    Kolumnerna ska vara tabbseparerade och ska innehålla följande information: 

    • Datum (styr vilken i vilken period värdet sparas)
    • Extern kod för enhet 
    • Extern kod för mått 
    • Extern kod för måttkolumn 
    • Själva värdet 

      För att importen ska fungera måste punkt användas som decimaltecken (inte kommatecken). Dessutom får inga tusentalsavgränsare finnas. Värdet ”25 610,34” kommer alltså inte att läsas in korrekt, utan måste ändras till ”25610.34”. Negativa värden går bra. Datum ska vara på svenskt format yyyy-mm-dd t.ex. ”2020-12-24”. Decimaltecken och tusentalsavgränsare kan läggas till direkt i Stratsys, detta kan ni ta hjälp av er konsult för vid implementation.

      ⚠️Stratsys stödjer encoding ”ANSI”, ”UTF-8 utan BOM” och ”UTF-8 med BOM”. 

      Det finns två typer av utseende: 

      • Radvis inläsning = En rad för varje värde som ska importeras 
      • Kolumnvis inläsning = Varje rad representerar alla de måttkolumner som ska uppdateras för måttet.  

      För båda typer av inläsning (både radvis, samt kolumnvis) krävs det att det finns ett värde i alla värdefält, inga NULL-poster tillåts. 

      Radvis inläsning 

      Filen ska namnges: ”kpidata_yyyy-mm-dd.txt” eller ”kpidata_yyyy-mm-dd_header.txt”. 

      Om alternativet innehållande ”header” används kommer första raden i filen tolkas som en rubrikrad och ignoreras vid inläsningen. 

      För att kunna hitta rätt mått och uppdatera rätt värde behöver Stratsys veta följande: 

      • Datum (svenskt format yyyy-mm-dd) 
      • Extern kod för enhet 
      • Extern kod för mått 
      • Extern kod för måttkolumn 
      • Värde (decimalavdelare .) 

        Exempeldata radvis inläsning 

        Kolumnvis inläsning 

        Filen ska namnges: ” kpicolumndata_yyyy-mm-dd.txt” eller ” kpicolumndataheader_yyyy-mm-dd.txt”. 

        Om alternativet innehållande ”header” används kommer första raden i filen tolkas som en rubrikrad som talar om vilka måttkolumner filen avser. Antalet måttkolumner begränsas av header-radens måttkolumnnamn eller externa kod. 

        Om filen inte innehåller header-rad kommer måttkolumnerna att läsas in i den ordning de finns upplagda på måttet i Stratsys. 

        För att kunna hitta rätt mått och uppdatera rätt värde behöver Stratsys veta följande: 

        • Datum (svenskt format yyyy-mm-dd)  
        • Extern kod för enhet 
        • Extern kod för mått 
        • Värde (decimalavdelare .) 
        • Värde (decimalavdelare .) 
        • … 

        Exempeldata kolumnvis inläsning 

        Manuell inläsning av fil

        Det finns två sätt att genomföra en inläsning. För skarp drift av en nyckeltalsintegration läses filer in via ett FTP-konto där kunden själva laddar upp importfiler. Tillgång till FTPn får ni av er integrationskonsult. Fyra gånger per dygn kontrollerar Stratsys om det kommit några nya filer, och startar i så fall en inläsning. 

        Det går även att läsa in filer manuellt direkt i Stratsys. Det kan man göra under Administrationen>Källsystem och Externa koder>Källsystem. Välj skiftnyckeln för källsystemet och sedan skiftnyckeln igen för Filimport måttdata och aktivitetskostnader. Manuell inläsning av filer görs i första hand i testsyfte eller för felsökning, men det kan förstås också göras vid enstaka tillfällen i skarp drift. 

        🚫Den generella importen för mått uppdaterar endast mått i aktuell version, ej i planeringsversion. 

        💡Båda typer av inläsningsmetoder visas i importloggen. 

        Lägg till och ändra externkoder för Enheter, Nyckeltal och Måttkolumner

        Externkod för enheter

        Scenario – ”Vi vill integrera data till en ny enhet i organisationsträdet

        1. Skapa enheten i Stratsys
        2. Lägg till externkod på enheten i Stratsys
        3. Se till att data för den nya enheten läggs på filen från källsystemet

        Administrering av externkoder för enhetsträd går att göra på två ställen. För det första alternativet, navigera till Administrationen > Organisation. Klicka på "Lägg till" under organisationsträdet och kalla enheten ett valfritt namn. Alternativt välj en befintlig enhet. Lägg till önskad externkod för enheten i källsystemet ni använder för nyckeltalsintegrationen.

        För det andra alternativet, navigera till Administration > Källsystem & externa koder > Externa koder. Välj källsystemet som används för nyckeltalsintegrationen och lämna extern kod på Enheter. Bocka i "Visa alla enheter" för att även visa enheter utan extern kod. För att lägga till en ny externkod på en enhet väljer du det gröns plustecknet och skriver in externkoden i pop-up rutan, välj spara när det är klart. För att justera en befintlig extern kod väljer du skiftnyckeln för enheten, justerar externkoden i pop-up rutan och väljer spara.

        🚫Du kan inte använda samma externkod på två enheter, då får du ett felmeddelande.

