Styra vem som får skriva i en kommentarstyp

 Det går att styra vilka användare som får skriva i specifika kommentarstyper. Det gör det möjligt att hålla olika rollers kommentarer åtskilda, även när flera roller arbetar med samma objekt. Funktionen passar särskilt bra i arbetssätt där till exempel verksamhetens uppföljning och en granskares eller revisors bedömning behöver hanteras separat. Den kan användas för att minska risken att kommentarer ändras eller tas bort av användare som inte ansvarar för dem. 

När funktionen bör användas

Använd kommentarsstyrning när organisationen behöver:

1. skilja olika rollers kommentarsansvar åt
2. begränsa vem som får skriva eller ändra en viss kommentarstyp
3. ge stöd för arbetssätt med tydliga krav på ansvar, granskning, uppföljning och behörighetsstyrning

Funktionen bör främst användas när det finns ett tydligt behov av att hålla till exempel verksamhetens kommentar och granskarens eller revisorns kommentar åtskilda.

Aktivera kommentarsstyrning

Funktionen aktiveras av en fullständig administratör.

1. Skapa eller välj den kommentarstyp som ska styras, till exempel Granskarens/revisorns kommentar.
2. Gå till berörda behörighetsgrupper. 
3. Ange vilka kommentarstyper användarna i behörighetsgruppen ska kunna skriva i.
     
4. Gå till berörda ansvarsroller.
5. Kontrollera att behörighetens inställning ska överordna ansvarsrollens inställning för de roller som omfattas av arbetssättet.
     
6. Spara ändringarna.

Inställningarna påverkar kommentarer i produktflödet, till exempel i Att-göra-listan, arbetsytor och rapporter.

Att tänka på vid användning i Att-göra-listan

Om en kommentarstyp är vald i Att-göra-listans inställningar kan endast en roll använda Att-göra-listan för uppföljning av den kommentarstypen. Övriga roller behöver i stället gå direkt till den rapport, arbetsyta eller vy där de ska arbeta.

Exempel: granskning i Risk och kontroll

Ett exempel på uppsättning är att skapa:

1. en ansvarsroll för granskare eller revisor
2. en behörighet för granskare eller revisor
3. en särskild kommentarstyp, till exempel Granskarens/revisorns kommentar
4. en rapportörsbehörighet där granskarens kommentarstyp inte är tillgänglig
5. inställning i berörda ansvarsroller där behörighetens inställning överordnar ansvarsrollen

Observera att om en person anges som ansvarig på objektet men inte har en roll som omfattas av inställningarna, kan personen fortfarande kommentera i den aktuella kommentarstypen.