Här hittar du information om sidan du kommer till när du klickar på "Rapporter" och vad du kan se/göra där samt sökmotorn
Innehåll i artikeln:
Översikt enskild rapport
Till varje rapport finns information om:
Namn - rapportens namn
Period - den period som rapporten avser
Tilldelad från - enheten rapporten tilldelats från
Organisation - vilken del av organisationen du står på just nu
Att göra - här finns länkar till det som du (enligt din användarbehörighet) kan göra med rapporten, exempelvis "Rapportera", "Till klar" eller "Aktivera"
Genom att klicka på rapportnamnet öppnar du upp mer information om rapporten.
Hitta rätt bland många rapporter
Om du har många rapporter kan du filtrera på rapportnamn i ett fritextfilter för att lättare och snabbare hitta rätt rapport. Skriv några bokstäver från rapportnamnet så filtreras listan direkt.
Inkludera rapporter på underliggande enheter
Inkluderar även rapporter på underliggande enheter utifrån den enhet du nu står på.
Visa endast rapporter där jag är rapportör på aktuell enhet
Sorterar ut rapporter där du är satt som rapportör på enheten.
Se Administrera rapportörer för en rapport (manuellt handhavande för enskilda rapporter och enskilda enheter) för mer information om rapportörer.
Tips! Om du klickar i sökrutan och trycker kortkommandot CTRL+mellanslag minimerar/maximerar du alla kategorier.
Sökmotorn
I Sökmotorn kan du enkelt och effektivt få ut sammanställningar över vad olika enheter har skrivit kring olika avsnitt. Istället för att sitta med utskrivna rapporter från olika enheter och leta upp efterfrågade avsnitt, eller klippa och klistra från flera Worddokument, kan du här markera de avsnitt du önskar analysera och från vilka enheter. En sammanfattande rapport genereras därefter i ett och samma dokument.
Om du skall skriva en sammanställning baserad på flera enheters skrifter är sökmotorn ett effektivt hjälpmedel. Sökmotorn kan även användas för att skapa sammanslagna rapporter av flera enhetsanpassade rapportmallar med gemensam framsida och innehållsförteckning.
Du hittar sökmotorn genom att klicka på rapportens namn så den expanderas. Sökmotorn finns i övre högra hörnet och du klickar på länken vid Sökbara rapporter
Generera information från sökmotorn
För att använda sökmotorn klickar du först på namnet på rapporten och sedan på Klara rapporter eller Sökbara rapporter.
Steg 1 – Välj enheter
Här väljer du vilka enheter du vill söka information ifrån. Enheterna som syns på sidan är de enheter som har fått rapportmallen. Om en enhet är utgråad betyder det att inrapporteringen inte är klar och du kan inte göra en sökning på enheten ännu. Läs mer om inställningar för rapportens läsbarhet. Välj enheter och bekräfta ditt val genom att klicka på knappen Nästa nere till höger.
Steg 2 – Gruppering
Här finns två olika alternativ för gruppering av sökresultatet:
- Gruppera resultatet per rubrik – De valda rubrikerna från rapportmallen blir huvudrubriker med den inrapporterande texten från respektive enhet som underrubriker
- Inkludera enhetstillagda rubriker på översta nivån - Om ni valt alternativet Gruppera resultatet per enhet så får ni möjlighet att få med de enhetsanpassade rubriker som finns med på den översta enhetsnivån, dvs. den enheten som rapportmallen är skapad på.
- Gruppera resultatet per enhet - De valda enheterna blir huvudrubriker i sökresultatet och under dem visas valda rubriker från rapportmallen
Klicka på knappen Nästa nere till höger för att bekräfta dina val.
Steg 3 – Välj avsnitt
Nu ser du alla rubriker, textavsnitt och tabeller som ingår i rapportmallen. För att välja vilka avsnitt som ska tas med i sökningen markerar du kryssrutorna intill avsnitten. För att välja alla klickar du på knappen Välj alla högst upp. När du är nöjd med dina val klickar du på knappen Generera längst ned för att skapa resultatet.
Steg 4 – Exportera till Word
Ditt sökresultat visas nu på skärmen. Om du vill exportera resultatet till Word klickar du på knappen Exportera uppe till höger.
Följande inställningar kan du göra innan exporten:
-
Välj Wordmall – I listan väljer du den Wordmall som du vill att exporten ska baseras på.
-
Inkludera innehållsförteckning – Här markerar du kryssrutan ifall du vill att en innehållsförteckning ska genereras automatiskt.
-
Inkludera rubriker utan tillhörande textavsnitt eller tabell - Här väljer du om Rubriker med endast t.ex. en rapportdels inhämtade delar under skall visas i exporten.
-
Ingress på första sidan – Här kan du skriva en ingress till förstasidan på den exporterade rapporten.
-
Förord – Här kan du skriva ett förord till den exporterade rapporten (eventuella förord som respektive enhet har skrivit kommer inte med i exporten).
Slutför exporten genom att klicka på knappen Exportera nere till höger.