Rapporter

Skriva i en rapport

Här hittar du som användare det du behöver veta för att kunna skriva i en rapport

Vill du ha en snabb introduktion till hur rapporterna fungerar? Kika på den här filmen!

I artikeln hittar du:

  1. Beskrivning av innehållsförteckningen
  2. Beskrivning av verktygsfälten
  3. Rapportera i textavsnitt
  4. Rapportera i tabellavsnitt
  5. Ev. justera i rapportdelar
  6. Klarmarkera rubriker
  7. Bilagor

Det finns tre vägar att gå in på en rapport:

1. Via Startsidan

De rapporter som du är rapportör på kommer att visas på startsidan i Att-göra-listan. Genom att klicka på rapportera kommer du direkt in i rapporten.

2. Via rapportsidan

Här syns en lista på alla rapporter som finns på den enhet du står på. Klicka på Rapportera för att börja rapportera.

(3. Via menyraden)

Administratörer kan lägga upp rapporter som menyflikar i menyn och om detta har gjorts så har kan du komma in i rapporteringen direkt via menyn.

Innehållsförteckningen

När du kommer in i rapporten ser du, till vänster på sidan, hela innehållsförteckningen (se bild nedan). Under dessa rubriker finns redigeringsbara textavsnitt och tabeller där du kan skriva. Alla avsnitt där du kan skriva är markerade med denna ikon:

I initialläget visas rubriker ner till andra nivån, dvs. huvudrubrik och den första underrubriksnivån. Om det finns ytterligare rubriknivåer under dessa markeras det med ett plustecken framför rubriken. För att expandera (se alla underrubriker) klickar du på plustecknet.

För att underlätta inrapporteringen finns en rullgardinslista ovanför innehållsstrukturen. Denna kan vara till hjälp för att t.ex hitta alla rubriker som ej är klarmarkerade. Du kan även söka fram valfri rubrik via sökfältet.

Verktygsfältet

I verktygsfältet, som du hittar ovanför rapportinnehållet och till höger om det, har du ett antal funktioner som kan vara till hjälp när du rapporterar:

Tillgänglighetsgranskning - ger möjlighet att lägga till alternativa bildtexter för att säkerställa att rapportens innehåll ska vara tillgängligt med ex en skärmavläsare

Anvisningar - ger dig möjlighet att se eller inte se anvisningarna som administratören har skrivit

Godkänna-läge - ett snabbläge för att klarmarkera flera rubriker samtidigt. Du får valet att klarmarkera alla, eller att bredvid respektive rubrik bocka i en grön ruta som dyker upp. Läs mer om klarmarkering längre ner.

Genomförandestaplar - Visas genom den orangea och/eller gröna staplarna och då hur många procent av rapporten som är klar respektive klar att godkännas

  Förhandsgranska - Visar en förhandsgranskning av rapporten i ett nytt fönster. 

 PDF - Exporterar rapporten till PDF.

  Word - Exporterar rapporten till Word. Pilen under wordikonen ger dig möjlighet att exportera rapporten med eller utan innehållsförteckning. Väljer man att exportera utan innehållsförteckning går exporten snabbare.

  Uppdatera - Uppdatering uppdaterar allt i rapporten, även rubriker.

Rapportera i rapporten

Text och tabeller

De rubriker som har underliggande textavsnitt och tabeller som skall fyllas i (och som inte är klarmarkerade) är markerade med en ikon föreställande ett block och penna. Klicka på en sådan rubrik för att börja redigera.

 

Till vänster ser du en textruta (eller en tabell om ett tabellavsnitt) där du kan skriva in din text.

Du kan inte redigera i avsnittet samtidigt som någon annan användare är inne och redigerar. Om avsnittet redan är öppnat av en annan användare kan du inte klicka dig in på rubriken och du ser en varningsruta med information om vem som har låst avsnittet.

