Nyckeltal från Kolada

Råd för uppsättning

Lägg till ett mått från Kolada

Välj in måtten i andra styrmodeller 

Lägg till måttmall

Lägg till externkoder

Mappning av enheter

Mappning av flera koder till samma enhet

Manuell uppdatering av data

Övrig information

Beskrivning

Råd för uppsättning

När Koladaintegrationen är uppsatt i ert system, så kommer ni kunna välja in färdiga mått från Kolada i utvalda vyer. 

När ett Koladamått är invalt i på en enhet i en viss styrmodell, så går det inte längre att välja in på andra enheter eller styrmodeller, då måttet är unikt i hela uppsättningen via en extern kod som kommer från Kolada. 

Gör därför såhär för att förenkla hanteringen: 

1) Bestäm en specifik styrmodell som Koladamåtten skall väljas in i. Många kunder har en separat styrmodell för detta ändamål, vilket kan vara praktiskt (men det är inte nödvändigt): 

2) Ge tillgång till att välja in externa mått via en administrationsvy i denna styrmodell. Det gör du från kolumninställningarna i vyinställningarna. Skriv en hjälptext till vyn som hjälper användaren att förstå hur man väljer in nyckeltal.

Aktivera sedan inställningen "Aktivera möjlighet att välja in objekt från externt system":

3) Se till att Koladamåtten alltid väljs in på översta nivån i organisationen och fördela ner dem på samtliga enheter i organisationen med hjälp av automatisk kopiering i samband med att de väljs in. På så sätt kan samtliga underliggande enheter (även framtida nya enheter) som är intresserade välja in dessa mått i andra styrmodeller. 

Det går att styra vilka nivåer måtten går att väljas in på med hjälp av kopplingsregler och/eller standardfiltrering av vyn. Ta hjälp av en Stratsyskonsult om du är osäker. Bilden visar ett exempel på hur du kan styra kopplingsregler i styrmodellskolumnens inställningar:

4) Aktivera kopplingen "välj in från andra styrmodeller" mellan de styrmodellskolumner som är relevanta, exempelvis måttkolumnen i Verksamhetsplaneringen och nyckeltal i Skolans systematiska kvalitetsarbete (1). Observera att styrmodellskolumnerna måsta ha samma periodicitet för att kopplingen skall kunna ske. Om du har frågor runt detta, kontakta Stratsys.

Lägg till ett mått från Kolada 

Gå till din administrationsvy för Kolada. Se till att du befinner dig på översta nivån i organisationen. Tryck på "Lägg till"-knappen för nyckeltal/mått.

Från objektfönstret: Välj "Välj in från Kolada":

Från klassiska ändrafönstret: Välj ”Välj in från externt system”.

I nästa steg kan du söka efter nyckeltal.

Från objektfönstret: Sök via fritext och/eller via en nyckeltalssamling. Markera det eller de nyckeltal du vill välja in. Utgråade nyckeltal finns redan invalda i Stratsys, och dessa går därför inte att välja in. Bekräfta valet med bocken. Välj sedan måttmall och tryck på Skapa.

   

Från klassiska ändrafönstret: Sök med fritextsök eller via val av nyckeltalssamling (1). Tryck på Sök (2). Kryssa i det/de nyckeltal du vill välja in (3). Utgråade nyckeltal finns redan invalda i Stratsys, och dessa går därför inte att välja in (4). Välj en lämplig måttmall - nyckeltalets namn är här till hjälp. Spara och stäng (6).

Nyckeltalet eller nyckeltalen skapas nu upp i bakgrunden: 

Ladda om vyn, leta upp ditt nya mått och öppna ändrafönstret / objektfönstret.

Fördela ner nyckeltalet på alla underliggande enheter med automatisk kopiering. Då får även nyskapade enheter, exempelvis nya skolor, tillgång till måttet. Spara och stäng.

Från objektfönstret: Välj "Fördelning" > "Fördela till fler enheter". Välj automatfördelning via de tre prickarna från översta enheten och Inkludera alla underliggande. Bekräfta med bocken.

     

Från klassiska ändrafönstret: Välj fliken Enheter. Välj att uppföljning skall göras "På flera enheter". Håll muspekaren på raden för översta enheten under "Automatisk kopiering". Välj "Alla underliggande" och spara.

Välj in måtten i andra styrmodeller 

Navigera nu till den plats i systemet där nyckeltalet ska användas. Tryck sedan på lägg till och välj alternativet Välj in. Välj sedan styrmodell/produkt och sök upp det mått som du önskar att visa i planen. Bekräfta ditt val.

Från objektfönstret:  

   

Från klassiskt ändra-fönster:

Lägg till måttmall

Gå till administrationsmenyn Källsystem och externa koder. Klicka på skiftnyckeln för Kolada-integrationen.

Klicka sedan på skiftnyckeln för integrationen: 

Välj Kolada i drop-down-listan och du får automatiskt upp rutan Koppla måttmallar. 

