Checklistor med FORMs

Besvara en checklista med FORMS

Vem kan besvara checklistor, hur presenteras checklistan i vyn, starta, pausa, återuppta och titta på resultatet för checklistan.

Besvara en checklista

Bifoga dokument

Start/ Paus/ Återuppta

Se Resultat från en checklista

Se resultat direkt i uppföljningsfönstret

Presentations av FORMS i vyer och rapporter

Besvara checklista i mobilapp

 

Besvara checklista

Vem kan svara på checklistan?

Användare med rapportörslicens kommer att ges möjlighet att rapportera.

För att få påminnelsemail, att göra-kort på startsidan eller kunna använda Forms i mobilappen behöver en användare dock stå som ansvarig varför det alltid är att rekommendera för att säkerställa funktion och ansvar.  

Det kan lämnas flera svar per rapporterande enhet men bara ett kommer att visas!

Detta innebär att det svar som sist skickas in kommer att gälla. Vi rekommenderar därför en ansvarig för respektive rapporterande enhet så att inte onödigt dubbelarbete utförs.

Påminnelser och aviseringar om att det är dags att besvara checklista

Som ansvarig för en checklista får du ett uppföljningskort på startsidan "Mitt Arbete" när startdatumet för checklistans uppföljningstillfällen blir aktuellt. 

Det går även ut e-postpåminnelser och aviseringar enligt de inställningar som är aktiverade.

Det genereras ett kort per uppföljningstillfälle,. Kortet visas under respektive tillfälles öppettider för svar, det vill säga mellan tillfällets start- och slutdatum.

Nästa kort visas när startdatum för checklistans nästkommande uppföljningstillfälle blir aktuellt.

Uppföljningskortet stängs och försvinner när checklistan är besvarad, eller när slutdatum för uppföljningstillfället har passerat.

Påminnelser och aviseringar till ansvarig chef vid mottaget resultat

När en checklista skickats in av t.ex. ett ombud, kommer ansvarig chef/användare för checklistan att få både ett e-postmeddelande (förutsatt aktiverat för användaren), och en avisering i systemet om att ett resultat har mottagits och behöver behandlas. Är ansvarig chef och användaren som rapporterar på checklistan samma person ges dock inga sådana notifieringar. 

Besvara en checklista

Det går att besvara checklistan flera gånger per uppföljningstillfälle och enhet. Inskickade svar går inte att ändra utan man får genomföra checklistan igen om man vill ändra sitt svar. De kan dock kompletteras med åtgärder och risker i efterhand.

När checklistan besvaras via "Utför checklista" kan användaren få en översikt av frågorna via ikonen "Översikt" längst ned till vänster.

 

Ansvarig rapportör anger sina svar med hjälp av svarsalternativen och kan komplettera med en kommentar via ikonen för "Kommentar" (pratbubbla). Här finns också möjlighet att bifoga dokument som t.ex. pdf eller bild för att stödja sitt svar på frågan. När svaret sedan skickas in kan mottagaren enkelt komma åt dokumentet som en bilaga till resultatet och få en bättre förståelse.

Har användaren behörighet kan de också lägga till en åtgärd eller risk via de andra två ikonerna  under svarsalternativen ifall den möjligheten har aktiverats för checklistan. Dessa behöver förmodligen senare att kompletteras i en vy, då endast namnet på risken och åtgärden anges i detta steg - läs mer här

Tillagda kommentarer, åtgärder och risker visas längst ner och kan tas bort genom att du klickar på kryss-ikonen som syns när du pekar på rutan.

När alla frågor är besvarade ges en sammanfattning över svaren och tillagda kompletteringar. Du kan härifrån gå tillbaka för att redigera dina svar.

När allt är klart klickar du på "Skicka in". Det går att komplettera med åtgärder och risker i efterhand via resultatsidan, se mer kring detta nedan här.

Extra tillfälle:


Det finns även möjlighet att  besvara en checklista även om checklistan inte har ett pågående rapporteringstillfälle. Detta görs genom att klicka på knappen "Besvara checklistan" om du inte kan klicka på knappen så är du inte behörig att besvara checklistan på den enhetsnivån. 




