Bifoga bilagor som länkar i dina objekt och välj vilka enheter som skall få tillgång till dessa.
Aktivera möjlighet att lägga till dokument och länkar
Inställningar för synlighet av bifogat material
Textobjekt och synlighet av bifogat material
Mått- och aktivitetsobjekt och synlighet av bifogat material
Välj om bilagor skall synliggöras nedåt
Synliggör bifogat material i vyer- Lägg till bilagor i uppföljningsfönstret (separat artikel)
- Lägg till bilagor i objektfönstret
- Lägg till bilagor i ändrafönstret
Beskrivning
Du kan bifoga bilagor som länkar eller dokument i objekt / noder som stöd för användare. Det kan till exempel vara länkar till regelverk för processer, eller interna dokument som beskriver en mätmetod.
Denna artikel beskriver hur du administrerar inställningarna för dessa bilagor. För att göra själva inställningarna behöver du vara administratör.
Vår rekommendation är att i första hand bifoga länkar till era bilagor istället för att ladda upp en kopia av dokumentet. Detta ger en mer flexibel funktion i vårt system.
Genom att länka till dokument kan ni också använda delade dokument, och behovet att ladda upp nya uppdaterade dokument minskar då. I stället uppdaterar ni ert interna dokument i ert dokumenthanteringssystem.
Det dessutom ger en extra kontroll att den användare som öppnar dokumentet är behörig att läsa just detta dokument.
Aktivera möjlighet att lägga till bilagor
För att användare skall kunna lägga till dokument och länkar i de olika objektstyperna måste detta vara aktiverat i Nodtypsinställningar i administrationen. Du kan styra inställningen per objektstyp.
Gå till denna administrationssida, och klicka i boxen "Möjliggör bilagor för..." för den eller de nodtyper du vill kunna bifoga material till, och spara.
Inställningar för synlighet av bilagor
De olika objektstyperna skiljer sig åt i beteende något och beskrivs här i två olika sektioner.
Textobjekt
För textobjekt gäller:
- Du kan ladda upp filer på den enhetsnivå som objektet skapades på (vanligtvis översta nivån) och då välja om du vill synliggöra den till underliggande enheter.
- Du kan ladda upp länkar på samtliga enhetsnivåer och välja om du vill synliggöra dessa till underliggande enheter.
Mått- och aktivitetsobjekt
Med konsolidering
För mått- och aktivitetsobjekt finns en övergripande inställning om ni vill att länkar och dokument endast skall vara möjliga att lägga till från översta nivån. De kommer då också alltid vara synliga på samtliga underliggande nivåer. Med denna inställning försvinner möjligheten att synliggöra enskilda dokument och länkar nedåt.
Se inställningarna för dokument som konsolideringsfält för hur detta fungerar.
Utan konsolidering
Om den övergripande konsoliderande egenskapen inte används, gäller följande för mått- och aktivitetsobjekt:
- Du kan ladda upp filer på samtliga enhetsnivåer.
- Om du laddar upp en fil från översta enheten kan du välja om du vill synliggöra den till underliggande enheter. För uppladdning på andra enheter blir filen synlig endast på aktuell enhet.
- Du kan ladda upp länkar på samtliga enhetsnivåer och välja om du vill synliggöra dessa till underliggande enheter
Välj om bilagor skall synliggöras nedåt
För filer och länkar som laddas upp kan du bestämma om den också skall synas på underliggande enheter. Om egenskapen inte syns, går det dock inte att synliggöra - se avsnitten med regler ovan.
Standard är att denna egenskap är förvald när du lägger till en fil eller länk, men du kan kryssa ur den om du vill att det bifogade materialet bara skall vara tillgängligt på den nivå du just nu har valt i organisationsväljaren.
I uppföljningsfönstret och i objektsfönstret heter egenskapen "Fördela": 
I det klassiska ändrafönstret heter samma egenskap "Synlig nedåt".
När du bifogat en länk eller fil, kan du i uppföljningsfönstret se om den är fördelad nedåt via fördelningsikonen. Du kan dock inte ändra fördelningen i efterhand, utan då får du lägga till länken eller filen på nytt och då fördela ner den.
Observera att ett dokument eller länk endast går att ta bort på den nivå det lades till.
Synliggör bilagor i vyer
Bifogat material går alltid att nå från uppföljningsfönstret och det klassiska ändrafönstret.
I de nya vytyperna visas ett gem om det finns en eller flera bilagor bifogade till objektet. Detta sker automatiskt, och ingen extra nodegenskap krävs i vyns inställningar för detta.
Genom att klicka på gemet, kan du gå direkt till länken eller ladda ner dokumentet: 
I de klassiska vyerna lägger du till nodegenskapen "Dokumentikon" för att synliggöra bilagor. Den finns i två storlekar, normal och liten. 
Nedan visas den normalstora ikonen i en klassisk vy.
Lägg till bilagor i uppföljningsfönstret
Från uppföljningsfönstret lägger du till dokument och länkar via fliken till höger. Se en beskrivning här: Bilagor i uppföljningsfönstret
Lägg till bilagor i objektfönstret
I objektfönstret kan du lägga till bilagor genom att välja detta menyalternativ från trepricksmenyn högst uppe i högra hörnet.
Välj om du vill lägga till en länk eller en fil via rullistan:
När du lägger till en bilaga kan du välja om underliggande enheter skall få tillgång till denna via egenskapen "Fördela".
När du har lagt till en bilaga till objektet visas detta med ett gem högst upp i fönstret på de nivåer där bilagan är tillgänglig.
Du kan lägga till fler bilagor, ta bort nuvarande bilagor med hjälp av papperskorgen samt gå till länken / ladda ner filen via gemet.
Lägg till bilagor i klassiskt ändrafönster
Från det klassiska ändrafönstret kan du lägga till bilagor via fliken "Dokument". Välj dock i första hand att göra detta via uppföljningsfönstret, då detta har ett nyare gränssnitt med mer stöd för funktionen.