De vita kolumnerna (Måttmall, Utfall, Utfall kvinnor, Utfall män) bör betraktas som fasta kolumner. Dessa kolumner motsvarar måttkolumner i Kolada som ska mappas mot måttkolumner i Stratsys måttmallar.  

Det finns två alternativ för hur du kan välja att sätta upp/anpassa deras nuvarande måttmallar efter Koladas måttkolumner:

1. Ett alternativ är att använda sig av befintliga måttmallar och komplettera dessa med kolumnerna utfall kvinnor och utfall män. Exemplet förutsätter att ni redan har en måttmall med en måttkolumn vid namn ”utfall”.
2. Det andra alternativet är att sätta upp nya måttmallar som endast ska användas för att välja in Koladamått. Detta passar er som inte vill ha med kolumnerna utfall kvinnor och utfall män samt eventuellt för utfall riket eller utfall länet i era vanliga måttmallar. 

Du kan göra en av mallarna till standard för Koladaintegrationen som indikeras av den blå flaggan. Detta innebär inte att mallen görs till standard för samtliga måttmallar (d.v.s. den blir inte standard även bland övriga mallar som du finner under ”Måttmallar” i den bakomliggande administrationen).  

För att skapa nya måttmallar till Koladaintegrationen går du till Måttmallar i Administrationen. Exempel på hur dessa kan byggas upp ser du på bilderna nedan. 

När du har skapat nya måttmallar eller lagt till måttkolumner för befintliga måttmallar kan du mappa ihop måttmallarna i Stratsys med de från Kolada. Det gör du genom att i drop-down-listorna välja:

1. 1. vilken mall som ska användas för Koladamåtten, samt
   2. specifikt vilken måttkolumn som respektive kolumn (utfall, utfall kvinnor, utfall män) ska mappas mot i respektive måttmall. Spara.  

Måttkolumner för jämförelsedata 

Det går att inkludera måttkolumner för jämförelsedata som t.ex. utfall riket eller utfall länet. Om du inte vet vad enhetskoden i Kolada heter så kan du klicka på frågetecknet och sedan på ”Hitta enhetskoder för Kolada”.

För att du ska få in önskade utfallskolumner från Kolada så är det viktigt att du skapat upp dessa kolumner i den måttmall som du ämnar använda för Koladamåtten. I exemplet nedan så ser du att det finns två måttkolumner i måttmallen som heter Riket och Utfall Länet som har mappats mot Koladas enhetskoder.  

Det går att komplettera måttmallarna du skapat för Kolada efter du satt upp det externa systemet. Du bör dock veta om att ändringar i måttmallar inte slår igenom på befintliga mått. Gör du ändringar i måttmallen uppdateras alltså inte de befintliga Kolada-måtten med ändringarna automatiskt. För att uppdatera befintliga mått med de nya inställningarna från måttmallen kan ni använda er av funktionen ändra flera mått.

Lägg till externkoder

Alla kommuner och regioner har en unik kod i Kolada. Det finns också underliggande enheter som har koder i Kolada.

 

Vilka enheter och jämförelsegrupper som våra kunder väljer att mappa upp varierar stort. De flesta mappar primärt kommunens kod, samt några jämförelsekommuners eller jämförelsegrupper.

Hitta kommunkod via Stratsys funktion

Gå till Organisationsträdet i administrationen och klicka på den översta enheten, exempelvis ”Kommunfullmäktige”.

 

För att hitta kommunkoden väljer du "Kolada" under externa system och klickar på förstoringsglaset som då visas till höger. Du länkas då till en sida där alla kommunkoder, enheter och områdesgrupper är sökbara.

Genom att klicka på de kopieringsikonen längst till höger kopierar du koden till urklipp, som du sedan kan klistra in som kod i din ursprungliga flik.

Du hittar även till denna sida via följande länk: Hitta Kolada-koder

Hitta kommunkod via Koladas funktion

Du kan också gå till Koladas hemsida (www.kolada.se) där du väljer ”Fri sökning” och skriver in namnet på din kommun. När sökresultatet genereras kan du hovra över kommunnamnet som dyker upp och du ser då kommunkoden (i exemplet nedan ”1484”).  

Du kan även använda följande länk för att få fram kommunkoden:

• http://api.kolada.se/v1/municipality/<kommunnamn>

där du byter ut <kommunnamn> mot den enhet du vill hitta.

I detta exempel får vi fram Lysekils id (1484): http://api.kolada.se/v1/municipality/lysekil

Svaret kommer i denna form där koden är i fetstil i exemplet: 

{"values":[{"id":"1484","title":"Lysekil","type":"K"}],"count":1}

Hitta koder för enheter 

Genom Stratsys sökfunktion hitta Kolada-koder kan du enkelt expandera informationen för din kommun för att hitta koder för underliggande enheter. Klicka på plustecknet framför kommun-namnet. Kopiera sedan koderna till urklipp med kopieringsknappen.

Du kan också söka direkt på enhetsnamnen i sökfunktionen.

Via API:et: När du har din kommunkod kan du hitta underliggande enheter på liknande sätt. Använd länken 

• https://api.kolada.se/v1/ou/<kod>

där du byter ut <kod> mot din kommunkod.   

