Meetings & Do-board

Do-board

Hur du arbetar med do-boarden i Stratsys

Snabblänkar

Översikt av brädor

Sök och filtrera

Skapa en bräda 

Ändra en bräda

Ändra åtkomst till en bräda

Ta bort en bräda

Kopiera en bräda

Skapa en uppgift / ett kort

Ändra en uppgift / ett kort

Klarmarkera uppgifter / kort

Ta bort en uppgift / ett kort

Sätt fokus för en bräda

Allmänt

Med Do-boards kan du smidigt prioritera, omprioritera, fokusera och samarbeta med dina kollegor med dina dagliga uppgifter. Du och dina medarbetare kan dokumentera detaljer och hålla koll på status, samtidigt som ni ser utvecklingen av ert arbete i sin helhet.

Det finns ingen begränsning i hur många brädor du kan skapa, och du kan både ha helt privata brädor, brädor som du delar med utvalda kollegor samt publika brädor som alla som har en Stratsys-användare kan nå.

Tips! Läs mer om nyttan, syfte och användning i vårt blogginlägg!

Hitta till Do-boards / brädor: 

Dina brädor ligger till höger om Mitt arbete:

mceclip0.png

Översikt av dina brädor

I din översikt ser du:

1) Favoritbrädor - se: Favoriter

2) Dina brädor - dessa är du ägare till. Du ser om brädan har fler deltagare genom ikonen till höger.

3) Delade brädor - dessa har du tillgång till som deltagare, men du är inte ägare.

Sök och filtrera

Med hjälp av sökfunktionen på brädan kan du söka på alla kort. Du hittar förstoringsglaset  längst upp till höger på brädan. Du kan söka på uppgiftens namn, deadline, ansvariga, kategori och fokus.

Du kan också dölja eller visa kort som är klara.

Rensa sökfältet genom att klicka på krysset till höger i sökrutan:

mceclip9.png

Skapa en ny bräda

När du väljer Do-board-menyn kommer det vara tomt tills du har skapat din första bräda. 

För att skapa en bräda klickar du på knappen "Skapa bräda":

mceclip3.png

Ge din bräda ett namn och välj om du vill ha färdiga kolumner enligt Kanban (Att göra, Pågående och Klart) eller en tom yta som start.

mceclip4.png

Om du skapar en tom bräda, skapar du i nästa steg upp dina önskade kolumner - se ändra en bräda. Du kan när som helst ändra kolumnerna oavsett om du valt Kanban eller tom. 

Brädan som skapas hamnar i listan till vänster under "Mina" 

mceclip6.png

Ändra en bräda 

Byt namn på bräda och kolumner 

Du byter enkelt ut brädans namn genom att klicka på namnfältet. Namnet sparas så snart du lämnar fältet: 

 mceclip7.png

På samma sätt byter du enkelt ut namnet på kolumnerna genom att ställa dig i namnfältet på kolumnen. Namnet sparas så snart du lämnar fältet.

mceclip8.png

Lägg till kolumn

Du lägger enkelt till nya kolumner genom att klicka på plus-knappen till höger om kolumnerna. På detta sättet kan du själv skapa upp det flöde som du behöver i ditt arbete. 

mceclip10.png

Namnge din kolumn 

mceclip12.png

Byt plats på kolumner 

Samtliga kolumner går att byta plats på med hjälp av drag-and-drop. Ta tag i en kolumn och dra den dit du önskar.

mceclip13.png

Ta bort kolumn

Du hittar alternativet "Ta bort" i kolumnens i tre-pricks-meny i kolumnens högra hörn:

  mceclip14.png

Observera att du som administratör inte kan återställa en borttagen kolumn. Skulle en kolumn tagits bort av misstag kan du kontakta Stratsys support.

