Konsolideringsformler (för mått)

Vad händer med inrapporterade värden om jag ändrar konsolideringsformel?

Hitta till inställningarna

Från objektfönstret

Från klassiska ändrafönstret

Konsolideringsformler för måttkolumner med siffervärden

Konsolideringsformler för måttkolumner med svarsalternativ i färg (checklistefrågor)

Skapa egen konsolidering - olika konsolidering på olika enheter

Beskrivning

För alla måttobjekt som är fördelade till mer än en enhet kan du använda beräkningar genom konsolideringsformler. Måttobjekt kan hos er heta mätetal, indikatorer, KPI:er, risker eller liknande.

Konsolideringsformler möjliggör olika beräkningar från underliggande enheters rapportering uppåt i organisationen. Det går även att skjuta ner ett gemensamt värde till underliggande enheter. 

Beroende på om måttkolumnerna är inställda på att inmatning ska ske via siffror eller svarsalternativ med färg (oftast checklistefrågor) fungerar konsolideringsformlerna på olika sätt.

 

 

Vad händer med inrapporterade värden om jag ändrar konsolideringsformel?

De inrapporterade värdena på måttet ligger kvar, om inte formeln du ändrar till kräver att utfallsvärdena ändras. Om formeln kräver detta så kommer utfallsvärdena att skrivas över och det är då inte möjligt att få tillbaka värdena. 

Exempel: Ponera att du har ett mått som inte har någon summering alls. De olika enheterna får då rapportera in egna utfall på varje enhetsnivå. Om ni ändrar formel till summa, så kommer utfallen att skrivas över för alla enheter som har en rapporterande enhet under sig. Att ändra från summa till ingen formel kommer däremot inte att påverka några mått. All måttdata kommer att ligga kvar.

Om du redan har delat ut måttet till underliggande enheter och lagt en konsolideringsformel som t.ex. Summa och därefter vill lägga till en enhet till konsolideringskedjan så kommer du att tappa inrapporterad data då Summeringen nu beräknas på den nya enhetskedjan.

 

Hitta till inställningarna

Från objektfönstret:

I objektfönstret väljer du "Inställningar" (kugghjulet) och sedan "Ändra kolumninställningar" som du hittar i respektive kolumns kontextmeny (tre prickar).Inställningen "Konsolidering för enheter" ligger sedan längst ner i fliken "Rapportering". 

Om en kolumn redan har en konsolideringsformel så visas detta med en ikon ("pil som utgår från tre enheter") uppe till vänster i kolumnen.

Om du håller muspekaren över ikonen så kan du se vilken formel som är används för kolumnen. 

Om en kolumn inte har en formel inställd redan, så visas sektionen om konsolidering som ihopfälld. Tryck då på reglaget för att kunna gå vidare och välja formel.

. 

Om inställningen visas som utgråad behöver du först fördela ner ditt objekt till andra enheter innan du kan ställa in formler. 

Från klassiska ändrafönstret:

Här hittar du konsolideringsformler under fliken Enheter.

För att inställningen ska visas krävs att "Uppföljning ska göras - På flera enheter" är markerad och enheter valda i trädet (1)

Till höger (2) visas nu alla måttkolumner som måttet har. I exemplet i bilden finns tre måttkolumner: Utfall, Mål och Måluppfyllnad. För varje kolumn finns en rullista där konsolideringsformeln ställs in.

 

Konsolideringsformler för måttkolumner med siffervärden

Välj formel

För måttkolumner som använder siffervärden (samt svarsalternativ utan färginställningar) finns formlerna Summa, Medelvärde, Max/min och Gemensamt värde. När du har valt formel väljer du om formeln skall beräknas endast om samtliga enheter har rapporterat, eller så fort det finns minst ett tillgängligt värde för någon av enheterna. 

För formlerna "max" och "min" gäller alltid att tillgängliga värden används. 

I klassiska ändrafönstret finns samma alternativ, men här väljer du en kombination av formeln och beräkningsvariant i rullistan.

Beskrivning av formlerna

• Ingen formel: Ingen beräkning görs. Respektive enhet i organisationsträdet, inklusive mellannivåer och översta nivån, rapporterar sitt eget värde. "Ingen" skall användas för alla måttkolumner som innehåller en beräkningsformel (med några få undantag).
• Summa: De värden/siffror som de understa enheterna rapporterar kommer att summeras uppåt i kedjan och ge en summering på respektive mellannivå samt på översta nivån.
  
  Summan kommer visas när samtliga underliggande enheter har rapporterat in, eller så fort första enheten har rapporterat beroende på beräkningsvariant. 
  
  Exempel på beräkning av tillgängliga värden: 
  
  
  
• Medelvärde: De värden/siffror som de understa enheterna i konsolideringskedjan rapporterar kommer att kommer att räknas ihop till ett medelvärde uppåt i kedjan och ge ett medelvärde på respektive mellannivå och på översta nivån.
  
  Medelvärdet beräknas när samtliga underliggande enheter har rapporterat in, eller så fort första enheten har rapporterat beroende på beräkningsvariant.
  
  Tänk på att inte medelvärdesbilda procentuella utfall då detta inte blir matematiskt korrekt. Medelvärdesbilda utfallet istället, och beräkna procent i en annan kolumn. 
  
  
  
• Gemensamt värde: Innebär att värdet på den översta nivån i konsolideringskedjan kommer att skjutas ut och användas på alla enheter. 
  De underliggande enheterna kan inte ändra på värdet, utan endast översta nivån kan rapportera. 
  Gemensamt värde används exempelvis när ett målvärde ska vara samma för alla enheter.
  