Till höger om textrutan finns information som ska underlätta i ditt arbete:

  • Anvisning
  • Historik
  • Underliggande enheter
  • Händelser
  • Anteckningar​

Anvisning

Syftet med anvisningarna är de ska vara till hjälp för dig som ska rapportera in text i en rapport. Det kan finnas både en generell anvisning för rubriken men även riktade anvisningar till respektive textavsnitt och tabell som ligger under rubriken. Dessa riktade anvisningar finns till höger om textavsnittet eller tabellen.

Historik

I fliken till höger om anvisningen har du möjlighet att se historiken för rapporten. Här kan du gå in och läsa vad som skrevs i en tidigare period av rapporten. Den historiska texten kan du sedan välja att kopiera ner i textrutan och därefter justera.


Underliggande enheter

Om rapporten skrivs på flera nivåer i organisationen kan du här se vad som skrivits på underliggande enheter i avsnittet. Olika rapporter kan ha olika inställningar för när information från underliggande enheter ska bli läsbar, exempelvis först efter att avsnittet på den underliggande enheten blivit klarmarkerat.

Händelser
Under händelser loggas de ändringar som görs i texten, så det ska vara enkelt att spåra om förändringar har gjorts. Det som framgår är vilken användare som gjort ändringen, tidpunkt för detta samt hur det såg ut innan och vad det ändrats till.
Anteckningar

Här kan du skriva privata anteckningar om avsnittet som enbart du ser. Anteckningen kommer inte med i någon rapport eller utskrift. Du har även valet att göra anteckningen synlig för andra och då syns den för övriga användare som har behörighet att redigera i avsnittet. Dessa personer kan då också svara på din anteckning.

Rapportera i textavsnitt

Du skriver in din text i textrutan, se bild nedan. Du kan även klippa in text från annat dokument. Formateringen är begränsad så att det enbart finns en uppsättning av typsnitt, storlek och färg för att rapporterna skall se enhetliga ut. Vid inklistring från ett annat dokument nollställs således formateringen. Den enda formatering du kan göra är med hjälp av de knappar som finns tillgängliga ovanför textrutan. Här kommer en förklaring av textavsnittets verktyg:

Rättstavning   Fet text
Ångra   Kursiv text
Gör om senaste momentet   Understruken text
Klipp ut markerat textstycke (CTRL + X)   Numrerad lista
Kopiera (Ctrl + C)   Punktlista
Klistra in text. Behåller formatering som t.ex. fet text, kursiv och understruken. (CTRL + V)   Fäll in verktygsfältet
Klistra in tabell   Infoga bild
Lägg till och ta bort länkar i textfältet   Vem skrev vad?
 
Rättstavning

Klicka på knappen ABC för att aktivera Rättstavningskontrollen i Stratsys. När den aktiveras kommer felstavade ord att bli rödmarkerade som i exmplet nedan. Klickar du på ordet kommer stavningskontrollen att ge dig förslag på vad det korrekta ordet kan vara.

Klistra in tabell eller text

Observera att du aldrig kan klistra in tabeller och textstycken samtidigt. Om du klistrar in ett stort avsnitt som innehåller både text och tabeller så kommer tabellerna att rensas bort och enbart texten klistras in om du valt klistra in från Word. Det omvända förhållandet gäller om du valt att klistra in tabell från Excel.

Tabeller kan klistras in från både från Excel och Word. Du gör detta genom att använda Word-  och Excelikonerna  i verktygsfältet för textfältet.

OBS! När du klistrar in rensas grafiska formateringar bort. D.v.s. bakgrundsfärger, textfärger, placeringar, indrag, kantlinjer och bilder inne i en tabell. Cellformateringar däremot (t.ex. valuta, procent, datum m.m.) ligger kvar. Detsamma gäller sammanfogade celler i vågrät riktning.

Om det är en tabell du klistrat in kommer du direkt till en dialogruta där du kan ändra utseendet och format på tabellen. Är det en text formaterar du den direkt i textavsnittet.

Redigera inklistrad tabell

Dubbelklicka på tabellen för att komma till redigeringsläget.

Du har möjlighet att lägga till eller ta bort rader även i inklistrade tabeller.