I följande exempel får vi fram enhetskoderna för Lysekil:  http://api.kolada.se/v1/ou/1484 som ger följande svar:

För att få en mer överskådlig bild över enheterna, kopiera allt som genererats i föregående steg och gå nu till: http://jsonviewer.stack.hu/ där du klistrar in resultatet och klickar på Format:  

Det är även bra att klistra in listan på enheter i ett Excelark (exempelvis i en separat flik) då det underlättar att göra mappningen längre fram. 

Hitta namn på kommungrupper 

Genom Stratsys sökfunktion hitta Kolada-koder kan du lista alla jämförelsegrupper och söka efter dem i sökfältet. Kopiera sedan koderna till urklipp med kopieringsknappen.

Klistra in koden i jämförelsekolumnen: 

I följande Excel från SKR går det också att hitta jämförelsegrupperna (dokumentet laddas ner när du klickar på länken): Kommungruppsindelning 2023 

Sök sedan på kommungruppsnamnet i Stratsys, så hittar du rätt grupp som du kan koppla till en utfallskolumn: 

Mappning av enheter

Det finns olika sätt att mappa enheter på. Det går att lägga in alla externa koder manuellt, men det kan vara tidskrävande.

Vid ett större mappningsarbete kan en inläsning bli aktuellt. För mer information, kontakta Stratsys.

För att mappa en enhetskod från Kolada med en enhet i Stratsys går du till Administrationen och därefter Organisation. Här klickar du på den enhet som du önskar lägga in en kod för (i exemplet nedan ”Kommunfullmäktige-nivå”, se nästa sida). Klicka på Extern kod och klistra sedan in koden för den aktuella enheten. Välj Spara.  

Det går även att mappa enheter genom att gå till Källsystem och externa koder, fliken Externa koder och i drop-down-listan för ”Extern kod” välja Enheter.  

 

Sök och kopiera med kopieringsknappen, se mer information runt detta i avsnittet ovan.

Mappning av flera koder till samma enhet

Det finns stöd för att mappa flera koder till samma enhet för externkod på enhetsnivå. Detta kan vara tillämpligt om en enhet har råkat rapportera in utfall med olika enhetsnamn olika år trots att det egentligen är samma enhet, till exempel "Förskolan blåbäret" ett år och "Blåbärets förskola" övriga år.

Om du vill mappa flera koder till samma enhet, gör du det via en semikolon-separerad lista (;).

Resultatet kombineras på följande sätt:

Om enheten som representerar den första koden (1) har utfall på nyckeltal för åren 2021, 2022 och 2023, och enheten som representerar den andra koden (2) har resultat för 2023 och 2024, så kommer det bli ett kombinerat utfall med samtliga år från enhet 1 samt utfallet för 2024 från enhet 2.

I de fall enheterna har resultat inrapporterat på samma år spelar alltså ordningen roll, i övriga fall inte.

Uppdatera samtliga Kolada-mått manuellt

Du kan göra en manuell uppdatering av måtten från Kolada vid behov:

1. Gå till Källsystem och externa koder i administrationen och fliken Externa system och klicka på skiftnyckeln för Kolada:  
   
2. Klicka åter på skiftnyckeln för Kolada 
   
3. Klicka på Uppdatera måttdata och välj därefter Tillbaka eller gå dit du önskar. 
   
   

Uppdateringen av måttdata slår igenom för alla mått och enheter. Det rekommenderade arbetssättet är just därför att först 

1. Välja in mått,
2. Skjuta ner måtten till enheterna,
3. Uppdatera måttdata.   

Övrig information

Automatisk fördelning av data till underliggande nivåer

Koladamått fördelas automatiskt ner i trädet utan att någon konsolidering behöver göras. Notera att detta ej gäller enheter längst ut i organisationströdet. Önskar ni få kommunövergripande utfall på dessa enheter kan ni använda er av konsolideringsformeln "gemensamt värde" för de aktuella kolumnerna.

Logik vid avsaknad av enhetskod i Stratsys

Finns ingen enhetskod definierad på enheten i Stratsys så hämtas värdet från den närmaste förälder-enheten där en enhetskod finns definerad. Som ovan gäller detta ej enheter längst ut i organisationsträdet. 

Unika koder

Varje enhet har en unik kod i Kolada. Det går alltså inte att mappa flera enheter i Stratsys med en och samma Koladakod. 

Begränsa behörigheten

Förslagsvis ska endast några få personer ha behörighet att komma åt styrmodellen för Kolada annars finns risken att enheter på lägre nivå kan hämta in Koladamått vilket kanske inte är önskvärt då ett mått från Kolada endast kan hämtas in en gång vilket förslagsvis då görs på KF-nivå och skickas nedåt).  

Koladaikon

Om det finns önskemål om att tydliggöra vilka mått som är inhämtade från Kolada finns det en Koladaikon nedan. Denna kan användas vid skapandet av en nyckelordsgrupp för ovan nämnda ändamål. Lägg till nodegenskapen nyckelord för att ikonen senare ska kunna visas i vyer.