Övrig Administration
  1. Manual
  2. Övrig Administration

E-postpåminnelser

E-postpåminnelsefunktionen (släppt 2021-08) har tagits fram för att skapa en heltäckande påminnelsehantering för samtliga Stratsysprodukter samt Do-apparna.

Snabblänkar

Vad innebär den nya funktionen?

Vad styr utskicken av mailpåminnelser?

När sker mailutskicken för påminnelser?

Hur långt innan och efter deadline skickas påminnelser ut?

Fördjupad information för utskickslogiken

Bättre loggning och förhandsvisning av vad som skickas

Inställningar i plattformen

Mailinställning för enskilda användare

 

 

Vad innebär den nya funktionen?

För dig som användare innebär förändringen att alla påminnelser samlas i ett mail och att innehållet i detta baseras på användarens att-göra lista från sidan Mitt arbete i Stratsys.

Påminnelserna skickas ut i ett uppsamlande veckomail på måndag morgon i veckan. Innehållet styrs av standardiserat regelverk där hänsyn tas till uppgiftens periodicitet.  

Uppgifter som löper på perioder längre än 31 dagar, läs kvartal, tertial och halvårsbasis m.fl. påminns om per standard tidigare än uppgifter som löper på månadsbasis eller kortare. Hur ofta utskicken ska gå iväg kan justeras av administratör i databasen här.

För dig som administratör finns en utbyggd loggnings- och sökbarhetsfunktion. Genom loggen får administratören en bra överblick av vilka mail som gått ut till vilken användare och tidpunkt. 

Här finner du en kort film som sammanfattar  "Nya Påminnelsefunktionen"

 

Vad styr utskicken av mailpåminnelser?

Innehållet i Att-göra listan på användarens sida Mitt arbete styr vilka påminnelser som kommer att skickas ut. Påminnelserna skickas ut inför och efter deadline.

Påminnelserna är därmed heltäckande för plattformen och hanterar allt som ska rapporteras i:

Noder
Rapporter
Do-appar
Åtgärder i Meetings

 I de fall en användare arbetar i flera separata databaser skickas ett påminnelsemail per databas, vilket styrs av respektive att-göra lista i databaserna.

När sker Mailutskicken för Påminnelser?

Då påminnelserna numera skickas ut som ett uppsamlande veckomail, görs detta på måndagar kl. 08.00. 

I de fall man som kund inte sitter i Sverige har vi byggt in stöd för tidzon så att mailen skickas ut vid samma tidpunkt som ovan.

Hur långt innan och efter deadline skickas påminnelser ut?

I och med den nya logiken med veckomail blir antal dagar innan och efter deadline som påminnelser skickas inte lika relevant och därmed något som man som administratör inte kan styra över i dagsläget. Dock kan en administratör tända eller släcka aktiva påminnelsedagar, exempelvis om det ej önskas att mail går ut 28 dagar innan deadline för periodiciteter med längre perioder än 31 dagar. Läs mer om hur en gör det här.

OBS! I tabellen nedan kom ihåg att beroende vilken vecka dagen infaller så kommer påminnelsen att ingå i den veckans uppsamlingsmail som skickas ut på måndagen samma vecka.

Idag fungerar logiken enligt följande i förhållande till deadline enligt standardinställningarna för aktiva påminnelsedagar - en påminnelse utgår också på själva datumet för deadline.

Periodicitet Före Deadline Efter Deadline
Mer än 31 dagar, exempelvis kvartal, tertial och halvår

28 dagar

7 dagar

1 dag 

1 dag

7 dagar

14 dagar

28 dagar

31 dagar eller färre, exempelvis månad och vecka

samt uppgifter som saknar periodicitet från do-apparna

7 dagar 

1 dag 

1 dag

7 dagar

En enkel överblicksbild enligt standardinställningar för mailpåminnelser:
 

Fördjupad information för utskickslogiken

För dig som vill veta mer kring utskickslogiken kan du läsa nedan stycke. Ovanstående tabell ger dock en fullgod och generell översikt ifall du vill gå vidare direkt till "Bättre loggning och förhandsvisning av vad som skickas". 