Infoga bild

Du kan välja om du vill infoga en bildfil eller om du vill klistra in något du kopierat i ex. ett officeprogram som en bild. Bilden går ej redigera vidare i Stratsys. Tänk på att storleken ska rymmas i wordmallen!

  1. Klicka på Infoga bild
  2. Ett fönster öppnas upp där du kan infoga din bild. Detta gör du genom att välja mellan två alternativ.
    Alt 1 - här laddar du upp din bild genom att välja en sparad fil på datorn.
     
    Välj en bild i rätt filformat (görs i din egen Utforskare). Bilden måste ha filformatet jpg, gif eller png och får ej vara större än 10 MB. Om bilden var större än kommentarfältets redigeringsyta förminskas den så att den ryms. Vill du ha bilden mindre än originalet ändrar du med fördel filstorleken i valfritt bildredigeringsprogram innan du klistrar in den.
    Alt 2 - här klistrar du in en bild som du har kopierat (ctrl + c) genom att trycka på ctrl + v. Beroende på om du har en uppdaterad webbläsare eller ej ser inklistringsrutan lika olika ut. 

Tänk på att inte kopiera områden som är större än att de ryms innanför marginalerna på ett vanligt A4! Gör du detta finns det risk för att bilden blir så liten att innehållet ej går att avläsa. Om du i Excel vill se hur stort område som ryms på en A4 kan du gå till visningsläget Sidlayout som du bland annat hittar på statusfältet längst ner i programfönstret.

Flytta och raderabild

Dra och släpp bilden där du vill att den ska visas. Även Exceltabeller som klistrats in från Urklipp sparas som en bild. För att radera bilden, llicka på bilden och tryck sen på "Delete" -tangenten.

Vem skrev vad?

När du rapporterar text i noder och rapporter i Stratsys har du möjlighet att se vilken användare som har skrivit vad. Detta är en användbar funktion i de fall flera användare arbetar med samma text. Denna funktion finner du i textkolumnerna och har en symbol som liknar en "liten gubbe". 

När du klickar på ikonen kommer respektive användares text att belysas med olika färger så att du kan utläsa vem som skrivit vad. Du ser även namnet på användaren som skrivit respektive text om du håller muspekaren över texten. 

I videon nedan kan du se hur funktionen "Vem skrev Vad" används i Stratsys.

Klickbara länkar i rapporter
Med hjälp av en länkikon i texteditorn kan länkar infogas både i anvisningar och i samband med inrapportering knutna till rapportens textavsnitt. Länkarna gäller både http och https och är klickbara både i verktyget och vid export till Word och PDF.
Teckenbegränsning

Om det finns en teckenbegränsning på avsnittet du redigerar visas en aktiv nedräkning av hur många tecken du har kvar att använda i textrutans nederkant. Det går att spara för långa texter tills det att avsnittet klarmarkeras. Efter klarmarkering får teckenbegränsningen inte överskridas.

Du ställer in teckenbegränsningen i Rapportmallsstrukturen för valt avsnitt av rapporten.

Spara

När du är klar med din rapportering är det alltid viktigt att du sparar. Klickar på knappen Spara och stäng.

Om du vill fortsätta skriva men ändå spara det du har skrivit klickar du på knappen Spara.

Om du vill lämna avsnittet utan att spara klickar du på knappen Avbryt.

Rapportera i tabellavsnitt

I de celler som är tomma kan du fylla i siffror eller text, beroende på vad som avses.

Om malladministratören har satt en formel i en cell kan du inte skriva någonting i cellen. Värdet i cellen räknas fram automatiskt när du sparar eller klickar på knappen Uppdatera nu.

OBS!
Tänk på att inte ha egna mellanslag som tusentalsavgränsare. Tusentalsavgränsning lägger systemet automatiskt till efter det att du har sparat avsnittet.

TIPS!
Om du klistrar in tabelldata från tabeller i Word eller Excel behöver du inte klippa ut och klistra in en cell i taget. Det är fullt möjligt att klippa ut flera celler samtidigt och sedan ställa markören i den översta vänstra cellen i tabellen där du vill klistra in data. Cellerna som du har klippt ut kommer automatiskt lägga sig i motsvarande celler i tabellen i systemet. (Detta gäller vid inklistring i tabeller - inte textavsnitt.)

