Integration - Personec

Artikeln består av följande delar:

1. Inför uppstart
2. Lösningsbeskrivning
3. Förutsättningar
4. Uppsättningsguide
5. Mappning av organisationsträdet
6. Lägga till kontaktperson
7. Skapa användare i Neptune/Personec
8. Inläsning av data
9. Förvaltning och Underhåll
10. Felsökning

---

Inför uppstart

Innan vi startar upp projektet med uppstartsmöte som ett inledande moment behöver punkterna nedan bockas av. Se till att göra dessa i god tid innan planerad uppstart för att undvika förseningar.

1. Lägg en beställning av licensnyckel hos Visma. Meddela er kundansvarige eller supporten hos Visma.
2. Sätt upp en användare för oss i Neptune. Hur användaren ska sättas upp kan ni läsa om här. Ta hjälp av Vismas support vid behov.
3. När ovan steg är genomförda behöver följande parametrar skickas till oss på Stratsys:
   1. URL: Base Url till Personec ex: https://[kunddomän]/IntegrationApi/StratSys/odata
   2. API-nyckel: Nyckel som sätts upp för koppling mot Personecs OData-API
   3. API-version: Den version av Personecs OData-API som finns installerat hos er
   4. Användare: användarnamn på den användare som ni satt upp i Neptune, tex: Stratsys
   5. TabellId: Id på den tabell som innehåller era långtidssjukfrånvaroposter i Personec (version 1.0). Beroende på vilken version av integrationen som implementeras kan vi behöva flera tabellId:n, vi informerar er om detta.

---

Lösningsbeskrivning

Många Stratsyskunder nyttjar idag integrationer för att automatiskt föra över data från externa system till Stratsys och på så vis bredda sitt analysunderlag. Med vår partnerspecifika koppling mot Personec kan personaldata hämtas in schemalagt via ett helt automatiserat flöde.

Vi har utefter våra kunders önskemål tagit fram en paketering av nyckeltal som enkelt implementeras i er databas. Ni kan därefter anpassa modellen så att den helt matchar ert behov med relevanta nyckeltal och nyckeltalskolumner på rätt nivåer i organisationen. 

Detta är en standardlösning som utökas med nya nyckeltal löpande. Detta innebär att samtliga kunder som har Personecadaptern får ta del utav nästkommande versioner utan extra kostnad. Med en uppdatering tillgängliggör vi nästkommande versions nyckeltal i Stratsys KPI-service* och ni kan enkelt välja in dem i Stratsys utefter ert behov. 

Version 1.

I version 1.0 är det sjukfrånvaro som hämtas in. Sjukfrånvaron är uppdelad i fyra olika nyckeltal med måttkolumnerna nedan. Ni väljer själva vilka nyckeltal och måttkolumner ni önskar synliggöra i Stratsys:

• Tillgängliga timmar
• Totalt antal sjuktimmar
• Total antal sjuktimmar kvinnor
• Total antal sjuktimmar män
• Sjuktimmar korttid
• Sjuktimmar långtid
• Långtid kvinnor
• Långtid män
• Sjuktimmar yngre än 29 år
• Sjuktimmar 30-39 år
• Sjuktimmar 40-49 år
• Sjuktimmar 50-59 år
• Sjuktimmar äldre än 60 år
  
  

* Stratsys KPI-service är ett bakomliggande datalager som gör det möjligt för oss att på ett enkelt sätt släppa nya versioner av integrationen utan att påverka våra kunders nuvarande nyckeltalsuppsättning. Ni väljer själva om ni vill hämta in de nya nyckeltalen från KPI-service vid varje versionssläpp.

Förutsättningar

För att integration mot Personec ska vara möjligt behöver följande punkter uppfyllas:

• Licensnyckel måste vara beställd från Visma
• Data som önskas läsas in måste finnas i Personec
• Mappning mellan organisationsstrukturen i Personec och i Stratsys måste vara möjligt. Många-till-ett mappning är möjligt och innebär att flera OID-koder från Personec kopplas till en och samma enhet i Stratsys
• Brandväggsöppning måste göras för följande IP-nummer: 217.28.207.155
• Kunskap i Personec för att kunna ta fram OID-koder och mappa mot organisationsträdet i Stratsys samt kunskap i Personec utdata för att kunna kvalitetssäkra inläst data i Stratsys 
   

---

Uppsättningsguide i Stratsys

Mappning av organisationsträdet

För att få in rätt data på rätt enhet i Stratsys måste organisationsträdet mappas mot motsvarande OID-koder i Personec. Många-till-ett mappning är möjligt och innebär att flera OID-koder mappas till en och samma enhet i Stratsys.

Ni kan välja att antingen mappa direkt i gränssnittet i Stratsys plattform eller genom att läsa ut ert träd till Excel. Båda alternativen beskrivs nedan.

