Integration för extern arkivering av rapporter

Den här artikeln beskriver funktionalitet för att med automatiska integrationsflöden arkivera rapporter externt, exempelvis i ett E-arkiv.

Innehåll

Lösningsbeskrivning

Tekniska förutsättningar

Steg-för-Steg guide för Extern arkivering

API för extern arkivering av rapporter

 

Lösningsbeskrivning

Stratsys lösning för extern arkivering är en kraftfull och anpassningsbar lösning för att säkerställa smidig och effektiv arkivering av rapporter. Denna artikel ger en översikt över vårt verktyg för att hantera och arkivera rapporter externt, inklusive funktioner för urval av rapporter, enhetsbaserad arkivering, översikt över tillgängliga och arkiverade rapporter samt integrerad funktionalitet för gallring.

Rapporturval och Enhetsbaserad Arkivering

Funktionen för externa arkivering ger användare möjligheten att enkelt välja vilka rapporter som ska vara tillgängliga för arkivering samt definiera vilka enheter eller avdelningar vars rapporter ska arkiveras. Genom en intuitiv och användarvänlig gränssnitt kan administratörer enkelt konfigurera dessa inställningar för att säkerställa att rätt dokumentation hålls tillgänglig och arkiveras enligt organisationens behov.

Översikt över Tillgängliga och Arkiverade Rapporter

I administrationsgränssnittet för extern arkivering finns en tydlig översikt över vilka rapporter som är tillgängliga för arkivering samt vilka rapporter som redan har arkiverats. Genom att enkelt kunna identifiera status för varje rapport kan ni upprätthålla ordning och struktur.

Funktionalitet för Gallring

Funktion för att smidigt genomföra gallring av rapporter baserat på regler och tidsramar. Detta bidrar till att rensa ut föråldrad eller oanvändbar information och frigöra utrymme för viktig dokumentation.

Tillgång genom Stratsys API

När rapporterna är markerade för arkivering står de till förfogande genom Stratsys API som word-filer tillsammans med tillhörande metadata. Detta möjliggör sömlös integration med externa system och applikationer och ger er möjlighet att enkelt hämta rapporter för extern arkivering enligt behov.

Säker Administrationsbehörighet

För att säkerställa en trygg och effektiv hantering av arkivering och gallring krävs en speciell administrativ behörighet som ges till ansvariga personer inom organisationen. Denna behörighet ger utvalda användare rättigheter att konfigurera arkiveringsinställningar och genomföra gallring i enlighet med organisationsriktlinjer och krav på dokumenthantering.

Stratsys externa arkivering är utformad för att optimera och förenkla organisationers processer för arkivering. Genom att erbjuda en heltäckande lösning som inkluderar val av rapporter, enhetsbaserad arkivering, översikt över tillgängliga och arkiverade rapporter samt integrerad gallring, ger vi er kraften att säkerställa fullständig och effektiv arkivering av rapporter från Stratsys.

 

---

Förutsättningar

• För att implementera denna lösning är det avgörande att ha tillgång till utvecklare som kan etablera integrationsflöden mot Stratsys öppna API.
  
  

---

Steg-för-steg guide för extern arkivering

Denna guide beskriver stegvis hur du sätter upp integrationen för extern arkivering av rapporter från Stratsys till ett externt system. 

Steg 1: Skapa Behörighetsgrupp för E-arkivering

1. Skapa en behörighetsgrupp i Stratsys och konfigurera behörighet "Tillåt administration av e-arkivering".
2. Tilldela användare till denna behörighetsgrupp för att ge dem tillgång till administrationen av e-arkiveringsprocessen. Du kan tilldela både globala och lokala administratörer till denna behörighetsgrupp, beroende på era behov.
3. För användaren som fått behörighet att administrera E-arkivering kommer det dyka upp ett alternativ i vänstermenyn "Extern arkivering".

Steg 2: Konfigurera Rapporter för Extern Arkivering

1. Gå till rapporten som ska markeras för extern arkivering och sedan till "Inställningar" och klicka på "Ändra" under rubriken Allmänt, där hittar ni inställningen "Tillåt extern arkivering" och har möjlighet att  aktivera den för varje rapportmall som ska vara tillgänglig för e-arkivering.
2. Konfigurera inställningen för de rapporter som är relevanta för ert arkiveringsbehov.
   

