Förenkla hanteringen av återkommande aktiviteter genom att använda funktionen "återkommande varje år".
Beskrivning
Om er organisation har aktiviteter som återkommer varje år så kan ni använda funktionen "Återkommande varje år". Aktiveten återanvänds då nästa och kommande år, och får sina start- och slutdatum förskjutna med ett kalenderår vid versionshanteringen.
Egenskapen visas under inställningen för start- och slutdatum i objektfönstret och klassiska ändrafönstret. Om inställningen inte visas för aktiviteten är funktionen inte aktiverad för just den styrmodellskolumnen.
Alla som kan ändra datum på objektet kan också ändra "återkommande"-attributet. Dock gäller att nerfördelade objekt ärver egenskapen från objektet högst upp, även om datumfältet inte är konsoliderat.
Ingen produktlicens krävs för att aktivera funktionen, utan den är tillgänglig i alla styrmodeller.
Så här fungerar det:
- När versionshanteringen genomförs kommer de aktiviteter som är markerade som återkommande få både start- och slutdatum framflyttat ett år, om både start- och slutdatum var inom föregående års kalenderår.
- Dess status återställs till aktivitetsgruppens standardinställning, vilken är den översta statusen i gruppen och också den som nyskapade aktiviteter får.
- Det är samma aktivitet som återanvänds. Det blir alltså inte en kopia. Alla kommentarer och ansvariga stannar kvar på aktiviteten.
- Datumet flyttas inte fram förrän versionshanteringen sker.
- Slutdatumet på aktiviteten måste vara föregående kalenderår. Om aktiviteten har fått sitt slutdatum framflyttat, exempelvis på grund av förseningar, kommer datumuppdateringen inte ske vid versionshantering.
Begränsningar
- Funktionen fungerar bara för versioner som linjerar med kalenderåret, det vill säga den fungerar inte om ni som organisation arbetar med ett brutet räkenskapsår för versionerna.
- Aktiviteter som redan var skapade när inställningen aktiveras måste manuellt markeras som återkommande per aktivitet.
- Slutdatum måste vara satt på aktiviteten för att datumen skall justeras.
- Eventuella avstämningsdatum kommer inte att justeras.
- Om ni använder "genomförandestatus", kommer denna inte nollställas när datumen flyttas fram.
- Det kommer inte synas i händelsehistoriken att datumen på aktiviteterna har justerats vid versionshantering.
- Ingen specialhantering av skottår finns.
Aktivera inställningen
Funktionen aktiveras per styrmodellskolumn av dig som är administratör, och det går också att ställa in att egenskapen "återkommande" skall vara standard när man skapar en ny aktivitet för kolumnen.
För att de befintliga aktiviteterna skall bli återkommande behöver du manuellt gå in i ändrafönstret och kryssa i inställningen per aktivitet efter att du aktiverat inställningen.
Gå till Styrmodeller i administrationen och klicka på skiftnyckeln för styrmodellen. Klicka sedan på kugghjulet för den aktivitetskolumn du vill aktivera funktionen för.
Expandera sektionen "Avancerade inställningar" längst ner, och kryssa i "Gör det möjligt att skapa aktiviteter som är återkommande".
Om du vill att alla nya aktiviteter som skapas i kolumnen skall vara återkommande som standard, kryssar du även i "Återkommande är standardval för nya aktiviteter". Spara inställningarna. Alla aktiviteter i denna kolumn får nu tillgång till inställningen.
Inaktivera inställningen
Om inställningen inaktiveras för styrmodellskolumnen kommer de aktiviteter som är återkommande fortsatt vara det, och checkboxen syns fortfarande för dessa.
Det kommer dock inte gå att skapa nya återkommande aktiviteter för kolumnen, och om inställningen slås av för en återkommande aktivitet så försvinner inställningen sedan för den aktiviteten.