Hoppa till innehåll
Svenska
Saknar du något i manualen, klicka här!
Gå till Stratsys hemsida
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Anonymisering

Anonymisera användare som är borttagna manuellt eller per automatik.

Beskrivning

Bra att veta om anonymisering för: 

Hur gör jag för att anonymisera?

Går det att automatisera anonymiseringen?

Kan jag ångra anonymiseringen?

Beskrivning

Med anonymisering avses att personuppgifter behandlas på så sätt att personen inte längre kan identifieras utifrån dessa. Syftet med funktionen är att uppfylla krav utifrån GDPR avseende personuppgiftsbehandling.

När en anonymisering av en användare är gjord så går den inte att återställa igen.

Varning: Anonymisering går inte att ångra. När anonymiseringen är gjord så kan man inte längre återställa den borttagna användaren.

Bra att veta om anonymisering för: 

Vyer och noder

För vyer och noder i produkter, t.ex. Verksamhetsplanering, gäller följande: 

Kommentarer och ansvar:

De kommentarer, datainmatningar och andra uppföljningar som användaren har gjort försvinner inte, men man kan inte längre se vem som har gjort inmatningen eller ändringen, utan det står "anonymiserad" istället för namnet. Detta gäller även noder där användaren haft ansvar.

Skillnaden mellan borttagning och anonymisering är att namnet fortfarande syns på en borttagen användare. I en ansvarsroll i en nod ser en borttagen användare ut så här: 

Medan en anonymiserad användare står det [Anonymiserad] istället för namnet på användaren:

Exempel på en kommentar skriven av en anonymiserad användare: 

Vad påverkas:

Användaren kommer anges som Anonymiserad i alla noder i alla vyer i alla styrmodeller för samtliga databaser där användaren är invald som användare.

Rapporter

I rapporter som är öppna för rapportering kommer namnen på användare som eventuellt visas i rapporten bytas ut mot [Anonymiserad] nästa gång rapporten öppnas. 

Dock kommer ingen förändring ske i klarmarkerade och arkiverade rapporter - dessa är att betrakta som exempelvis exporterade .pdf:er, och här kommer eventuella namn på rapportörer stå kvar efter anonymiseringen.  

Klara och arkiverade rapporter måste rensas manuellt ur den aktuella databasen om ni har krav på rensning av personuppgifter efter en viss tid.

Vad gäller historiska databaser så sparas dessa två år tillbaks i tiden om ni som kund inte har ett annat avtal. 

Observera: Det går fortfarande att se vem som gjort inrapporteringen i i klarmarkerade och arkiverade rapporter. Detta gäller även i historiska databaser.


Meetings

När du anonymiserar en användare från Plattformen påverkar detta även användarens deltagande i Meetings.

Användaren anges då som Anonymiserad i samtliga protokoll denna har deltagit i, det vill säga även alla historiska protokoll. 

Det går efter anonymisering inte längre att se vilka möten användaren har deltagit i, eller vilka beslut eller åtgärder denne har varit ansvarig för. 

Dock blir redan exporterade och skickade protokoll opåverkade. Om historikern är viktig behöver ni ha en rutin att exportera era mötesprotokoll och spara på ett annat ställe för att samtidigt använda anonymiseringsfunktionen.

Observera: Anonymisering påverkar även samtliga historiska protokoll som användaren har deltagit i.

Resursplanering

Anonymisering av en användare påverkar inte denne persons eventuella personuppgifter i produkten Resursplanering.

Om du exempelvis anonymiserar en Rektor som har varit användare av Stratsys, så kan denna persons uppgifter ändå finnas kvar i personaldatan i planerna i Resurplanering efter anonymiseringen då dessa uppgifter inte är sammankopplade.

Kontakta Stratsys om du har frågor runt detta. 

Hur gör jag för att anonymisera?

Anonymisering är en funktion i plattformsadministrationen som kan göras efter att man tagit bort en användare.

För att komma åt plattformsadministrationen, klicka på ikonen längst ner till vänster i er Stratsys-miljö.

Klicka sedan på 'Borttagna användare' i den vänstra menyn. Välj därefter den borttagna användaren som ska anonymiseras genom att klicka på de tre prickarna och välj 'Anonymisera'. För att anonymisera en användare räcker det med att du har rollen användaradministratör.

Går det att automatisera anonymiseringen?

Det går att ställa in så att anonymiseringar sker per automatik. Du behöver då aktivera automatisk anonymisering vilket görs genom att slå på en toggel (1) och sedan ange antal dagar från det att användaren blir borttagen tills dess att användaren skall bli anonymiserad (2). Det krävs att du har rollen superadministratör i plattformen för att kunna ställa in en regel.

Mer om hur man skapar/ändrar/tar bort och återställer användare finner ni i följande manualartikel: Användarhantering i plattformen

Kan jag ångra anonymiseringen?

Det går inte att ångra anonymiseringen eller återställa en anonymiserad användare. Men om du behöver lägga till en användare som har blivit anonymiserad så går det bra att lägga till den igen som en ny användare.
Denna användare blir då helt ny och har ingen koppling kvar till den gamla borttagna användaren - historik, ansvar med mera finns alltså inte kvar och de kommentarer som den anonymiserade användare har gjort har fortsatt en anonym avsändare.
Du kan återanvända samma användarnamn och email-adress som den användare hade som har blivit anonymiserad.