Steg 3: Konfigurera vilka enheter vars rapporter skall arkiveras

När inställningen tillåt extern arkivering är aktiverad så kan ni själva konfigurera och styra vilka enheter som just denna rapport ska arkiveras för. 

1. Gå till rapporten som ska markeras för extern arkivering och sedan till "Inställningar"
2. Under rubriken Rapporterade enheter ser ni hur många enheter vars rapporter som kommer arkiveras och klickar ni på "Ändra" så har ni möjlighet att justera detta
   
3. Bocka i checkrutan bredvid de enheter som aktuell rapport ska arkiveras för och klicka på Spara
   

Steg 4: Markera Bilagor för E-arkivering

För rapporter med inställningen "Tillåt extern arkivering" kan användare med behörighet att administrera e-arkivering administrera vilka bilagor som ska arkiveras. Grundinställningen är att bilagor kommer att arkiveras, vill ni inte att bilagan ska arkiveras så kan ni inaktivera inställningen genom att klicka på den blåmarkerade ikonen och bocka ur checkrutan "Bilagan skall arkiveras externt".

 

Steg 5: Konfigurera Arkivbildare för Enheter (valfritt)

Använd funktionen "Arkivbildare" för att sätta en informationstagg på organisatoriska enheter. Värdet sätts på en enhet och alla underliggande enheter får samma arkivbildare och ni kan sedan ändra arkivbildare på underliggande enheter om nödvändigt. Informationen om arkivbildare kan sedan hämtas från metadatafältet "Archivist": "string" i responsen från anropet när rapporten hämtas.

"Archivist": "KF"

 

Steg 6: Klarmarkera Rapporter för extern arkivering

Varje enhet måste klarmarkera sina rapporter för att de ska vara tillgängliga för API:et att hämta och arkivera. När rapporten är klarmarkerad skapas ett schemalagt jobb i Stratsys för att skapa en Word-fil och därefter blir rapporten tillgänglig att hämta i API:et.

Steg 7: Administration av E-arkiveringsprocessen

1. I administrationen finns en sektion för hantering av e-arkiveringsprocessen för behöriga användare.
   
2. Rapportöversikten ger en sammanställning av aktuella rapporter för e-arkivering inklusive klarmarkering och arkivering av enheter.

 

Steg 8: Hämta rapporter från Stratsys API

Rapporter som har uppfyllt följande kriterier kommer vara tillgängliga att hämta från Stratsys API:

• Rapporten är markerad för extern arkivering (steg 2)
• För den aktuella rapporten så har enheten som rapporten tillhör valts för extern arkivering (se steg 3)
• Rapporten är klarmarkerad (steg 6)

Mer information om autentisering och API-anrop hittar ni här. 

 

Steg 9: Rapport markeras som arkiverad i Stratsys

Det är möjligt att skicka anrop mot API:et för att markera en rapport som arkiverad. Detta API-anrop används för att markera rapport som arkiverad och när det är gjort kommer det i rapportöversikten att finnas ett datum för extern arkivering för aktuell rapport.

Efter det att enheten har blivit markerad som arkiverad, kommer enheten inte längre att kunna backa status på rapporten från klar till inrapportering igen.

Rapporten hamnar i Stratsys egna arkiveringsfunktion och kan hittas med funktionen "Inkludera arkiverade rapporter" i sökfunktionen.

Steg 10: Genomför Gallring av Rapporter

1. Använd gallringstjänsten för att ta bort rapporter från Stratsys
2. Använd sökfunktionen för att filtrera rapporter för gallring baserat på datum och tidigare.
3. Välj rapporter för gallring och utför processen.

Följ denna uppsättningsguide för att säkerställa att din integration för extern arkivering av rapporter från Stratsys implementeras korrekt och att ni kan hantera era rapporter på ett strukturerat och effektivt sätt. Om du stöter på några problem eller har frågor, tveka inte att kontakta er kundansvarig eller Success Manager för ytterligare hjälp.

---

API för extern arkivering

Länk till Swagger för API:et hittar ni här.