Skapa en god förvaltningsorganisation

Varför behövs en förvaltningsorganisation? 

Att en användare inte vet var hen ska vända sig med frågor eller inte får svar inom rimlig tid skapar frustration och onödigt motstånd inom organisationer. Ofta är det frågor som på olika sätt kan förebyggas genom att jobba med automatisering eller rutiner för upplärning, men vem är det som egentligen ansvarar för detta inom organisationen? 
 

I och med att behoven i organisationen ändras kommer systemet behöva anpassas därefter, och även om ny utveckling hos Stratsys möjliggör smidigare arbete och nya möjligheter kommer förändring alltid leda till att frågor såsom detta uppstår. Användare i operativa enheter kommer bli fundersamma över vad de förväntas göra i systemet och chefer inom verksamheter och förvaltningar kommer ha frågor om ansvar kring målnedbrytning och uppföljning.  
 

För även om nyttan man får ut av systemet ökar med systemets livslängd så krävs det att förvaltningen anpassas för att detta ska bli fallet. Effekten av en aktiv förvaltningsorganisation blir ännu tydligare med en längre tidshorisont och utan en aktiv förvaltningsorganisation kommer ett gap att växa fram. Detta gap utgörs av nyttan ni hade förväntat er eller hade möjlighet till att få ut av Stratsys kontra den faktiska erfarenheten av systemet.  

 
Som tur är har vi på Stratsys tillsammans med våra kunder identifierat flera framgångsfaktorer för en aktiv förvaltningsorganisation, så att ni i slutändan kan säkra att användarna får det stöd de behöver. 

Nyttan: Hur blir Stratsys ett effektivt verksamhetsstöd? 
 

Hur gör man det? 

Det är användandet som skapar värdet! Därför är det viktigt att skapa de bästa förutsättningarna för användarna och organisationen i stort via en god förvaltningsorganisation. För att tillgodose behoven och få detta på plats krävs det därför i vår erfarenhet att organisationen konkretiserar; 

• Vilken information ska dokumenteras i systemet och hur ska det dokumenteras? 
• Vad förväntas av användarna och hur förmedlas detta? 
• Vilket färdigt stöd finns i manualer och E-Learning och hur tar användarna del av det?  
• Var vänder sig användare för att få svar på sina frågor? Såväl organisatoriska som tekniska.  
• Vem tar emot önskemål om förbättringsförslag, sammanställer dem och slutligen beslutar om vad som tas vidare? 

För att klara av detta krävs det utöver teknisk kunskap om verktyget också att organisationen har en god intern struktur. Samt tydlig och löpande dialog mellan ledning och användare, exempelvis genom regelbundna avstämningar av en samarbetsgrupp. 

Det finns ingen universallösning som kan appliceras på alla organisationer utan att justeras, men i vår erfarenhet är en förvaltningsorganisation med tydlig förväntan på roller och ansvar ett bra första steg. Lägg därtill de regelbundna avstämningarna mellan relevant samarbetsgrupp så har ni redan kommit en lång bit på vägen.  

Lösning - Hur bör en aktiv förvaltningsorganisation se ut? 

Ett exempel på hur förvaltningsorganisationen kan struktureras i Stratsys finner ni nedan. Namn och justeringar i exakt vad ansvaret innebär hos er kan och bör göras, men i breda drag så kan en förvaltningsorganisation likt denna ge er en god start för hur ni som organisation jobbar i Stratsys.  

Alla roller och ansvar är rekommendationer från vår sida. 
 

Systemägare​ 

• Strategiskt övergripande och slutgiltigt ansvarig för att systemet uppfyller de behov och målsättningar som var tänkt​.  
• Avtal och ekonomiska frågor ​ 
• Har löpande dialog med systemförvaltare samt interna personer med ansvar över de processer som Stratsys produkter ämnar stödja​ 

​ 

Fullständig administratör / Systemförvaltare​ 

• Övergripande praktiskt ansvarig för systemet samt dess utveckling (t.ex. nya produkter)​ 
• Leder förvaltningsarbetet och systemutveckling genom undersökningar och internt nätverkande​ 
• Har löpande dialog med systemägare och övriga administratörer​ 

​ 

Produktadministratör​ 

• Ansvarig för sin respektive produkt och dess kontinuerliga utveckling​ 
• Har löpande dialog med övriga administratörer samt interna personer med ansvar över den process som produkten ämnar stödja​ 

​ 

Lokal administratör​ 

• Har fördjupad kunskap om systemet och agerar första hjälpinstans för en användare i behov av stöd​ 
• Kan administrera enklare delar av systemet för sin organisationstillhörighet med underliggande enheter ​​ 
• Personen fungerar även som en länk mellan Systemförvaltare, organisation och användare​ 
• Har löpande dialog med övriga administratörer samt organisation/systemets användare 

IT 

• Är ofta inte involverad i det löpande arbetet men bör finnas till hand för att ansvara för att Stratsys plattform ingår i den interna IT-planen.  
• Har insikt i funktionerna som behövs för ett effektivt arbete i Stratsys, såsom SSO/AD-lösningar, nödvändiga integrationer med mera. 

Hur förvaltningsorganisationen arbetar tillsammans 

En tydligt strukturerad förvaltningsorganisation med införstådda förväntningar på rollerna är som tidigare nämnts är en bra start, men vill man ligga i framkant bör detta kombineras med forum för möten mellan rätt personer. Detta kan också se olika ut hos olika organisationer men även här går det att identifiera vissa generella grundförutsättningar och tips från vår sida. Detta kan hjälpa er att arbeta mer proaktiv mot användarna och ge de bästa möjliga förutsättningar för att lyckas. 

Exempel på hur olika forum kan se ut och i vilken frekvens dessa träffas. 

Sammanfattningsvis är det viktigt att det förs kontinuerliga dialoger och utveckling kring Stratsys för att säkerställa att systemet fortsätter stödja arbetssättet och blir ett stöd i arbetet. Lycka till!