Resultatet ifrån Extra tillfällen blandas inte med resultatet ifrån inplanerade tillfällen utan hamnar i en egen flik under Historik och existerar bara för enheten som har utfört det.

Checklistan i vyn

Direkt på checklistekortet visas namnet på checklistan och information om antal skickade svar i förhållande till antal rapporterande enheter. I bilden nedan har två av tre enheter rapporterat.

Du ser en sammanställning av svaren i procent grön, gul och röd.

Ikonen framför datumet visar följande statusar:

  • Inrapportering har ej öppnat då startdatum ligger i framtiden: Timglasikon och startdatum
  • Checklistan är öppen för rapportering men ingen har ännu skickat in svar: Gul klocka och deadline
  • Checklistan har besvarats av ansvarig för enheten i fråga: Grön checkbox och deadline för uppföljningstillfället (bildexemplet)
  • Checklistan har deadline (sista dagen för rapportering) idag alternativt redan passerat: Röd klocka och deadline.

Mer information visas om du för muspekaren över staplarna eller ikonerna, exempelvis vem som skickade in svaren och när, eller hur många som har gett ett visst svar.

Det går att besvara en checklista från checklistekortet direkt i vyn genom att först klicka på kortet och sedan välja "Rapportera". Detta val visas bara för den eller de användare som står som ansvariga för checklistan på respektive rapporterande enhet förutsatt att checklistan är öppen för rapportering och inte är besvarad ännu.

Alternativet "Se resultat" är valbart för samtliga användare.

Du som skapade checklistan får även tillgång till alternativen "Editera checklista" och "Ta bort". 

Start / Paus / Återuppta

Det är möjlighet att pausa och senare återuppta en checklista som redan har påbörjats. Om en användare pausar checklistan kan även en annan användare med behörighet enkelt fortsätta att besvara checklistan där den lämnades. Detta underlättar effektivt samarbete inom checklistan eller, om hinder uppstår, ger en kollega möjlighet att avsluta checklistan från den senast besvarade frågan. Checklistan låses för andra användare under tiden någon rapporterar på den.

För att pausa en checklista behöver användaren avsluta den via stänga-ikonen ("Avsluta checklista") uppe i checklistans högra hörn. Detta innebär att användaren kan pausa sitt arbete ifall den inte har tid att slutföra hela checklistan och återuppta besvarandet vid ett senare tillfälle.

I samband med detta sparas alla tidigare svar, kommentarer, åtgärder och risker användaren har skapat i systemet, vilka alltså ligger kvar när checklistan återupptas. Då ges även tydliga indikationer på vilka frågor som har besvarats och utav vem.


Formskortet i vyn kommer också att visa vilket datum checklistan är startad ifall den inte har slutförts, vilket alltså indikerar att den pausats och kan återupptas. Detta visas fram till och med dagen för deadline, då visas istället ikonen för deadline tillsammans med information om att checklistan inte är genomförd och datum för deadline.

Eventuella deadlines gäller och om en ansvarig användare har påbörjat besvarandet av checklistan men inte skickat in svaren innan deadline, så kommer systemet att betrakta checklistan som obesvarad. Detta innebär att alla svar, kommentarer, åtgärder och risker som har skapats kommer att försvinna och inte längre vara tillgängliga. Det är därför viktigt att se till att alla besvarade frågor skickas in i tid för att undvika förlust av data. 

Resultat

När du väljer checklistan i vyn finns 2 flikar övergripande "Status"  och "Resultat" 


Under Resultatfliken ser du en sammanställning av senaste genomförda checklistan på den enhetsnivå du står. Du kan så klart skifta både enhetsnivå såväl som se resultatet av historiska checklistor.

Du kan klicka på respektive redovisad del av checklistan så som Kommentarer, bilagor, Risk, Åtgärd med mera för att se de enskilda delarna samt längst ner till höger exportera checklistan.

Under "Status" kan du se Checklistans namn med eventuell beskrivningstext  och Produkt samt enhetsnivå.

Därefter följer information om vald periodicitet för genomförande av checklistan, nästa schemalagda omgång och vem inom organisationen som skapat checklistan.

