Import av personal och personalfördelning

Du kan uppdatera löner och fördelning på din personal enkelt genom filimporter.

Ny plan - en kombinerad fil

Om du har en helt ny/tom plan, så kan du använda en kombinerad fil för Personal och Personalbudget. 

Filen skall vara i .csv-format. Du kan skapa den i Excel, och sedan välja "Spara som"/"Save as" och välja detta format - namnet kan du sätta till vad du önskar:

Filen nedan visar exempeldata. Tänk på följande: 

• Kolumn A-G måste vara med med exakt rätt rubriknamn:
  • Personnummer; Förnamn; Efternamn; Månadslön; Giltig från; Kostnadsfördelningsgrupp; Fördelning
• Samtliga fält måste ha ett värde i rätt format - se exempel nedan.
• Kostnadsfördelningsgrupperna måste redan finnas i den plan man importerar till.
• Personnummer kan anges med eller utan streck och med 2 eller 4 siffror i årtalet.
• En person kan fördelas i flera grupper - ange då en rad per fördelning, se exempel för Celia Hammond nedan.
• Använd formatet åååå-mm-dd för datum
• Lönen kan sättas till 0 för t.ex. vakanser och uppdateras manuellt senare

Du måste importera filen två gånger: Först som Personalimport och som Personalbudgetfördelning, men kan alltså använda samma fil:

Befintlig plan: Två separata filer 

Om du redan har en befintlig plan med budgeterad personal sedan innan, gör så här: 

Personal:

• Exportera personalen från Uppsättning > Personal
  
• Öppna den nedladdade filen, justera löner och sätt nytt lönedatum, uppdatera och lägg eventuellt till personal och spara filen - samma regler gäller som vid kombinerad fil, se ovan.
• Importera under importmenyn: Personal (se bild i avsnittet ovan).

Personalfördelning: 

• Exportera budgeten från Budget > Fördela personal - tänk på att välja rätt termin.

• Öppna den nedladdade filen, justera fördelningen och spara filen. Samma regler gäller som vid kombinerad fil, se ovan.
• Importera under importmenyn: Personalbudget (se bild i avsnittet ovan) - tänk även här på att välja rätt termin.