I Stratsys Meetings kan du bygga ihop en agenda och sedan skicka ut den till mötesdeltagare. Läs mer om hur nedan!
Bygg agendan
Om du har skapat ett nytt möte utan att basera agendan på en mall behöver du skapa en agenda. Detta gör du genom att klicka på knapparna Ny agendapunkt. Till varje agendapunkt kan du skriva en beskrivning och bifoga filer.
Vill du ändra ordning på agendapunkterna klickar du på ikonen till vänster om agendan, därefter kan du flytta agendapunkterna med ”drag-and-drop”.
Skicka agenda
När du är färdig med din agenda kan du skicka den till samtliga mötesdeltagare genom att klicka på Skicka agenda. Innan agendan skickas iväg öppnas det en dialog med ett förhandsgranskningsläge:
Alla deltagare är förvalda som mottagare av agendan. Innan du skickar agendan kan du välja att ta bort och/eller lägga till mottagare av agendamejlet.
Tar du bort en deltagare från mottagarlistan kommer den personen inte få något agendamejl men personen är fortfarande deltagare i mötet. Som deltagare kan man alltid logga in i Meetings och läsa och editera de möten som man är deltagare i.
Lägger du till mottagare kommer dessa att få agendan skickad till sin mejl men eftersom de inte är deltagare i mötet kommer de inte kunna öppna mötet i Meetings. Deltagare, däremot, kan öppna mötet i Meetings och göra justeringar av agendan, samt ladda upp underlag till den, genom att klicka på knappen Öppna i webbläsaren i agendamejlet. Det är alltså skillnad på deltagare och mottagare och i det här steget hanterar du enbart mottagare.
Agendamejlet får en förifylld ämnesrad samt ett standardmeddelande. Dessa texter går att editera eller ta bort helt och hållet. När du är nöjd – klicka på Skicka för att skicka agendamejlet.
Alla mottagare får ett mejl där agendan dels ligger i själva mejlet och bifogad som en PDF.
Få in mötet i din kalender
I agendamejlet ligger även en ics-fil bifogad. Genom att klicka på filen kan man få in en mötesbokning i sin kalender. I mötesbokningen ligger det även med en länk till mötet i Meetings som man kan klicka på för att komma in i mötet och komplettera agendan. Mötesbokningen är personlig och synkroniserar inte med mötet i Meetings. Det innebär att om mötets tid ändras i Meetings så ändras inte tiden automatiskt i din kalender och vice versa.
OBS! Om man är inloggad med sitt Office 365-konto är Meetings ihopkopplat med Outlook och man har därför möjlighet att exportera ett möte från Meetings till kalendern i Outlook. När man gör det skickas det ut en mötesinbjudan till samtliga mötesdeltagare som synkroniserar med mötet i Meetings. Det innebär att eventuella ändringar av mötesdetaljerna (tid, plats, deltagare) som mötesorganisatören gör i Outlook, slår igenom i Stratsys Meetings och vice versa.
Man kan lägga till mötet i Outlook från mötesöversikten eller inifrån ett möte. I bägge fallen hittar man valet Lägg till i Outlook i overflow-menyn:
Efter att man har klickat på Lägg till i Outlook öppnas en dialog som informerar om vad som kommer att hända samt ger en möjlighet att skriva ett meddelande i mötesinbjudan som skickas ut:
