Har du funderingar på hur en ska genomföra ett möte i Meetings? Då har du hamnat rätt! Läs nedan om protokollets funktioner samt hur ni skickar ut det när mötet är genomfört.
Under varje agendapunkt kan du skriva anteckningar, fördela åtgärder och dokumentera beslut. När du har flera möten i samma mötesserie samlas alla åtgärder och beslut i ”loggar” som du enkelt kommer åt från respektive möte samt från mötesöversikten. Högst upp i varje möte finns dessutom en länk till Föregående möte.
I ett möte:
Från mötesöversikten:
När du klickar på Visa åtgärder/beslut/möten i serien öppnas ett fönster med tre flikar – Åtgärder, Beslut och Möten. Du kan växla mellan dessa flikar högst upp i fönstret. Till höger kan du söka och filtrera bland åtgärder och beslut. Du kan klicka på åtgärder och beslut för att se mer information och redigera. På mötesfliken kan du öppna gamla protokoll i mötesserien. Vill du exportera åtgärds- eller beslutsloggen klickar du på ikonen uppe i höger hörn.
När du är klar stänger du bara fönstret på krysset uppe i vänster hörn och du är tillbaka där du började.
Skicka protokoll
När mötet är över och mötesanteckningarna är färdigställda är det dags att skicka protokollet till mötesdeltagarna. Det gör du genom att klicka på Skicka protokoll. Precis som när du skickar ut agendan öppnas det upp en dialog med ett förhandsgranskningsläge innan protokollmejlet skickas iväg.
Innan du skickar ut protokollet kan du editera mottagare, ämnesrad och meddelande på precis samma sätt som när du skickar ut agendan (Se här).
När du är nöjd – klicka på Skicka för att skicka protokollmejlet.
Alla mottagare får ett mejl där protokollet dels ligger i själva mejlet och bifogad som en PDF. Om en deltagare är ansvarig för en eller flera åtgärder från mötet kommer dessa att vara markerade i grönt och vara klickbara så att man kan göra sin uppföljning direkt från inkorgen.
Exportera protokoll
Det går även att få ut protokollet i PDF-form utan att skicka iväg ett protokollmejl. Det gör man genom att öppna overflow-menyn inne i ett möte eller i mötesöversiktsvyn.
Innan protokollet exporteras öppnas en dialog där man kan välja att lägga till signaturrader till mötesprotokollet. Genom att matcha roll med deltagare får man ut signaturrader längst ner i protokollet där t.ex. ordföranden och sekreteraren kan signera det utskrivna protokollet.
