Du kan uppdatera löner och fördelning på din personal enkelt genom fil-importer.
Snabblänkar för denna artikel:
Beskrivning
Denna guide beskriver processen för att importera och uppdatera personal- och personalbudgetdata i ett system.
Syftet med dessa steg är att säkerställa att all personalinformation och budgetdata är korrekt och uppdaterad. Genom att följa dessa instruktioner kan användare enkelt lägga till ny personal, justera löner, fördela budget och uppdatera befintliga planer.
Detta säkerställer att organisationens databas är aktuell, vilket underlättar förvaltning och planering av personalresurser och budget.
Importera personal
I detta steg kommer gå igenom steg för hur du importerar personal.
Filens uppbyggnad
Viktigt: Filen ska vara i .csv-format. Skapa den i Excel och välj "Spara som"/"Save as" och välj detta format. Se till att följa dessa specifikationer:
Bilden nedan visar exempeldata. Tänk på följande:
-
Kolumn A-I måste ha exakt dessa rubriknamn:
Personnummer; Förnamn; Efternamn; Signatur (ej obligatorisk); Grundanställningsenhet; Anställningsdatum; Grundanställning; Lön (ej obligatorisk); Lön Giltig från; -
Alla fält måste ha korrekt format. Exempel:
- Personnummer: Kan anges med/utan streck och med 2 eller 4 siffror i årtalet.
- Datum: Använd formatet åååå-mm-dd.
- Lön: Kan sättas till 0 för vakanser och uppdateras manuellt senare.
Importera personal
Från vy Uppsättning - Personal, tryck på de tre punkterna till höger och välj "Importera personal"
Steg 1: Välj Fil
1. Välj filen du vill importera.
2. Om du vill, kan du hämta en exempelfil för att se hur Excel-filen bör vara uppbyggd.
Steg 2: Validering
Efter att du har valt din fil, kommer systemet att validera den. Om det finns några felaktigheter i filen kommer dessa att presenteras. Se exempelbild nedan för hur en felaktig fil kan se ut.
Steg 3: Sammanfattning
Efter valideringen får du en sammanfattning där du kan granska personalinformationen en sista gång innan import.
Importera personalbudget
I detta steg kommer vi gå igenom hur du importerar personal.
Filens uppbyggnad
Viktigt: Filen ska vara i .csv-format. Skapa den i Excel och välj "Spara som"/"Save as" och välj detta format. Se till att följa dessa specifikationer:
- Kolumn A-F måste vara med med exakt rätt rubriknamn:
- Personnummer; Förnamn; Efternamn; Kostnadsfördelningsgrupp; Fördelning; Fördelningsenhet
- Samtliga fält måste ha ett värde i rätt format - se exempel nedan.
- Kostnadsfördelningsgrupperna måste redan finnas i den plan man importerar till.
- Personnummer kan anges med eller utan streck och med 2 eller 4 siffror i årtalet.
- En person kan fördelas i flera grupper - ange då en rad per fördelning.
Notera: Om du har gjort steget "Importera Personal" så behöver inte filen innehålla Förnamn och Efternamn för personalen som finns i systemet, det räcker med att filen innehåller personnummer, samt de fält som ska uppdateras.
Importera personalbudget
Från vy Uppsättning - Personal, tryck på de tre punkterna till höger och välj "Importera personalbudget"
Steg 1: Välj period.
I detta steg väljer du om det är höst eller vårtermin personalbudgeten ska gälla för.
Steg 2: Välj fil.
1. Välj filen du vill importera.
2. Om du vill, kan du hämta en exempelfil för att se hur Excel-filen bör vara uppbyggd.
Steg 3: Validering
Efter att du har valt din fil, kommer systemet att validera den. Om det finns några felaktigheter i filen kommer dessa att presenteras. Se exempelbild nedan för hur en felaktig fil kan se ut.
Steg 4: Sammanfattning
Efter valideringen får du en sammanfattning där du kan granska personalbudgetinformationen en sista gång innan import.
Uppdatera befintlig plan
Om du redan har importerat personal eller personalbudget och bara vill uppdatera en eller flera användare följer du stegen nedan.
Notera: Filen behöver inte innehålla Förnamn och Efternamn för personalen som finns i systemet, det räcker med att filen innehåller personnummer, samt de fält som ska uppdateras.
Personal:
Exportera personalen från Uppsättning - Personal
- Öppna den nedladdade filen, justera löner och sätt nytt lönedatum, uppdatera och lägg eventuellt till personal och spara filen - samma regler gäller som vid kombinerad fil, se ovan.
- Importera filen likt de steg som gjorts under steg Importera Personal
Personalfördelning:
Exportera budgeten från Budget > Fördela personal - tänk på att välja rätt termin.
Välj vilken period som ska exporteras:
- Öppna den nedladdade filen, justera fördelningen och spara filen. Samma regler gäller som vid kombinerad fil, se ovan.
- Importera filen likt de steg som gjorts under steg importera personalbudget
Viktigt: När du importerar Personalbudget, tänk på att det aldrig tas bort någon fördelning. Detta kan resultera i att du får för hög fördelning. Stäm alltid av fördelningen efter import på sidan Fördela personal.