Behörighetskrav för Forms-checklistor

Behörighetskrav

Produktlicens

Behörighet för att besvara

Konfiguration av rapportör och ombud

Behörighetskrav

Produktlicens

För att kunna använda Forms-checklistor krävs en giltig Produktlicens. Kontakta Stratsys för att få veta mer om Forms.

Behörighet för att besvara checklistor

Behörighetsgrupperna är kopplade till en licensnivå (User, Light eller Member). Både licensnivån och de specifika inställningarna i behörighetsgruppen styr vad användaren kan göra i Forms.

För att en användare ska kunna besvara checklistor måste den tillhöra en behörighetsgrupp som har tillgång till produkten där checklistorna finns.

Viktigt för Rapportörer: Samtliga användare med User- eller Light-licens som har åtkomst till checklistan via en meny får möjlighet att besvara den. Dock, för att få påminnelser via Att Göra-listan och e-post, eller besvara checklistan från mobilappen, måste användaren stå som ansvarig på den kopplade noden. Därför rekommenderas det att de som ska rapportera sätts som ansvariga för att säkerställa förväntad rapportering.

Översikt över Licensnivåer

Licensnivåer

Licensnivåerna är "User", "Light" och "Member" och vilken som gäller för en specifik behörighetsgrupp visas ute till höger under Behörighetsgrupper.

Både licensnivån och inställningar i behörighetsgruppen styr vad användaren kan göra i FORMS:

Licensnivå "Member":

• Kan endast läsa information. Kan inte svara på checklistor.

Licensnivå "Light" - används för ombud - se extra konfiguration nedan.

• Kan läsa all information, det vill säga mallar och resultat
• Kan svara på checklistor 
• Kan skapa åtgärdsförslag och riskförslag när de besvarar en checklista (förutsatt att övrig konfiguration tillåter detta), men kan inte färdigställa dessa till kompletta åtgärder/risker på egen hand.

Licensnivå "User" (utan administrationsbehörighet):

• Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat
• Kan svara på checklistor 
• Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista (förutsatt att övrig konfiguration tillåter detta) och sedan komplettera dessa med exempelvis ansvarig och datum

Konfiguration av rapportör och ombud

Rapportören, som har user-licens, är exempelvis den ansvarige chefen som även genomför checklistan i Forms, skriver kommentarer, skapar åtgärder eller risker. För att skapa ett effektivt och smidigt flöde för rapportören är det möjligt att skapa åtgärder eller risker samtidigt som man besvarar checklistan direkt i Forms, för att få in ett så komplett resultat som möjligt.

Ombudet, som har light-licens, är en person utan juridiskt ansvar. Ansvarig chef kan ta hjälp av ett ombud för att besvara en checklista, skriva kommentarer. skapa åtgärdsförslag eller riskförslag. Då ett ombud inte har ett juridiskt ansvar, ges inte ombuden möjlighet att exempelvis ansvarsfördela eller tidsbestämma åtgärder, utan endast ge förslag.

Konfiguration av ansvarsroll och behörighetsgrupp

Eftersom både rapportören och ombudet kommer kunna skapa åtgärder i samma styrmodellskolumn, men inte få göra exakt samma sak. Rapportören skall få både ansvarsfördela och tidsbestämma en åtgärd när man genomför en checklista, men ett ombud skall endast få ge ett åtgärdsförslag, genom att skapa åtgärden och namnge, inget annat.

Konfigurationen för att sätta upp detta består av två delar, ansvarsrollen och behörighetsgruppen.

Ansvarsrollen

För att kunna sätta start-, slutdatum och ansvarig på åtgärd när man besvarar checklistan måste, för styrmodellskolumnen där åtgärder skapas upp, innehålla en ansvarsroll som har inställningen Särskild rapporteringsbehörighet krävs påslagen.

Separat ansvarsroll för att hantera rapportörer och ombud

Systemet behöver en specifik ansvarsroll för hantering av åtgärder för rapportören / ombuden, då det finns regler i Stratsys som säger att standarsansvarsrollen inte få ha inställningen Särskild rapporteringsbehörighet krävs.

Det kommer även vara en begränsning att vi kommer endast kunna ha en ansvarsroll på kolumnen. Det innebär att man behöver ingen separat ansvarsroll för ombuden.

Behörighetsgruppen

Behörighetsgruppen som användaren tillhör kommer lyssna på inställningen Särskild rapporteringsbehörighet

Rapportören (User)

Detta innebär för att kunna sätta start-, slutdatum och ansvarig på åtgärd när man besvarar checklistan måste för styrmodellskolumnen där åtgärder skapas upp innehålla en ansvarsroll som har inställningen Särskild rapporteringsbehörighet krävs påslagen. Utöver detta behöver användaren tillhöra en behörighetsgrupp som både har skapa behörighet på aktivitetskolumnen, och inställningen Särskild rapporteringsbehörighet påslagen. Denna konfiguration lämpar sig när ansvarig chef och rapportören är SAMMA person.

Ombud (light)

När det kommer till ombuden, som INTE skall få sätta start-, slutdatum och ansvarig på åtgärd, skall dessa tillhöra en behörighetsgrupp där inställningen Särskild rapporteringsbehörighet inte är påslagen.

Rekommenderad uppsättning

1. En specifik ansvarsroll för styrmodellskolumnen som hanterar åtgärder från Forms. Där inställningen Särskild rapporteringsbehörighet är påslagen
2. Två behörighetsgrupper:
   1. En grupp för rapportören (user) med inställningen Särskild rapporteringsbehörighet påslagen. Även en skapabehörighet för aktiviteter på styrmodellskolumnen krävs
   2. En grupp för ombudet (light) inställningen Särskild rapporteringsbehörighet avslagen. Även en skapabehörighet för aktiviteter på styrmodellskolumnen krävs

Observera att detta innebär att ombudet kan gå in via menyn och skapa åtgärder, inte bara från checklistefrågorna. Därför behöver man i dessa fall även kopiera menyn för produkten, och i kopian plocka bort all möjlighet till att ändra/skapa åtgärder i produkten. Detta blir då ombudens ingång. Kom ihåg att mappa deras behörighetsgrupp mot denna menykopia. Om ombudet endast arbetar från mobilappen eller Mitt arbete behövs dock ingen menykopia.