Ändra åtkomsten till en bräda

Ändra deltagare

Brädans ägare - vanligtvis den som har skapat brädan - kan bjuda in andra Stratsysanvändare. Klicka på ikonen uppe till höger på brädan:

Sök fram de kollegor du önskar göra till deltagare av din bräda. Deltagare kan lägga till och ändra uppgifter i brädan men det är endast ägare som kan ändra inställningarna för brädan och ändra deltagare.

mceclip17.png

Ta bort deltagare genom tre-pricksmenyn. Om du inte ser menyn är du inte brädans ägare.  

Ändra ägare

När brädan är delad med andra personer kan du byta vem som är ägare för brädan - detta kan vara bra om t.ex. du byter arbetsuppgifter och någon annan skall ta över. Observera att du inte längre kan göra inställningar för brädan om du byter ägare.

Endast en person kan äga en bräda.

mceclip7.png

Lämna en bräda

Som deltagare kan du välja att lämna en bräda. Du är då inte längre deltagare på brädan och ser den inte längre i din lista över delade brädor.

Gör en bräda publik

Som ägare kan du göra en bräda publik. Den blir då åtkomlig för alla Stratsys-användare i organisationen via en länk som ges till de som skall ha åtkomst.

Den dyker alltså inte upp under Delade brädor för samtliga användare automatiskt, men du kan favoritmarkera den för att spara den i din översikt när du har öppnat den via länken. 

Observera att brädan inte blir åtkomlig utanför Stratsys -  det krävs alltså fortfarande ett användarkonto eller läskonto i Stratsys för att nå publika brädor. 

Länken till publika brädor finns alltid tillgänglig i brädan:

Ändra tillbaks till privat

Om du ändrar en bräda från publik till privat, så kommer de som har länken till den före detta publika brädan mötas av följande: 

Brädan plockas också bort från favoritbrädor för icke-deltagare.

Favoritmarkera en bräda

Du kan favoritmarkera en bräda genom att klicka på stjärnan i brädan enligt pilen, för att enklare hitta brädorna du använder mest. Den visas fortfarande under mina eller delade brädor. 

Du kan också favoritmarkera en publik bräda för att slippa använda länken i fortsättningen. 

Avmarkera stjärnan för att ta bort brädan från favoriter.

Ta bort en bräda

Du hittar alternativet "Ta bort" i tre-pricksmenyn uppe till höger. Hela brädan inklusive alla kort kommer att tas bort för samtliga som arbetar i brädan. Bekräfta borttagningen. 

Observera att du som administratör inte kan återställa en borttagen bräda. Skulle en bräda tagits bort av misstag kan du kontakta Stratsys support.

Kopiera en bräda

Du kan kopiera en hel bräda. Din kopierade bräda öppnas direkt och med namnet "(Kopia) namn-på-brädan":

Alla egenskaper, deltagare och kort som originalbrädan hade följer med vid kopieringen, förutom: 

  • Ägare: Du som kopierar blir automatiskt ägare. Tidigare ägare blir deltagare.
  • Egenskapen "Publik": En kopierad bräda blir alltid privat, men du kan ändra till publik om du vill.

Skapa en uppgift / ett kort

När du vill börja använda din bräda kan du börja skapa upp uppgifter som du sedan kan arbeta löpande med. 

Gör så här: 

mceclip21.png

1. Lägg till en ny uppgift genom att klicka på plustecknet längst upp i en kolumn. 

2. Beskriv din uppgift 

3. Uppgiften sparas automatiskt när den har fått ett namn  

Ändra en uppgift / ett kort

Efter att en uppgift skapats kan du komplettera med ytterligare information eller redigera befintlig info

Du kan: 

mceclip26.png

1. Ändra namn 

2. Sätta en deadline

3. Lägga till en tydligare beskrivning 

4. Skapa upp delaktiviteter som även går att bocka av 

mceclip23.png

5. Du och dina kollegor kan lägga till kommentarer längst ner om det är något som ni vill uppmärksamma varandra på eller bara som en notis till uppgiften. Samtliga kommentarer syns under "Händelser". 

