Importer och exporter

Import av personal - central hantering

Du kan uppdatera löner och fördelning på din personal enkelt genom fil-importer.

Snabblänkar för denna artikel:

Beskrivning

Importera personal

Importera Behörigheter

Importera personalbudget

Uppdatera befintlig plan

Beskrivning

Denna guide beskriver processen för att importera och uppdatera personal- och personalbudgetdata i ett system.

Syftet med dessa steg är att säkerställa att all personalinformation och budgetdata är korrekt och uppdaterad. Genom att följa dessa instruktioner kan användare enkelt lägga till ny personal, justera löner, fördela budget och uppdatera befintliga planer.
Detta säkerställer att organisationens databas är aktuell, vilket underlättar förvaltning och planering av personalresurser och budget.

Importera personal

I detta steg kommer gå igenom steg för hur du importerar personal.

Observera: Har du personal med skyddad identitet? Deras uppgifter skall inte läggas in i resursplanering. Läs mer här: 

Hantera personal med skyddad identitet i Resursplanering

Filens uppbyggnad

Notera: Filen ska vara i .csv-format. Skapa den i Excel och välj "Spara som"/"Save as" och välj detta format:

Bilden nedan visar exempeldata. Tänk på följande: 

  • Kolumn A-I måste ha exakt dessa rubriknamn:
    Personnummer; Förnamn; Efternamn; Signatur (ej obligatorisk); Grundanställningsenhet; Anställningsdatum; Grundanställning; Lön (ej obligatorisk); Lön Giltig från;

  • Alla fält måste ha korrekt format. Exempel:

    • Personnummer: Kan anges med/utan streck och med 2 eller 4 siffror i årtalet.
    • Datum: Använd formatet åååå-mm-dd.
    • Lön: Kan sättas till 0 för vakanser och uppdateras manuellt senare.

Importera personal

Från vy Uppsättning -  Personal, tryck på de tre punkterna till höger och välj "Importera personal"

Steg 1: Välj Fil

1. Välj filen du vill importera.

2. Om du vill, kan du hämta en exempelfil för att se hur Excel-filen bör vara uppbyggd.

Steg 2: Validering

Efter att du har valt din fil, kommer systemet att validera den. Om det finns några felaktigheter i filen kommer dessa att presenteras. Se exempelbild nedan för hur en felaktig fil kan se ut.

Steg 3: Sammanfattning

Efter valideringen får du en sammanfattning där du kan granska personalinformationen en sista gång innan import.

Importera Behörigheter:

Beställa behörighetsinformation

Behörigheterna beställs från Skolverket av den som är ansvarig för Resursplanering i er organisation och läses sedan in via fil.

Detta görs med olika frekvens för olika kommuner. Om behörigheter för ny personal saknas kan du be din administratör att göra en ny beställning - se följande artikel: Beställ ny behörighetsinformation för pedagoger

För att läsa in de behörigheter som finns tillgängliga i senaste inläsningen så väljer du "Importera behörigheter" från personalvyn.

Om behörigheter ändå saknas för din personal

Om behörigheterna på din personal saknas eller verkar felaktiga trots att nya behörigheter från Skolverket är inlästa och uppdaterade kan det bero på flera olika saker:

  • Behörigheterna är inte uppdaterade för just denna plan efter senaste inläsningen (se ovan)
  • Ämnesbeteckningarna stämmer inte med skolverkets namn - se länk nedan 
  • Personen är nyanställd och behörigheter har ännu inte beställts från Skolverket, se ovan
  • Personnumret var inte med i senaste beställningen till Skolverket av annan anledning
  • Personen har inte fått sina behörigheter registrerade hos Skolverket ännu
  • Om inget av ovanstående verkar stämma, kontakta supporten via supportknappen i verktyget.

 

Importera personalbudget

I detta steg kommer vi gå igenom hur du importerar personal.

Filens uppbyggnad

Notera: Filen ska vara i .csv-format. Skapa den i Excel och välj "Spara som"/"Save as" och välj detta format. 

  • Kolumn A-F måste vara med med exakt rätt rubriknamn:
    • Personnummer; Förnamn; Efternamn; Kostnadsfördelningsgrupp; Fördelning; Fördelningsenhet
  • Samtliga fält måste ha ett värde i rätt format - se exempel nedan.
  • Kostnadsfördelningsgrupperna måste redan finnas i den plan man importerar till.
  • Personnummer kan anges med eller utan streck och med 2 eller 4 siffror i årtalet.
  • En person kan fördelas i flera grupper - ange då en rad per fördelning.

Tips: Om du redan har gjort steget "Importera Personal"  så behöver filen inte innehålla Förnamn och Efternamn. Det räcker då att filen innehåller personnummer samt de fält som ska uppdateras. Du måste dock då ta bort de kolumner som inte innehåller data från filen.

 

Importera personalbudget

Från vy "Uppsättning -  Personal", tryck på de tre punkterna till höger och välj "Importera personalbudget"

 

Steg 1: Välj period.

I första steget väljer du om det är höst eller vårtermin personalbudgeten ska gälla för.

Steg 2: Välj fil.

1. Välj filen du vill importera.

2. Om du vill, kan du hämta en exempelfil för att se hur Excel-filen bör vara uppbyggd.


Steg 3: Validering

Efter att du har valt din fil, kommer systemet att validera den. Om det finns några felaktigheter i filen kommer dessa att presenteras. Se exempelbild nedan för hur en felaktig fil kan se ut.

Steg 4: Sammanfattning

Efter valideringen får du en sammanfattning där du kan granska personalbudgetinformationen en sista gång innan import.

 

Uppdatera befintlig plan

Om du redan har importerat personal eller personalbudget och bara vill uppdatera en eller flera användare följer du stegen nedan. 

Tips: Filen behöver inte innehålla Förnamn och Efternamn för personalen som redan finns i systemet. Det räcker med att filen innehåller personnummer, samt de fält som ska uppdateras. Du måste dock ta bort de kolumner som inte innehåller data från filen.

Uppdatera Personal:

1) Exportera personalen genom att trycka på de tre prickarna till höger från vyn: Uppsättning - Personal



2) Öppna den nedladdade filen, justera löner och sätt nytt lönedatum, uppdatera eventuella namn för personal, lägg eventuellt till personal och spara filen - samma regler gäller som vid kombinerad fil.

3) Om du endast vill uppdatera lönerna, så räcker det att ha med följande kolumner: Personnummer, Lön och Lön giltig från. Importen godkänner inte kolumner utan data, så ta bort de kolumner du inte vill använda från filen innan du importerar.

4) Importera filen likt de steg som gjorts under steg Importera Personal

 

Uppdatera Personalfördelning: 

Exportera budgeten genom att trycka på de tre prickarna i vyn "Budget > Fördela personal" - tänk på att välja rätt termin.



Välj vilken period som ska exporteras:

  • Öppna den nedladdade filen, justera fördelningen och spara filen. Samma regler gäller som vid kombinerad fil, se ovan.
  • Importera filen likt de steg som gjorts under steg importera personalbudget

Viktigt: När du importerar Personalbudget, tänk på att det aldrig tas bort någon fördelning. Detta kan resultera i att du får för hög fördelning. Stäm alltid av fördelningen efter import på sidan Fördela personal.