Rapportering och uppföljning

Tips inför rapporteringsperiod till administratörer

Ska ni snart öppna upp er nästa uppföljningsperiod? Här har vi samlat våra bästa tips till dig som är administratör för att underlätta ditt arbete.

Du som är administratör i Stratsys har några uppgifter du behöver göra inför varje rapporteringsperiod för att allt ska vara i sin ordning inför att användarna ska börja skriva sin uppföljning. 
Den här checklistan kan vara ett stöd för dig att komma ihåg vad som ska göras! De länkar som finns går till vår nya manual som är under framtagande.
  • Var ute i god tid! 
  • Kopiera föregående uppföljningsrapport så ni får fram en rapport för rätt period. Läs här hur du gör och kika även längst ner under rubriken "E-learning" för en kort film.
  • Se över strukturen och innehållet i rapporten. Du kanske behöver släcka/tända rubriker eller uppdatera anvisningarna? Här kan du läsa mer om det
  • Se över anvisningar för de styrmodellskolumner som ska följas upp. Det gör du i administrationen i  "Kommentarsinställningar". Även hjälptexter i vyerna kan ändras. Längre ner här finns några tips på hur du kan tänka när du skriver dem.
  • Se över innehållet på kommunikationsytan så att det är uppdaterat och ger rätt stöd till användarna. Här läser du hur du gör det. Ps vi har nyligen utökat funktionerna på kommunikationsytan, hoppas de kan komma till användning!
  • Har ni nya enheter för året? Glöm inte bort att kolla så att de har rätt rapporter tilldelade sig och är tillagda i rätt enhetsgrupper.
  • För att ge ett bra stöd till användarna att genomföra sin rapportering har vi tagit fram en kortfattad guide där vi samlar våra bästa tips till dem - dela gärna den med era användare! Ni hittar den här: Tips inför rapportering i Stratsys
  • Planera hur du kan stötta användarna under rapporteringsperioden. Här är några förslag på hur du kan göra det:
    • Skrivarstugor: Planera in några timmar under olika dagar där ni som administratörer kan stötta användarna praktiskt med de frågor som de har. Är ni på kontoret kan det lämpligen göras på plats och det blir som ett öppet hus dit användarna kan komma! Det går också att kombinera med enklare utbildning av moment som du tror att användarna kan ha lite svårare med
    • Spela in en egen kort film där du går igenom de viktigaste uppgifterna de har under rapporteringsperioden. Både Windows och Mac har ofta förinstallerade filminspelningsprogram på datorn som du kan använda. 

Har du inte möjlighet att genomföra detta själv? Hör av dig till din kontaktperson på Stratsys så kan vi se om vi kan hjälpa dig med delar av det. Vi informerar dig gärna då också om våra utbildningar så du inför nästa uppföljningsperiod har en ökad kunskap och på så sätt kan spara tid när du vet vad du ska göra.

E-learning

Till era användare kan vi tipsa om filmerna "Följ upp i Stratsys" och "Rapporter i Stratsys" som ni hittar i vår E-learning basic som samtliga användare har tillgång till.

Vi har nu under rapporteringsperioden även tillgängliggjort några korta filmer om rapportförvaltning som vi tror att ni kan ha nytta av:

Filmer - Rapportförvaltning

För er som har tillgång till hela vårt e-learningbibliotek rekommenderar vi framförallt att även titta på filmerna:

Rapporter: 

  • Rapporthantering 

Basutbildning - Lär dig planera och följa upp

  • Rapportuppföljning 

Tips för att skriva hjälptexter och anvisningar

När användare loggar in har de oftast en bild av vad de ska göra. Hjälptexter och anvisningar kan då hjälpa användarna om de skulle köra fast. Hjälptexter i vyer rekommenderar vi att de beskriver hur användaren ska göra. Anvisningar i rapporterafönstret rekommenderas fokusera mer vara ett stöd i själva processen och vad de förväntas skriva. Utgå gärna från de frågor som du fått tidigare. Använd gärna bilder och filmer i de fall det är möjligt.

Tre snabba tips

  • Aktuella och uppdaterade
  • Aktionbaserade – förklarar stegvis vad användaren ska göra
  • Rätt information vid rätt tillfälle och på rätt plats

Fler tips?

Är det fler saker du gör inför rapporteringsperiod som du saknar ett bra stöd för? Hör gärna av till support@stratsys.se med vad det är så ska vi se vad vi kan göra för att underlätta mer inför nästa gång