Hantera möten i Meetings

Genomföra mötet

Genomför ditt möte i Meetings, signera och skicka ut protokollet då mötet är genomfört.

Under varje agendapunkt kan du skriva anteckningar, fördela åtgärder och dokumentera beslut. När du har flera möten i samma mötesserie samlas alla åtgärder och beslut i listor som du kommer åt från respektive möte samt från mötesöversiktens kontextmeny.

Högst upp i varje möte hittar du en länk till Föregående möte, om mötet ingår i en serie.

I ett möte:

Från mötesöversikten:

När du klickar på Visa åtgärder, beslut eller möten i serien öppnas ett fönster med de tre flikarna Åtgärder, Beslut och Möten. Du kan växla mellan dessa flikar högst upp i fönstret.

Till höger kan du söka och filtrera bland åtgärder och beslut. Du kan klicka på åtgärder och beslut för att se mer information och redigera dessa.

På mötesfliken kan du öppna gamla protokoll i mötesserien. Vill du exportera åtgärds- eller beslutslistan klickar du på ikonen uppe i höger hörn. 

När du är klar stänger du fönstret med krysset uppe i vänster hörn.

Bordlägg en agendapunkt

Du kan bordlägga agendapunkter som du inte hinner avhandla under mötet, för att senare lägga till dem till följande möten.

Tryck på de tre punkterna till höger om en agendapunkt och välj sedan Bordlägg.

Agendan kommer då försvinna från befintligt möte och återfinns i detaljvyn till höger.

I nästa möte, välj Bordlagda punkter i detaljvyn. Tryck sedan kontextmenyn till den agendapunkt du vill lägga till och välj Lägg till i mötet

Skicka protokoll

När mötet är klart och mötesanteckningarna färdigställda kan du skicka protokollet till mötesdeltagarna genom att klicka på Skicka protokoll.

Precis som när du skickar ut agendan öppnas det upp en dialog med ett förhandsgranskningsläge innan protokollmejlet skickas iväg.

Innan du skickar ut protokollet kan du editera mottagare, ämnesrad och meddelande på precis samma sätt som när du skickar ut agendan (läs här).

När du är nöjd, klicka på Skicka.

Alla mottagare får ett mejl där protokollet dels ligger i själva mejlet och bifogad som en PDF.

Om en deltagare är ansvarig för en eller flera åtgärder från mötet kommer dessa att vara markerade i grönt och vara klickbara.

Exportera protokoll

Det går exportera protokollet till PDF. Öppna kontextmenyn inne i ett möte eller från mötesöversiktsvyn och välj Exportera till PDF.

                       

Innan protokollet exporteras öppnas en dialog där man kan välja att lägga till signaturrader till mötesprotokollet.

Genom att matcha roll med deltagare får man ut signaturrader längst ner i protokollet där t.ex. ordföranden och sekreteraren sedan kan signera det utskrivna protokollet.