Lägga till nya rader

Om mall-administratören har tillåtit att fler rader får läggas till i tabellen ser du att det står angivet ovanför tabellen hur många rader som får läggas till. För att lägga till en ny rad klickar du på plustecknet till höger om tabellen. Det finns plustecken intill alla tabellens rader vilket syftar till att du ska kunna välja exakt mellan vilka rader du vill lägga in en ny rad.

Om du vill ta bort en rad som du själv lagt till klickar du på minustecknet till höger om tabellen.

Lägga till fotnot och kompletterande text

Om mall-administratören har tillåtit att fotnot eller kompletterande text ska får läggas till under tabellen kan du lägga till detta genom att klicka på Lägg till fotnot eller Lägg till kompletterande text som du finner nedanför tabellen.

Texten som rapporteras i fotnoten hamnar direkt under tabellen i kursiv stil.

 

Rapportera/ändra i information i rapportdel

Vissa avsnitt i rapporten är så kallade rapportdelar, vilket innebär att innehållet i dem automatiskt hämtas från övriga delar av Stratsys. Har du därmed exempelvis gjort din uppföljning av aktiviteter och mått med status och kommentarer kommer de automatiskt att hämtas in till rapporten. Syftet i rapporten är då att du ska behöva göra så lite som möjligt i de avsnitten (helst inget alls).

Du kan dock från rapporten göra justeringar i informationen i rapportdelarna om du märker att något inte stämmer eller ska kompletteras. För att göra det klickar du på den rubriken du vill ändra.

För information som visas som text under en rubrik, exempelvis en kommentar, hamnar den på samma sätt som vanliga textavsnitt och du kan redigera där på samma sätt. Observera att de ändringar du gör här får genomslag i hela Stratsys.

För information som hamnar i tabeller beror det på rapportens inställningar om de kan justeras direkt härifrån eller inte. Antingen visas ikonen med rapporterablocket som tar dig till uppföljningsfönstret, eller så kan du direkt med inline-edit ändra i tabellen. 

Klarmarkera en rubrik

När du känner att du färdigställt en rubrik kan du använda dig en funktion som kallas för Klarmarkera Rubrik. Detta underlättar för att ge en översikt av vad som kvarstår att färdigställa i rapporten. Du kan klarmarkera rubriker på två olika sätt. Antingen gör du det direkt inne i rapporteringsläget när du är inne i en rubrik eller så gör du det i Godkänna-lägetsom nås genom att bocka i kryssrutan Godkänna-läge. 

Om en, två eller inga klarmarkeringsknappar visas beror på vad rapporten är inställd på. Visas inga klarmarkeringsrutor för dig kan det också bero på om du inte har tillräckligt med behörighet i Stratsys för att utföra detta. Kontakta din administratör om du behöver mer behörighet.

Notera att en klarmarkerad Rubrik kan ge fler användare behörighet att läsa texten. Detta styrs av läsbarheten på rapporten, se Rapporter.

I vissa fall så kommer rubriker som hämtas från styrmodellerna i Stratsys att klarmarkeras automatiskt. Detta beror på en inställning på rapporten. Rapporten kan även använda sig av bara grön bock, eller grön och orangebock eller ingen alls.

Klarmarkera 

Godkänn för klarmarkering. 

Bilagor

Du kan efter du har ställt dig i rapporteraläget för en rapport, scrolla ner till slutet av rapporten där du finner möjligheten att dra och släppa filer för att bifoga dessa som bilagor. 

 
När du har lagt till en eller flera bilagor kan du även välja ifall du vill att dessa skall vara synliga för underliggande enheter.

 

Vid export av rapporten kommer inte bilagorna att följa med per automatik utan de behöver exporteras separat. Detta beror dels på att vi inte kan exportera flera filformat samtidigt, dels på att endast själva rapporten omfattas av er wordmall varför vi inte kan styra över utseendet på de bifogade filerna och därmed sammanfoga dessa med rapporten.