6. Bifoga bilagor & länkar 

mceclip8.png

7. Lägga till och kategorisera din uppgift. 

mceclip25.png

8. Under detaljer kan du byta plats på din uppgift om du har råkat skapa den i fel bräda eller fel kolumn

Det är enkelt att spara

På brädan och korten finns ingen spara-knapp. Istället sparas informationen automatiskt.

För att stänga ett kort och jobba vidare, klicka på krysset i högra hörnet av uppgiften.

Information direkt på brädan

All information som finns i uppgiften syns som symboler direkt i brädan. Genom att hålla muspekaren över en av symbolerna får ni en indikation på om det finns delaktiviteter, kommentarer eller en deadline utan att behöva klicka in på varje uppgift. 

mceclip7.png

Arbeta aktivt med kolumnerna 

Du kan med hjälp av kolumnerna i din bräda hålla koll på vilken status uppgifterna befinner sig i. 

Detta kan ni göra enkelt med drag and drop. Då får du koll på vad som ska göras, vad som görs just nu och vad som är klart. 

 mceclip0.png

Klarmarkera uppgifter / kort

Du kan klarmarkera uppgifter genom att klicka in på kortet och bocka i "Klarmarkera" längst upp i vänstra hörnet

mceclip4.png

Uppgiften får då en grön bock som markerar att denna är klar. 

mceclip3.png

En uppgift flyttar sig aldrig automatiskt mellan kolumnerna. Men du kan använda drag and drop för att flytta kort mellan kolumnerna 

mceclip5.png

Klarmarkera flera uppgifter samtidigt 

Vill du klarmarkera alla kort i en kolumn kan du göra detta i ett svep genom att klicka på de tre prickarna i högra hörnet av kolumnen och välj "Klarmarkera alla".

Har du råkat klarmarkera kort som inte ska klarmarkeras? Inga problem! Klicka på kortet och bocka ur klarmarkeringen. 

mceclip9.png

Klarmarkera automatisk

Du kan även välja att klarmarkera samtliga kort för en hel kolumn. 

Om du tex har en kolumn som heter "Klart" kan du via de tre prickarna enligt bilden nedan kan du bocka i Klarmarkera automatiskt 

mceclip10.png 

Ta bort en uppgift / ett kort

För att ta bort ett kort, klicka på de tre punkterna uppe till höger och välj ta bort

  mceclip6.png

Sätt fokus för en bräda

Du har möjlighet att koppla ett eller flera mål i er strategiska plan mot en specifik do-bräda, vilket då blir brädans fokus. Det ger en möjlighet att förtydliga vilka mål ni arbetar med i denna bräda.

OBS! Det är endast ägaren av Do-brädan som kan välja in aktiviteter att visas som Fokus högst upp på en Do bräda. De användare som bjudits in till Do-brädan som deltagare har alltså inte denna möjlighet. De kan däremot koppla kort på Do-brädan mot respektive Fokus. 

Så här gör du:

  1. Gå till målet som du vill koppla
  2. Klicka på rapporteringsikonen mceclip5.png
  3. Uppe i högra hörnet står det "Beta"
  4. Välj den bräda du vill koppla målet till

(Beta innebär att det inte är en fullutvecklad funktionen utan en test på funktionalitet som vi håller på att vidareutveckla) 

mceclip1.png

Här ifrån kan du välja att gå direkt till din do-bräda eller fortsätta arbeta där du är

mceclip2.png

Målen hamnar längst upp i din bräda så att du enkelt får en överblick över vilka mål ni arbetar mot i den specifika brädan.

mceclip3.png

Här ifrån kan du välja att följa upp ditt mål direkt.

Du kan även ändra ikonen för målet till en som passar innehållet.

mceclip4.png

Efter ett mål blivit kopplat till en bräda kan du välja att koppla specifika aktiviteter i din bräda till målet: 

Gå in i ett kort och klicka på fokus då får du upp en lista med de mål som är kopplade till brädan att välja mellan

mceclip11.png