Under fliken "Deltagare" visas information om hur många som har svarat och inte. Klicka på rubrikerna för att se vilka rapporterande enheter det gäller under enheten visas vem som står som ansvarig rapportör.

Saknas ansvarig för någon enhet indikeras en varningsikon och det ges möjlighet att lägga till en ansvarig för den aktuella enheten.


Under fliken "Senaste resultat" sammanställs resultatet för det senaste rapporterade tillfället från den rapporterande enhet användaren befinner sig på samt eventuella underliggande enheter som checklistan fördelats till.

Här ges möjlighet att se resultaten neråt i organisationsträdet via organisationsfiltret, som då sammanställer resultaten från vald nivå.

Det går att filtrera på svarsalternativ med en viss färg, röd, grön och gul. Du kan också filtrera på frågor som har en åtgärd, risk eller kommentar kopplad till.

Det går endast att göra en av dessa filtreringar åt gången, vilken då markeras med en blå ram. Återställ filtreringen genom att klicka på det markerade filtreringsalternativet.

Du ser också vilka rapporterande enheter som inte har svarat på checklistan ännu.

Sammanställningen över svaren som ges i form av en procentuell fördelning utifrån möjliga svarsalternativ. Du kan se vilka enheter som lämnat ett visst svar via expandera-ikonen (pil nedåt) ute till höger om fördelningsstapeln. 

Under fördelningsstaplarna finns de tre ikonerna som sammanställer antalet tillagda åtgärder, risker och kommentarer för respektive fråga.

För att se dessa kan du antingen klicka på expandera-ikonen ute till höger eller direkt på någon av de ikonerna. 

Du kan lägga till en kompletterande åtgärd eller risk för den aktuella enheten, förutsatt att du har behörighet att göra detta på enheten i fråga.

Man kan välja att se senaste resultatet eller att gå in på Historik-fliken och se tidigare perioders inrapporterade svar.

För användaren som skapade checklistan ges på "Se resultat" sidan även möjlighet att skifta över till "Editera checklista" läget, eller att ta bort den via "Ta bort" under kontextmenyn (tre prickarna) uppe till höger.

 

Åtgärder och risker skapade från checklista
Åtgärder och risker som som skapas upp genom checklistan lägger sig i respektive styrmodellskolumn på den aktuella rapporterande enheten med koppling mot samma nod som själva checklistan.

Dessa visas som utgråade i vyn ifall de har obligatoriska fält som behöver färdigställas, t.ex. slutdatum för aktiviteter eller obligatoriska beskrivningsfält eller nyckelordsgrupper . Klicka på skiftnyckeln och fyll i de efterfrågade uppgifterna och spara. 

Tips! För aktiviteter går det att slå av krav på slutdatum i de avancerade inställningarna för styrmodellskolumnen om så önskas.


Se resultat direkt i uppföljningsfönstret

Ifall det finns en checklista kopplad till en nod, kommer du även att kunna se resultatet från checklistan ifrån uppföljningsfönstret. Resultatet finns då samlat under fliken "Kopplad checklista" vilket ger ett samlat underlag som underlättar den slutgiltiga bedömningen.



Presentation av FORMS i vyer och rapporter

Själva resultatet på samtliga frågor i en checklista går i första versionen endast att presentera i vyer (läs under se resultat). I både vyer och i rapportdelar kan man dock åskådliggöra att de åtgärder och risker som skapas i samband med att frågorna besvaras har sitt ursprung i en checklista. 

För att visualisera detta samband använder du nodegenskapen Formskopplingar (rubrik/namn kan justeras). Egenskaperna i formskopplingar kan visa: 

  • Namnet på den checklista (formulärsnamn) som åtgärden eller risken är skapad ifrån 
  • Namnet på den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån 
  • Resultat på just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
  • Eventuell kommentar från just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
  • Rapportör för  den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån

I exemplet nedan visas samtliga egenskaper för formskopplingar i en vy:

 

Besvara checklista i mobilapp

Mobilappen är under utveckling och kommer inom kort. Rapportera i webbläsaren tills vidare.