I denna artikel har vi samlat våra bästa tips för att undvika planering och rapportering i sista minuten. Listan lämpar sig både för administratörer och användare, så dela med dig - sharing is caring!
Ta hjälp av kommunikationsytan
Använd kommunikationsytan för att påminna användare om att deadline står för dörren. Börja gärna ett par veckor innan och lägg ut ett första meddelande, och påminn gärna sedan på nytt närmre inpå. Var tydlig med var man finner information kring vad som är förväntat, och kommunicera också gärna vart man kan vända sig för att för att få hjälp och stöd.
Bifoga gärna relevant material så som dokument och länkar till ditt inlägg!
Filtrera i att-göra-listan
Att-göra-listan har en standardinställning som styr hur långt framåt och bakåt i tiden som påminnelser visas i listan. Vill du se alla kommande påminnelser kan du via filtertratten i listan göra just den sökningen och den är bokstavligen bara ett knapptryck bort! På samma enkla sätt kan du också filtrera på allt som eventuellt är försenat. Bara att börja beta av...
Saknar du något i att-göra-listan? Säkerställ att du läggs till som ansvarig!
Mätetal och indikatorer med årsperiodicitet
Många mätetal och indikatorer har årsperiodicitet, men det betyder inte nödvändigtvis att utfall finns tillgängligt först i slutet av året. Rapportera in utfall så snart de finns tillgängliga istället för att samla allt till slutet av året. På så sätt minskar du arbetsbördan vid årsuppföljningen och kan istället fokusera på sådant du verkligen inte kan göra i förväg.
Även många aktiviteter har slutdatum per den sista december men är i själva verket avklarade långt innan dess - få gärna till samma vana även för dessa!
Spara som
Har du befintlig information i dina planer som du vill ha som grund när du ska lägga till något nytt så kan du använda funktionen "Spara som", på så vis får du en kopia som du sedan kan arbeta vidare med och göra önskade justeringar i men får med dig lite saker på köpet. Detta kan vara extra hjälpsamt för exempelvis indikatorer och mätetal med många inställningar. Easy peasy!
Skulle något bli fel kan du enkelt både ändra och ta bort information du själv har lagt till, våga därför testa dig fram!
Förskjutningar på periodiciteter
Har periodiciteterna rätt förskjutning i relation till dess slutdatum? Detta styr exempelvis när systemet skickar ut påminnelser om man har det påslaget, och när kort dyker upp i att göra listan. Ligger detta fel kommer systemet alltså att påminna fel!
Ta för vana att titta igenom dessa med jämna mellanrum och säkerställ att de är inställda enligt vad ni har kommit överens om i din organisation.