Påminnelser för:

Noder Rapporter Do-appar
  • Påminnelser skickas till användare som har ansvar att rapportera eller kommentera i noden.
  • Rapporteringen sker periodvis, där resp. period har ett eget deadlinedatum då användaren förväntas vara färdig med sin rapportering.
  • När alla deadlinedatum är fastställda beräknas ett antal påminnelsedatum för varje deadlinedatum.
  • För ett deadlinedatum som tillhör en period med 31 eller färre dagar genereras fyra påminnelsedatum (se exempel nedan).
  • För ett deadlinedatum som tillhör en period med fler än 31 dagar genereras fem påminnelsedatum (se exempel nedan).
  • Påminnelser skickas till rapportörer för rapporten.
  • För varje rapport som har ett deadlinedatum och har påminnelser aktiverade beräknas ett antal påminnelsedatum.
  • Om rapportens period har 31 eller färre dagar genereras fyra påminnelsedatum (se exempel nedan).
  • Om rapportens period har fler än 31 dagar genereras fem påminnelsedatum (se exempel nedan).
  • Påminnelser skickas till användare som är ansvariga för åtgärder i Meetings och uppgifter i Do-board
  • Åtgärd och uppgifter är operiodicerade och påminnelser genereras enbart baserat på deadline.
  • För varje åtgärd och uppgift genereras fyra påminnelsedatum utifrån deadline (se exempel nedan)

 

Exempel:

Enligt standardinställningarna för Aktiva påminnelsedagar som nedan...

...så kommer utskicken se ut enligt:

Period

Deadlinedatum

Påminnelsedatum

Veckomail skickas

April 2021

2021-04-30

2021-04-23 (-7 dagar)
2021-04-29 (-1 dagar)
2021-04-30 (0 dagar)
2021-05-01 (+1 dagar)
2021-05-07 (+7 dagar)

2021-04-19

2021-04-26

2021-05-03

Kvartal 3 2021

2021-10-15

2021-09-17 (-28 dagar)
2021-10-08 (-7 dagar)
2021-10-14 (-1 dagar)
2021-10-15 (0 dagar)
2021-10-16 (+1 dagar)
2021-10-22 (+7 dagar)
2021-10-29 (+14 dagar)
2021-11-12 (+28 dagar)

 

 

2021-09-13

2021-10-04

2021-10-11

2021-10-18

2021-10-25

2021-11-08

 

 

Händelser som saknar periodicitet

2021-04-30

2021-04-23 (-7 dagar)
2021-04-29 (-1 dagar)
2021-04-30 (0 dagar)
2021-05-01 (+1 dagar)
2021-05-07 (+7 dagar)

 

2021-04-19

2021-04-26

2021-05-03

 

Bättre loggning och förhandsvisning av vad som skickas

För den nya påminnelsefunktionen så finns en det en välutbyggd loggningsfunktion där administratörer kan få en tydligare bild av vilka mail som har gått ut till användarna. Du kan söka i loggen utifrån olika kriterier och förhandsgranska hur mailen ser ut.  Innehåll i mailen som en administratör inte är behörig att se är sekretessbelagd och visas inte,  exempelvis Hemliga noder. 

Inställningar i plattformen som en administratör kan ställa in:

1. I plattformsadministrationen under E-postinställningar finns det möjlighet för plattformsadministratörer att styra vilka av kundens databaser som mailutskick ska vara påslaget för.

Påminnelselogik för utskick:
1. Inga: Inga påminnelser skickas ut

2. Skicka på daglig basis: Påminnelser skickas ut enligt beskrivning i tidigare avsnitt, samt på angivna Deadline(s) och Avstämningsdatum i administrationen. Mailen skickas då på angiven dag.

3. Skicka uppsamlande veckomail måndag morgon: Påminnelser skickas ut som veckomail klockan 08.00 på måndagar. Veckomailet innehåller samtliga påminnelser som infaller under den aktuella veckan. Veckomailen skickas ut enligt beskrivning i tidigare avsnitt samt på angivna Deadline(s) och Avstämningsdatum i administrationen.

2. Inställningen i rapport-administrationen för att rapporten ska ha påminnelsemail kopplat till sig har flyttats från egen flik till allmänt-fliken i rapportinställningarna. 

3. Aktiva påminnelsedagar

I databasens administrationen går det att ställa in vilka påminnelsedagar som ska vara aktiverade, och för vilka påminnelsedatum man ej önskar att mail ska gå ut till användarna. Det finns även en möjlighet att göra en förhandsgranskning baserat på ett datum, men se till att spara justeringarna innan ni gör er förhandsgranskning. 

OBS! Funktionen gäller endast noder och rapporter. Har ni att-göra kort som genererats via Do-appar eller Meetings kommer dessa hanteras som om samtliga toggles hade varit påslagna i nedan bild.

Mailinställning för enskilda användare

Om e-post påminnelser är aktiverade enligt vad som beskrivs i denna artikel så kan användare själva ställa in om de vill på påminnelser samt hur ofta det ska skickas ut. Detta kommer en användare åt genom att gå till sina konto inställningar, vilket du kan hitta på följande sätt:

Här hittar du även knappen för att börja använda kalendersynk vilket gör att dina uppgifter på att-göra listan synkas till din kalender. Du kan läsa mer om kalendersynk i denna artikel här: Kalendersynk