Hvorfor det er viktig å klarmarkere alle rapporter før versjonering og hva som skjer hvis dette ikke gjøres
For å lese mer om versjonshåndtering og hva du skal forberede deg på, les her: Sjekkliste for versjonshåndteringVær oppmerksom på at informasjonen nedenfor gjelder alle rapporter på alle organisasjonsnivåer. Hvis rapportene ikke håndteres som nedenfor, har vi ingen funksjon for å gjenopprette den. Sørg derfor for å involvere organisasjonen ekstra nøye for å sikre at rapportene er helt ferdige før versjonering gjøres.
Etter at versjonshåndtering er fullført, er det ikke lenger mulig å rapportere i rapporter som var i forrige Gjeldende versjon. Dette er fordi den forrige gjeldende versjonen nå er en historisk database der ingen endringer kan gjøres. Derfor er det svært viktig at all rapportering som skal gjøres i gjeldende versjon gjøres før versjonsbehandling.
Hvordan fungerer det å samle informasjon til rapporter?
Når en bruker legger inn en rapport, henter rapporten informasjon fra kontrollmodellene i Stratsys gjennom rapportdelene som er satt opp i rapporten. På denne måten fylles rapporten med informasjon i tillegg til det som står direkte i rapporten. Rapporten oppdaterer informasjonen hver gang den åpnes til rapporten er merket som klar eller arkivert. Dette sikrer at siste informasjon fra systemet havner i rapporten. Dersom et enhetsnivå aldri åpner rapporten kan det bety at det ikke hentes informasjon på det organisasjonsnivået, da er det en risiko for at det blir en «tom» rapportdel. Det kan imidlertid unngås, når du merker en rapport klar, får du muligheten til å oppdatere hele rapporten en siste gang før du lukker den. Dette sikrer at alle deler av rapporten på alle enhetsnivåer er oppdatert før rapporten er ferdigstilt.
Hva skjer hvis en rapport ikke er merket som klar?
Hvis du ikke merker en rapport klar før versjonsbehandling, vil rapporten neste gang den åpnes forsøke å hente informasjon slik vi beskrev i avsnittet ovenfor. Denne informasjonen er ikke lenger tilgjengelig i gjeldende versjon. Feilmeldingen "Denne rapporten er basert på en fjernet versjon" genereres og det er ikke mulig å jobbe i rapporten riktig. Det er derfor det er så viktig å sørge for at alle rapporter er klare og godt merket før versjonering for å sikre at riktig informasjon er der.
Sammendrag
Sørg for at alle rapporter på alle enheter er tydelig merket før versjonsbehandling er ferdig!
Unnlatelse av å gjøre det vil resultere i:
- Risiko for at det blir «tomme» rapportdeler i rapporten.
- Det er ikke lenger mulig å rapportere i rapporten og den kan ikke fylles ut.
- Arbeid som legges ned i rapportene og kontrollmodellene er bortkastet