Ett läsår ingår i två olika budgetår. Den här guiden hjälper dig att få planen för det nya budgetåret så bra som möjligt med avseende på läsår kontra budgetår. I detta exempel tittar vi på år 2019 och 2020 med en lågstadieskola (åk 1-3).

Läsåret består av en hösttermin (HT) från 2019 och en vårtermin (VT) från 2020. Här representeras planerna för 2019 och 2020 av två årshjul med två terminer vardera. Läsåret består av de blå terminerna:

Klasserna från HT 2019 vill vi hålla intakta till VT 2020, då detta är samma läsår. När du kopierar planen med alternativet ”Kopiera till nästa budgetår” så kopieras höstterminens data därför till vårterminen. Vi får då med klasser, arbetslag, timplan och tjänstefördelning som bör stämma ganska bra för VT 2020:

Däremot stämmer inte HT 2020 så bra. Då blir ju klass 1a vår nya klass 2a, 1b blir 2b och så vidare. De högsta årskurserna (här 3a och 3b) försvinner till en ny mellanstadieskola. Vi plockar därför bort de högsta årskurserna på HT och flyttar upp de andra en årskurs:

Till sist lägger vi till de lägsta årskurserna som startar på skolan när HT börjar (här 1a och 1b):

Nog med teori – nu sätter vi igång!

Kopiera planen till nästa budgetår

Gå till menyn Planer. Välj "Kopiera till nästa budgetår" på din mest aktuella plan för nuvarande år. Uppdatera namnet och spara. Planen öppnas automatiskt.

Uppdatera planinställningar

Observera att i vissa organisationer skall du inte röra Planinställningarna alls - hör med din lokala kontaktperson om du är osäker!

Nu har vi en ny plan som vi kan börja anpassa för kommande år. Då är det dags att gå igenom och göra justeringar för planens olika områden.

Om din plan är aktuell kanske du inte behöver göra så mycket. Om det var ett år sedan du tittade på planen sist kan det vara idé att vara mer noggrann!

Läs om de olika inställningarna under Planinställningar.

Lägg till/ta bort personal

Se över om personal har slutat under föregående budgetår och tag i så fall bort dessa från personallistan. Lägg till nyanställd personal. Du kan också lägga till vakanser, se: Vakant personal.

För att få in behörigheter för ny personal: Be din administratör att beställa och uppdatera behörigheter för hela kommunen. Uppdatera behörigheterna när du får klartecken att inläsningen är klar. Detta gör du här:

Fördela om personal

Se till att din personal ligger på rätt kostnadsfördelningsgrupper med rätt fördelning och att all personal är fördelad, dvs att listan under "Ej fördelad personal" blir tom.

Fördela klart din personal genom att använda kostnadsfördelningsgrupper i kategorin "kostnadsfri" för frånvarande personal - personal som läggs i kostnadsfria grupper drar ingen kostnad i personalbudgeten. Läs mer om detta här:

Gör planerade ändringar för din fördelade personal för kommande budgetår. Har du lagt till personal, se till att den hamnade rätt i fördelningssteget.

Tänk på att fördelningen är separat för Vår och Höst!

Arbetslag

Gå även igenom arbetslagslistorna. Kommer ni att arbeta med samma arbetslag även nästa budgetår? Behöver ni lägga till arbetslag för hösttermin nästa läsår? Tänk på att arbetslagen är separata listor för Vår och Höst.

Se till att ny personal och nya klasser har hamnat i rätt arbetslag. Tänk på att även arbetslagsfördelningen är separat för Vår och Höst.

Korrekta löner och simulerad löneökning

Korrekta löner

Säkerställ först att lönerna är korrekta just nu i planen. I personalvyn ser du vilken lön som gäller för din personal för dagens datum. För att få en överblick av vilket lönedatum som gäller just nu, kan du exportera personalen till en tabellfil:

Här kommer ett exempel:

Antag att filen exporteras 2022-09-13 och ser ut som nedan:

I exemplet ovan är alltså aktuellt lönedatum 2021-04-01 för personalen. Om det har skett en lönerevision år 2022, så är lönerna alltså inte aktuella utan behöver justeras.

