När ett påminnelsemail kommer ut vid en "oväntad" tidpunkt är de lätt att tro att något gått fel, i regel är det dock inte fallet.
Nedan listas de faktorer som kan spela in när påminnelsemail kommer att skickas ut från Stratsys:
1. Är periodiciteten som används 31 dagar eller längre?
Om periodiciteten som används för Rapportering/Kommentering/Klarmarkering har en periodicitet på 31 dagar eller längre så kommer det första påminnelsemailet att skickas ut 28 dagar innan deadline. (Exempel på periodiciteter som kvartal, tertial, halvår, år osv).
Om den är kortare skickas påminnelsen ut först 7 dagar innan.
2. Använder ni Uppsamlande veckomail måndag morgon?
Använder ni Uppsamlande veckomail kommer alla de påminnelser som annars hade gått ut under veckan att samlas upp i ett och samma mail som skickas på måndag morgon kl: 08:00.
Detta innebär att om ni har periodiciteter längre än 31 dagar ger de att påminnelse skickas måndagen i den vecka dag 28 innan deadline infaller. Detta är viktigt då de kan innebära att påminnelsen skickas ut upp till 5 dagar till utöver de 28dagarna, alltså 33 dagar innan deadline.
3. Förskjutning av deadline.
Om ni använder förskjutning av deadline behöver även detta tas med i beräkningen, för att veta från vilket datum ni skall utgå när ni tittar på att påminnelsemailet bör gå ut.
Summering:
Uträkningen av påminnelse datum ser alltså ut som följer:
Datum för deadline för Rapportering/Kommentering/Klarmarkering:
Ordinarie slutdatum för perioden enligt periodiciteten + ev. förskjutning av slutdatum = Datum för deadline
Datum för utskick av påminnelsemail:
Datum för deadline - (periodicitet längre/kortare än 31 dagar, 28 dagar innan deadline/7 dagar innan deadline, + ev. uppsamlande veckomail) = Utskick för påminnelse mail.
Numer finns även möjlighet att slå av/på för hela databasen vilka utskickstillfällen som skall vara aktivt för periodciteter med 31 dagar och längre samt de som är kortare.
OBS! Det framgår inte i gränssnittet när någon av dessa slås på/av därmed får man utgå ifrån att utskickslogiken är korrekt enligt ovan även om någon av valen är av/på vid tillfället för felsökning.
