När ni ska göra en förändring i Stratsys behöver ni först förstå behovet och vilka enheter i organisationsträdet som berörs, kartlägga de enheter som påverkas eller ska ändras, skicka in underlaget.
Steg 1 – Skapa en tydlig bild av förändringen
Det första steget är att internt skapa en överblick över vilka förändringar som ska genomföras och vilka enheter i organisationsträdet som påverkas.
Syftet är endast att förstå behovet på en övergripande nivå – inte att dokumentera eller fylla i något ännu.
Steg 2 – Exportera och kartlägg förändringen i Excel
För att kunna kartlägga förändringen används två olika Excel-filer:
1. Export av organisationsträd (från Stratsys)
- Gå till Administration → Organisation.
- Exportera organisationsträdet till Excel.
- Denna export ger en bild av nuläget och fungerar som underlag.
- Kontakta er CSM för att be om vår Excelmall för att kartlägga organisationsförändringarna.
- När ni fått tillgång till denna mall: Kopiera in relevanta delar från exporten (från högsta nivån som berörs) i denna mall.
- Kartlägg förändringarna genom att följa färgkoderna och instruktionerna som finns i mallen.
I mallen är det viktigt att visa:
- Hur organisationsträdet ser ut före förändringen
- Hur organisationsträdet ska se ut efter förändringen
Det är viktigt att tydligt visa vilken enhet som förändras och på vilket sätt – till exempel om den byter namn, flyttas, slås ihop eller delas upp. På så sätt blir det enkelt att se hur varje enhet går från före till efter i organisationsträdet. Exempel på förändringar som kan kartläggas i mallen:
- Namnbyte på en enhet
- Ny enhet ska läggas till
- En enhet ska tas bort
- En enhet ska flyttas (från en plats i trädet till en annan)
- Två eller flera enheter ska slås ihop
- En enhet ska delas upp i flera
Denna anvisning står i mallen som ni får av er CSM.
Steg 3 – Skicka in underlaget
När Excelmallen för organisationsförändringar är ifylld skickas den till CSM. Processen fortsätter därefter enligt följande:
- CSM gör en första granskning och lägger en beställning till en av våra projektledare.
- När en projektledare tilldelas uppdraget, kontaktar hen kund för att säkerställa detaljerna.
- Projektledaren analyserar hur förändringen påverkar exempelvis information och konsolideringar, samt gör en övergripande bedömning av omfattningen av genomförandet.
- Tidsestimering genomförs och återkopplas till kund.
- Projektledaren och kund lägger därefter en plan för fortsatt arbete.