        Externkoder för nyckeltal

        Scenario – ”Vi vill integrera data för ett nytt nyckeltal från QlikView

        Lösning:

        1. Skapa måttet i Stratsys
        2. Lägg till externkod på måttet i Stratsys
        3. Se till att data för det nya måttets läggs på filen från källsystemet

        För att skapa ett nytt mått väljer ni plustecknet i en vy. Om alternativen "Lägg till mått" och "välj in" finns så väljer ni alternativet "Lägg till mått". Därefter fyller ni i de obligatoriska fälten och korrekta enheterna.

        Under fliken "Inställningar" scrollar ni ner till "externkod". Klickar ni på rutan får ni upp en pop-up ruta där ni har möjlighet att fylla i en externkod och spara.

        Externkoder för måttkolumner

        Scenario – ”Vi vill integrera data till ytterligare en kolumn på ett befintligt nyckeltal, tex prognos

        1. Se till att kolumnen finns på nyckeltalet
        2. Lägg till externkod på kolumnen
        3. Se till att data för den nya kolumnen läggs på filen från källsystemet

        För att lägga till en måttkolumn i ett mått öppnar du upp måttet med skiftnyckeln (ändrafönstret). Därefter väljer du fliken Inställningar för att se måttkolumnerna. Välj +Lägg till kolumn för att lägga till en ny måttkolumn. Måttkolumnen kommer att läggas till specifikt för måttet du arbetar i. Om du önskar att måttkolumnen blir en standard för nyskapade mått så kan du lägga till måttkolumnen i en måttmall. Måttmallen finner du under Administration>Måttmallar. I måttkolumnen kan du bland annat välja kolumntyp, beskrivning, decimaler och postfix.

        För att lägga till en externkod på en måttkolumn går du till Administrationen>Källsystem & Externa koder och väljer Externa koder. Välj därefter korrekt källsystem och Måttkolumner under "Extern kod". Här väljer du "Lägg till" för att lägga till en externkod för en ny måttkolumn.

        I pop-up fönstret skriver du in det korrekta namnet på måttkolumnen som finns i Stratsys. Under extern kod skriver du in externkoden för måttkolumnen.

        Felsökning

        Importloggen finner du under Administrationen>Källsystem och externa koder>Importlogg

        Syftet med importloggen är att den ska fungera som ett hjälpmedel för att enkelt kontrollera om en filinläsning gått igenom som den ska. Eventuella fel i importfilen fångas upp i importloggen och gör det enkelt för användare att identifiera och lösa dessa fel. 

        De vanligaste typerna av fel är mappningsfel (dvs att en externkod är felaktigt uppsatt eller saknas) eller att nyckeltal, kolumner eller enheter som läses in inte finns upplagda i Stratsys. 

        1. Börja med att välja ifrån vilket källsystem du vill kontrollera filinläsningar ifrån. Detta väljer du i första drop-down menyn.  
        2. Du även välja att filtrera på status beroende på vad du önskar se i loggen: Information, Varningar och Fel. 
        3. Du kan även välja att filtrera på datum om du är intresserad av att se en specifik filinläsning som gjorts. 

            ⚠️Varningar indikerar ofta att viss data inte kunnat läsas in. Kontrollera därför alltid de varningar som genererats. 

            Inläsning utan fel 

            När inläsningen gått igenom utan fel ser det ut som nedan. Errors: 0, Warnings: 0, Successfully updated kpis: 5 (antalet kpi:er son du har i din fil med uppdaterat värde). 

            Inläsning med fel 

            I exemplet ovan har inläsningen genererat 5 varningar:  

            Rad 2 och 3: ”Unable to find kpi” detta innebär att vi försökt läsa in ett nyckeltal som inte finns i Stratsys. Alternativt är nyckeltalet felstavat i filen eller i mappningskontexten för aktuellt nyckeltal. 

            • Lösning: Kontrollera så nyckeltalet finns upplagt i Stratsys. Om det finns, kontrollera då så att stavningen för nyckeltalet stämmer i mappningskontexten jämfört med vad som skickats i importfilen. 

            Rad 4: ”Could not find department for code 50”. Detta innebär att det i Stratsys inte finns någon enhet mappad med externkoden 50. Alternativt kan enhetskoden vara felskriven i mappningskontexten eller i filen. 

            • Lösning: Kontrollera enhetsmappningen i mappningskontexten för aktuellt källsystem – är koden felskriven eller saknas den i mappningskontexten?  

            Rad 5 och 6: ”Unable to find kpi column” innebär att vi skickat med en kolumn som inte finns i Stratsys. Alternativt är kolumnen felstavad i filen eller i mappningskontexten i Stratsys. 

            • Lösning: Kontrollera så kolumnen finns med i Stratsys för aktuellt nyckeltal. Kontrollera även så att stavningen stämmer i mappningskontexten jämfört med filen 

            I dokumentet ”Manual externkodsmappning” kan du läsa hur du kontrollerar och uppdaterar era externkoder för enheter, mått och måttkolumner. 

            Checklista vid möjligt fel 

            • Säkerställ att enheten, måttet och måttkolumnen har externkoder som matchar till 100% med det som kommer in via filen.
            • Gå igenom importloggen för valt källsystem och se efter följande:
              • Har det gått en körning för det aktuella källsystemet idag?
              • Verkar det vara fel på det aktuella nyckeltalet? Leta efter externkoden för måttet, enheten och/eller måttkolumnen.
            • Undersök händelsehistoriken för aktuellt mått. Poster som är markerade med “Automatjobb system” är uppdaterade från filimporten.

            💡Om felet kvarstår vänligen kontakta support@stratsys.se