Det finns mycket att tänka på när man ska genomföra en omorganisation. I den här artikeln har vi samlat våra bästa tips för att få ett framgångsrikt genomförande.
Snabblänkar:
Mindre organisationsförändringar
Mer omfattande organisationsförändringar
Risker i omfattande organisationsförändringar
När på året brukar organisationsförändringar ske?
Aktuell version
Planeringsversion
Inledning
Under en omorganisation är det mycket att ta hänsyn till och det finns ofta behov av att lägga till, flytta eller ta bort enheter i Stratsys samtidigt som man vill att historik skall bevaras. Vi har tagit fram denna artikel för att hjälpa er i processen och följaktligen skjuta till ett par tips längs vägen! Innan ni läser vidare, ta gärna en kik i manualartikeln Organisation som grundläggande beskriver organisationsstrukturen i Stratsys.
Notera! Om de förändringar ni vill genomföra finns listade under Mindre organisationsförändringar är det något som inte kräver lika mycket tid/arbete. Om ni finner era önskade förändringar under Mer omfattande organisationsförändringar bör ni ta kontakt med er kundansvarige för att säkerställa rätt hjälp i genomförandet.
Mindre organisationsförändringar
Lägga till nya enheter
Enheter som läggs till längst ut i trädet påverkar inte andra enheter, så dessa kan läggas till när som helst. Om ni däremot vill flytta enheten till en annan nivå efter den är tillagd, se ”Mer omfattande organisationsförändringar
Att tänka på:
- Tilldela enheten en enhetsgrupp om ni använder sådana
- Fundera på om ni vill ha standardansvariga och standardrapportörer på den nya enheten
- Skall enheten rapportera i befintliga rapporter måste enheten läggas till i dessa manuellt
- Kontrollera att befintliga noder som skall finnas på enheten synliggörs och/eller fördelas ner korrekt
Ta bort enheter
Att ta bort en enhet är en enklare förändring om enheten inte har några underliggande enheter och ingen information från denna enhet behöver sparas.
Att tänka på:
- Enheten kan användas i flera produkter / styrmodeller för uppföljning och rapportering - säkerställ att ingen är beroende av enheten.
- Användare som har sin huvudbehörighet på enheten flyttas upp till enheten ovanför ifall dessa inte flyttas i samband med markering för borttagning vilket är att rekommendera
- Det går inte att ångra en borttagen enhet
Mer omfattande organisationsförändringar
Vid mer omfattande organisationsförändringar bör en dialog tas med er kontaktperson hos Stratsys. Till dessa förändringar hör:
Slå ihop två enheter
När två enheter ska slås ihop till en vill vi säkerställa att ingen information går förlorad i processen.
Flytta enheter
När en enhet byter tillhörighet och ska ligga under en annan enhet
Lägga till eller ta bort mellanenheter
När mellanenheter läggs till eller tas bort finns det en risk att konsolideringskedjor för mått och aktiviteter bryts. Om uppföljning dessutom är gjord för enheten som planeras att tas bort är det kanske dessutom önskvärt att bevara viss historik.
Risker med omfattande organisationsförändringar
Inaktuell information på enheter - Efter en organisationsförändring är det bra att se över planeringen för alla enheter som påverkas av förändringen. Många mål är ofta utskjutna från ovanliggande nivåer och kan behöva bytas ut mot andra och koppla om aktiviteter etc.
Mått med samma namn (konsolidering) som inte summerar korrekt med underliggande enheter - Vid mer omfattande organisationsförändringar behöver vi göra förberedande justeringar för att kedjan till underliggande enheter inte ska brytas. Om detta sker så innebär det att justeringar som görs inte slår igenom till underliggande enheter. Beräkningar som görs mellan olika organisatoriska nivåer slutar också att fungera om kedjan inte är intakt.
Historisk koppling med rapporter bryts - När en enhet flyttas till en ny position så kommer det inte längre att ligga kvar historisk koppling till tidigare rapporter. De arkiverade rapporterna kommer att finnas kvar, men möjligheten att se historik när ni rapporterar på en rapport är begränsad.
Var medvetna om att omorganisationen påverkar alla produkter som ni har i databasen där enheten jobbar.
I vilken version ska organisationsförändringen ske?
Om den nya enheten inte ska göra uppföljning i aktuell version rekommenderar vi att ni lägger till den i planeringsversionen, då blir enheten aktuell när versionshanteringen genomförs.
Vill man spara historiken i de fall där enheter tas bort i aktuell version måste man antingen flytta informationen (t.ex. rapporter eller noder) alternativt göra en extra historisk databas. Detta är något Stratsys som kan erbjuda som en tilläggstjänst.
Notera! Ta kontakt med er kundansvariga i dessa avseenden som kan säkerställa att ni får rätt hjälp i genomförandet.
Enheter som ska tas bort kan göra sin avslutande årsrapportering för innevarande år (aktuell version). Vid versionshantering kommer sedan den gamla organisationsstrukturen att arkiveras, och endast synas i den arkiverade databasen. Därefter blir det organisationsstrukturen från planeringsversionen som blir den nya aktuella i samband med att den versionen blir aktuell.
Ett par medskick från oss på Stratsys
- Enhetens syfte - Varje enhet i ert Stratsys bör ha ett tydligt syfte där sammanställning kan tas ut eller där särskild uppföljning ska göras. Om så ej är fallet bör det ses över om enheten kan tas bort.
- Visualisera era önskemål - För att på ett enkelt sätt ta dialog med Stratsys om vilka förändringar som ska ske, visualisera gärna era önskade förändringar med bilder, pilar och vilka enheter som skall flyttas vart. En omorganisation kan ta mer tid än förväntat så var ute i god tid.