Stratsys er ansvarlig for versjonshåndtering av databasen din og trenger svar på visse spørsmål fra deg for å kunne gjøre dette. Dere som kunder har også et visst ansvar, som er listet opp her.
Stratsys' ansvar inkluderer selve versjonsadministrasjonen og opprettelsen av historiske versjoner av plattformen. Det er andre deler som vi anbefaler gjøres i direkte forbindelse med versjonshåndteringen av deg som kunde, og dette krever samplanlegging for at det skal fungere best mulig.
Husk at:
All rapportering skal være gjennomført før versjonshåndtering - etter at den er gjennomført er det ikke mulig å endre eller supplere rapporteringen for inneværende år (året som stenges).
Alle rapporter som skal foreligge for året skal derfor merkes tydelig eller arkiveres før versjonshåndtering.
Les håndbokartikkelen Håndtering av rapporter i versjonshåndtering for å forstå konsekvensene av manglende tydelig markering av rapporter før versjonering.
For å bestemme versjonshåndtering
- Når i tid bør versjonshåndtering gjennomføres? Planlegg gjerne i god tid slik at vi har større sjanse til å møte dine ønsker.
Alle som jobber med Stratsys må fullføre arbeidet for det foregående året. Dette gjelder alle produkter/bruksområder samt organisasjonsenheter. - Bør nye brukere som legges til i gjeldende versjon automatisk få lesetilgang til den kommende historiske databasen? Det er en innstilling som lar brukere lagt til i fremtiden ha lesetilgang til databasen fra året før. Hvis innstillingen ikke er aktivert, vil ikke nye brukere kunne gå inn i den databasen, men kun i gjeldende versjon.
- Bør fullførte aktiviteter slettes? Aktiviteter er en samlebetegnelse for alle noder hvor datofunksjonalitet er tilgjengelig og finnes ofte i de fleste kontrollmodeller. Aktiviteter som er gjennomført i løpet av inneværende år filtreres vanligvis ut av planleggingen, men vil dukke opp igjen under versjonshåndtering og kan da være egnet å rydde ut. Du bestemmer for hvilke kontrollmodellkolonner dette skal gjøres. MERK FØLGENDE! Har du skoler i databasen som jobber med ødelagte år, f.eks. 2021/2022 (høstsemester/vårsemester) ønsker de vanligvis ikke å fjerne aktiviteter samtidig med resten av organisasjonen. Så hvis du har brutt studieåret, snakk med den som er ansvarlig for skolen om hvordan de vil gjøre det.
- Skal planleggingsversjonen aktiveres umiddelbart eller på et senere tidspunkt?
- Bør andre opplysninger enn aktiviteter slettes?
Kundens ansvar for versjonshåndtering
Innen versjonsimplementeringsdatoen må du ha gått gjennom følgende:
- Sørg for at alle brukere av alle produkter/kontrollmodeller er helt ferdige med sin rapportering!
- Sjekk at alle rapporter i inneværende år er merket som klare eller arkiverte. Etter en versjonshåndtering vil rapportdelene i en rapport låses med henvisning til at rapporten er basert på en slettet versjon, noe som betyr at ingen ny informasjon hentes eller oppdateres fra systemets kontrollmodeller. Rapporter med rapportdeler som aldri har blitt åpnet vil være tomme etter versjonering.
Vær oppmerksom på at informasjonen ovenfor gjelder alle rapporter på alle organisasjonsnivåer. Hvis rapporteringen ikke håndteres som ovenfor, har vi ingen funksjon for å gjenopprette den.
Unnlatelse av å gjøre det vil resultere i:
- Risiko for at det blir «tomme» rapportdeler i rapporten.
- Det er ikke lenger mulig å rapportere i rapporten og den kan ikke fylles ut.
- Arbeid som legges ned i rapportene og kontrollmodellene er bortkastet
Les mer om konsekvensene her: Håndtering av rapporter i versjonshåndtering
- Har du gjort endringer i organisasjonstreet ditt? Hvis ja, må følgende sikres:
- Har brukerne som tilhører en enhet som skal fjernes, fått ny tillatelse? (ellers blir de lesebrukere ett nivå opp)
- Har alle nye enheter i planleggingen fått riktige enhetsgrupper?
- Tenk gjennom og sjekk om noe har endret seg i din måte å jobbe på som har resultert i at informasjon er lagt til/fjernet. Dette kan for eksempel være en ny kontrollmodell eller kolonner, nye beskrivelsesfelt eller nøkkelord etc. som er lagt til og gjør at visninger i gjeldende versjon må oppdateres eller erstattes.
- Når tid for versjonsadministrasjon er planlagt, informer brukerne om at de ikke skal være logget på Stratsys i løpet av denne tiden.
Kundens ansvar etter versjonering
- Sjekk at menyene peker til riktig versjon og juster dette hvis ikke.
Stratsys er behjelpelig med kundens ansvar mot fakturering.