Lägg till användare i arkiverade databaser för att ge dem tillgång till dessa.
Beskrivning
Användare läggs vanligtvis inte till automatiskt i arkiverade versioner. Om du vill att användare skall få åtkomst till arkiven, följ något av stegen nedan.
Lägg till enstaka användare i den arkiverade versionen
Lägg till alla nya användare i den arkiverade versionen
Lägg till nya användare löpande med automatik
Lägg till enstaka användare i den arkiverade versionen
Så här lägger du som är administratör till enstaka nya användare i arkivet. Detta passar er där inte alla behöver åtkomst, utan bara enstaka nya användare.
- Gå till den arkiverade versionen via arkivväljaren:
- Gå till Användare i administrationen och välj "Lägg till användaren". Du hittar användaren genom att söka på e-post-adressen - klicka enligt pilen för att välja in användaren:
- Ge användaren samma behörighet som denne har i den aktuella databasen, dvs samma huvudenhet och huvudbehörighet om dessa är tillgängliga - om inte, försök hitta motsvarande eller lägre behörighet. Spara.
Användaren kan nu nå arkivet genom arkivväljaren.
Lägg till alla nya användare i den arkiverade versionen
Om alla nya användare behöver tillgång till arkivet kan du göra en massinläsning av dessa då och då vid behov. Befintliga användare kommer då också att uppdateras med t.ex. ändrade namn.
Tips: För att kunna utföra steg tre smidigt är det enklast ge alla nya användare huvudbehörighet på en enhet där det inte redan finns användare, exempelvis en speciell enhet för detta ändamål. Detta passar er som vill begränsa informationen för vissa användare.
Ett annat alternativ är att ge alla användare en läsbehörighet på översta enheten - detta passar er som har en transparent organisation, där alla får lov att ta del av all information.
1. Gå till menyn Användare och fliken "Uppdatera användaruppgifter från plattformen". Välj den behörighetsgrupp de inlästa användarna skall få, och vilken huvudenhet de skall hamna på. Samtliga inlästa användare kommer alltså att få samma behörighet vid inläsningen:
2. Nu körs ett så kallat bakgrundsjobb. När det är klart får du en notis över utfallet:
3. Gå till "Allmänt"-fliken och filtrera fram dina tillagda användare. Gå igenom dessa och ge dem rätt behörighet - jämför med den behörighet de har i aktuell version. Spara.
Lägg till nya användare löpande med automatik
Tips: Detta passar er som har en transparent organisation, där alla får lov att ta del av all information.
Alternativt går det att slå på en inställning som gör att användare som skapas upp i er aktuella databas (och därmed i plattformen) automatiskt läggs till i i den arkiverade databasen, vilket ger ett liknande resultat som vid manuella inläsningar.
Fördelen är att det minskar arbetet för administratörer, men nackdelen är att alla användare får en fix behörighet i arkivet.
Funktionen är främst till för att stödja automatisk hantering av användare vid SSO-inloggning, men går alltså också att använda i arkiverade databaser.
Kontakta gärna kundansvarig innan ni aktiverar detta för att diskutera om detta är ett bra alternativ för er.
Tänk på att ställa in behörighetsgruppen till en låg behörighet, t.ex. en läsbehörighet, och välj sedan den huvudenhet som alla nya användare skall få:
När du sparar kommer tillagda användare i er skarpa databas få den inställda behörigheten i arkivet, i detta fall "Endast läsa" på enhet "Kommunfullmäktige" och kan då läsa allt i detta historiska arkiv.