Uppdatera filen med nya löner och lönedatum enligt samma format, och importera filen - läs mer här: Importera personal

Simulerad löneökning

Gör en simulerad lönerevision för att få en mer rättvisande budgetberäkning för nästa år. I detta läge vet du inte vad de nya lönerna kommer att bli, men du kan göra en uppskattning och senare uppdatera till verkliga värden.

Antingen kan du lägga den förmodade löneökningen som en klumpsumma under tillfälliga kostnader:

Ta då Årskostnaden för personalbudgeten gånger den förmodade löneökningen gånger den del av året som löneökningen gäller (t.ex. april till december, 75% av året), exempelvis:

42.350.000 kr * 0,02 * 0,75 = 635250 kr

Eller så gör du revisionen genom att räkna upp personalens löner med ett schablonpåslag. Då gör du enklast såhär:

Exportera personalen (se bild i avsnittet ovan) - exportfilen öppnas i t.ex. Excel
I den exporterade filen uppdaterar du löner och lönedatum, förslagsvis till 1:a april för det nya budgetåret.
Spara filen på din dator och importera den igen från menyn "Importer > Personal"

Läs mer om importer och exporter.

Ändra Grundtimplan

Observera att du sällan behöver göra detta steg, och i vissa organisationer skall du inte röra Grundtimplanen alls - kolla med din lokala kontaktperson om du är osäker!

Titta igenom din Grundtimplan. Om du ska ändra vissa ämnen för hösten p.g.a. Skolverkets ändringar till stadieindelad timplan, se följande artikel: Ändra Grundtimplanen för hösten

Klassuppflyttning

Klasserna för våren stämmer redan, men höstens klasser behöver vanligtvis flyttas upp.

Om ni vanligtvis arbetar så att lärarna följer med klassen till nästa årskurs, gör så här:

Gå till Uppsättning > Klasser och grupper och byt till Höst:

Ta först bort klasserna för högsta årskursen, t.ex. åk 9 (för att undvika namnkonflikter i nästa steg)
Editera klasserna en och en – börja med den högsta årskursen, t.ex. åk 8. För exempelvis klass 8A:
- Byt namn till 9A
- Byt årskurs till Åk 9
- Byt arbetslag vid behov
- Uppdatera antal elever vid behov
- Spara
Arbeta igenom klasserna enligt ovan från högsta årskurs till lägsta.
Lägg sist till de nya klasserna för höstterminen, t.ex. 1A, 1B osv

Genom att följa denna process följer gjord bemanning med i Bemanningsplanen för befintliga klasser upp till nästa årskurs.

Observera att eventuella förstärkningar gjorda i Timplanen följer också med klassen i detta fall och klasserna kan då få fel grundtid för årskursen. Du kan rensa samtliga förstärkningar i höstens timplan genom att gå till Timplan och välja "Återställ till Grundtimplan" från "trepricksmenyn":

Om ni vanligtvis arbetar så att lärarna stannar i samma årskurs, gör så här:

Gå till Uppsättning > Klasser och grupper och byt till Höst:

Editera klasserna en och en. För exempelvis klass 9A:
- Uppdatera antal elever så att det stämmer med den nya klassen
- Spara

Genom att följa denna process stannar gjord bemanning med i Bemanningsplanen på befintliga klasser. Förstärkningar stannar också kvar på samtliga klasser.

Uppdatera sedan Antal elever i fritidshem för nästa år om din skola har fritidsverksamhet via knappen "ELEVER I FH" i denna vy.

Förstärkningar

Titta även igenom din Timplan – finns det förstärkningar för klasser/grupper som behöver ses över?