• Max: Det maximala tillgängliga värdet som är rapporterat av underliggande enheter propageras uppåt i kedjan. 
  
• Min: Det minimala tillgängliga värdet som är rapporterat av underliggande enheter propageras uppåt i kedjan. 
  

Det går att använda vissa av dessa formler med data inrapporterat från samtliga enheter i trädet - se Konsolidera med eget värde.

Exempel:

(1) Utfall: Här beräknas ett medelvärde av vad enheterna under har fyllt i. 

(2) Målvärde: Ett gemensamt målvärde skrevs in på "Kommunfullmäktige" och det är det som visas på alla underliggande nivåer
(3) Måluppfyllnad: För måluppfyllnaden använder vi en beräkningsformel för måttkolumnen istället för att konsolidera. Ingen konsolidering skall användas då de värden som beräkningen sker över (Utfall och Målvärde) redan är konsoliderade och tillgängliga på alla nivåer.

Konsolideringsformler för måttkolumner med svarsalternativ med färg

Den här typen av måttkolumner och behov av konsolidering är vanligt använd av checklistefrågor. Läs mer om checklistor här.

För måttkolumner som använder sig av svarsalternativ som inmatning och har en fast färg kopplat till sig finns konsolideringsformler enligt nedan. De sista formlerna, Max/Min och Gemensamt värde fungerar på samma sätt som för siffror - se detta avsnitt.

 

För formlerna runt Svarsalternativ är det viktigt att ni tänker till kring tre saker:

1. Ska mellannivåer i organisationsträdet kunna ange ett eget svar, eller ska den nivåns svar sammanställas från de underliggande enheterna?
2. Om mellannivåer ska lämna ett eget svar: När svaren sammanställs, ska mellannivåns egna svar tas med i sammanställningen eller inte? 
3. Skall sammanställningen visas för närmsta nivån under, eller för samtliga underliggande enheter?

För att illustrera hur resultatet blir för de olika alternativen 1 till 6, används nedanstående organisation som har svarat på följande vis på en fråga:

1. Ingen:
   Ingen konsolidering betyder att ingen sammanställning görs. Alla nivåer kan ange ett eget svar. Resultatet för Nivå 1 blir följande: 
   
2. Svarsalternativ, sammanställ underliggande (objektfönster) / Svarsalternativ (klassiskt) 
   Endast lövenheterna, längst ut på organisationsträdet kan ange ett svar. Sammanställningen visar hur dessa lövenheter har svarat (vilka kan ligga på olika nivåer i trädet). För överliggande nivåer redovisas den färg som flest av de underliggande enheterna har svarat. Om flera färger hamnar på samma antal svar, visas den som har högst svarsvärde.
   Resultatet för Nivå 1 blir följande - svaret "Ofta" kommer från "Skolområde syd" som är en lövenhet på nivå 3.
   
3. Svarsalternativ med eget värde, sammanställ utan eget värde:
   Alla nivåer kan ange ett eget svar. Sammanställningen tittar på värdet en nivå ner i trädet beroende på var man befinner sig, men svaret för den egna nivån tas inte med i sammanställningen.
   Resultatet för Nivå 1 blir följande:
   
4. Svarsalternativ med eget värde, sammanställ med eget värde:
   Alla nivåer kan ange ett eget svar. Sammanställningen tittar på värdet en nivå ner i trädet beroende på var man befinner sig, och svaret för den egna nivån tas med i sammanställningen.
   Resultatet för Nivå 1 blir följande - det egna svaret räknas med:
   
   
   
5. Svarsalternativ med eget värde, sammanställ underliggande:
   Alla nivåer kan ange ett eget svar. Sammanställningen tittar på värdet från samtliga underliggande enheter, men svaret för den egna nivån tas inte med i sammanställningen.
   Resultatet för Nivå 1 blir följande:
   
   
   
6. Svarsalternativ med eget värde, sammanställ underliggande samt med det egna värdet: 
   Alla nivåer kan ange ett svar. Sammanställningen tittar på värdet från samtliga underliggande enheter, och svaret för den egna nivån tas med i sammanställningen.
   Resultatet för Nivå 1 blir följande - det egna svaret räknas med:
   
   
   

Skapa egen konsolidering - olika konsolidering på olika enheter 

Ibland kan man vilja ha olika konsolidering på olika nivåer i organisationen. Då kan man skapa en egen konsolidering som utgår från en underliggande enhet. Dessa fungerar på samma sätt som vanlig konsolidering, men skriver då över den konsolidering som finns från överliggande enhet. 

Gör så här för att skapa en egen konsolidering: 

Öppna måttet från den enhet du önskar skapa en egen konsolidering - enklast är att utgå från Konsolideringsvyn. Tryck på inställningar för måttet.

Välj sedan kolumninställningar för kolumnen.

Du får här upp alternativet "Ändra till egen konsolideringsformel". Klicka på länken för att skapa en separat konsolidering för denna grens underliggande enheter. 

När du har satt önskad konsolidering, så framkommer detta som en egen konsolidering. Alternativet att ta bort den egna konsolideringen visas också.

Man får också en tydlig överblick över vilka enheter som använder egen konsolidering, vilket förenklar analys och felsökning.

I exemplet kan utfall och mål se ut som följande, där Companygrenen jobbar med konsolidering, men övriga enheter sätter sina värden utan konsolidering.