Fundera igenom måluppfyllelsen för de olika ämnena, speciellt där det finns förstärkningar – hur använder du resurserna på bästa sätt nästa år?

Om du vill ta bort förstärkningar, klicka på ”minustecknet” – du tar då bort överskrivningen och använder åter tiden från Grundtimplanen. Detta är viktigt att se över för de ämnen du eventuellt har ändrat i Grundtimplanen, då ändringar i Grundtimplanen inte slår igenom där det finns överskrivningar i Timplan.

I exemplet nedan har Geografi inga överskrivningar/förstärkningen - tiden kommer från Grundtimplanen, medan Hem- och konsumentkunskap är förstärkt.

Justera bemanning

Börja med att plocka bort bemanning för personal som nu har hamnat i en kostnadsfri kategori - följ denna artikel om du inte vet hur: Hitta bemanning på kostnadsfri personal

Justera tiderna för den ändrade årskursen vid behov. Du ser om det behövs på två sätt:

Du kan ha fått information om att mer tid ska läggas ut för den nya årskursen
Du kan ha fått varningar om för mycket utlagd tid

Vid för mycket eller för lite tid: Leta upp ämnesblocket och minska/öka tiden som tooltippen anger, alternativt ta bort blocket och lägg till det igen – det kommer då automatiskt få den korrekta tiden.

Det är också bra att tänka igenom:

Håller undervisningen ihop bra inom arbetslagen?
Hur många lärare träffar eleverna och vice versa varje vecka?
Är all undervisning behörig? Om inte, går situationen att förbättra genom rockader?
Har alla pedagoger en rimlig arbetssituation beträffande mängden undervisning? Det viktiga är inte att stapeln för undervisningstid är exakt på 100%, utan att situationen för individen blir bra!

Justera ekonomi

Gå till Budget > Intäkter och Kostnader.

Elevintäkter / Verksamhetsanslag: Uppdatera anslaget med de beräknade intäkterna för elevpengen som gäller nästa budgetår, antingen i Elevintäkter om ni använder det, eller som klumpsumma i Verksamhetsanslag.
Intäkter: Hur ser intäktssidan ut? Kan vi räkna med extra statsbidrag eller andra extra inkomster? Är det några av inkomsterna som faller bort nästa år? Ta i så fall bort dem
Driftskostnader: Hur såg utfallet ut får året? Skall vi öka/minska driftsposterna? Gör nödvändiga uppdateringar
Tillfälliga kostnader: Blev utfallet för vikariekostnader enligt plan? Behöver kostnaden justeras för nästa år?

Analys

Nu är din plan uppdaterad. Bra jobbat!

Gå tillbaks till Översiktssidan. Hur ser det förväntade resultatet ut? Om det är negativt, hur kan jag tänka runt min organisation för att vända det?

Kan jag ändra den inre organisationen med min klass- och gruppsammansättning?
Se över ”Årskostnad och antal tjänster per kostnadsfördelningsgrupp” – hur mycket pengar lägger jag på t.ex. administration?
Titta på tabellerna ”Tjänster uppdelat på kategori”.
- Är det bra match mellan beräknade och faktiska tjänster på de olika områdena?
- Om inte, hur kan jag justera upp min organisation så att det blir mer hållbart?
Se över dina förstärkningar för timplanen. Är de riktade mot högre måluppfyllelse eller finns det andra (mindre viktiga) skäl bakom förstärkningarna?
Kan jag göra något på utgiftssidan med min planerade drift och/eller vikariekostnader?
Finns det intäkter som går utöka budgeten med, t.ex. statsbidrag?
Går det att lösa organisationen utan någon planerad nyanställning?

Om du vill laborera med olika parametrar enligt ovan, ta en ny kopia av din plan (denna gång med samma budgetår och utan att kopiera höst till vår) och börja justera enligt dina idéer!

Stöter du på problem eller har frågor och idéer, maila oss gärna på: support@stratsys.se

Lycka till!