 

Enhetsmappning direkt i gränssnittet

1. Navigera till Personec i vänstra menyn i Stratsys Platform Center

2. Klicka på Visa alla lövenheter och klicka därefter på den enhet du önskar mappa

3. Ett mappningsgränssnitt dyker upp på höger sida. Klicka på lägg till och skriv in en OID-kod per rad. Om du önskar lägga till flera OID-koder för samma enhet - en så kallad många-till-ett mappning klickar du på lägg till igen och fyller i nästa OID-kod.

Vill du ta bort en OID-kod klickar du på papperskorgen bredvid koden. Det går också att lägga en kommentar för varje kod om så önskas.

 

Enhetsmappning via fil

1. Navigera till Personec i vänstra menyn i Stratsys Platform Center

 

2. Börja med att exportera ut organisationsträdet genom att klicka på Exportera enheter & koder. Detta är viktigt för att få med eventuella organisationsförändringar som gjorts i trädet samt befintlig mappning.

 

3. Fyll i OID-koderna för respektive enhet. Om en enhet består av flera OID-koder är det viktigt att skriva en OID-kod per kolumn i excelfilen.

Exempel:

 

4. Klicka på Bifoga fil, välj in din mappningsfil och klicka på Ladda upp. 

Lägga till kontaktperson

Under fliken Inställningar är det viktigt att ni lägger till minst en kontaktperson som ansvarar för förvaltningen av integrationen. Det går bra att lägga till flera om ni önskar. Det är för att vi ska veta vem/vilka hos er vi ska kontakta om något gått fel eller vid kommande uppdateringar/ändringar rörande integrationen.

---

 

Koppla mått till Personec

Äldre vytyper:

Vid nytt versionssläpp måste nya nyckeltal läggas till och kopplas i er Personecstyrmodell. Ni får en notis när en ny version finns tillgänglig och kontaktar då er kundansvarige om ni önskar uppgradera till den nya versionen. Vi hjälper er att importera de nya måtten i er styrmodell och ni kopplar sedan enkelt dessa mot Personec enligt steg-för-steg guiden nedan:

1. Navigera till er Personecstyrmodell, där ser ni nu de nya måtten som tillkommit
2. Hovra över det mått du önskar koppla mot Personec och klicka på kontaktikonen   
3. Välj först vilken måttkolumn för det aktuella måttet i Stratsys som du önskar koppla mot Personec
4. Välj därefter integrationen Personec och motsvarande mått och måttkolumn i Personec
5. Klicka på spara och uppdatera mått för att hämta in de senaste värdena.

           

---

Nya vytypen:

1. Klicka på plustecknet i vyn för att lägga till ett nytt mått

2. Välj alternativet "Välj in från Personec":

3. Välj in det mått du önskar hämta från Personec till Stratsys:

4. Välj måttmall, måttkolumn i Stratsys och motsvarande måttkolumn i Personec:

5. Klicka på Skapa och uppdatera vyn vid behov

 

Skapa upp användare i Personec

I Personec utdata ligger varje datapost med flera gånger i en och samma tabell, detta då användarbehörigheterna är kopplad till posterna. När vi anropar Personec via OData-API:t behöver vi därför en användare i Neptune för att undvika att hämta in dubbletter till Stratsys. Skapa upp en användare i Neptune enligt stegen nedan:

1. Skapa en lokal användare i Neptune med valfritt användarnamn, förslagsvis Stratsys.
2. Koppla användaren till PSU orgsekretess i Neptune. Användaren behöver ingen specifik roll. 
3. Meddela Stratsys vilket användarnamn ni valt.

 

---

Inläsning av data

Data hämtas en gång per dygn och vilka månader som hämtas baseras på vilket datum hämtningen görs.

• Innan den 27:e varje månad hämtas två månaders data förskjutet 3 månader bakåt i tiden för att ta höjd för att ni ska ha hunnit göra klart er lönebearbetning.
• Den 27:e fram till sista dagen i månaden hämtas de två föregående månaderna. Ex: den 24/4 hämtas endast data för januari och februari medan det den 28/4 hämtas data för februari och mars.

Inläsning av data bakåt i tiden

Om ni önskar läsa in er historik i Stratsys är det möjligt att göra detta manuellt i Stratsys plattform. 

 

1. Navigera till Personec i vänstermenyn i Stratsys Platform Center och klicka på Körning för specifika månader

 

2. Markera den eller de månader ni önskar läsa in data för och klicka på Kör integration.

Pausa och aktivera automatisk datainhämtning 

Då det är en förskjutning i inläsningen är det viktigt att pausa den automatiska inläsningen i samband med organisationsförändringar i Personec runt årsskiftet. Detta för att undvika att läsa in data på två missmatchande träd. När organisationsförändringar är gjorda i Personec ska data inte längre läsas in till föregående år i Stratsys. Ni kan läsa mer om brytdatum för inläsningsintervallen i avsnittet Inläsning av data. När organisationsförändringarna är gjorda i Personec kan den  automatiska inläsningen först aktiveras igen när versionshanteringen är gjord i Stratsys och samma organisationsförändringar speglats i Stratsysträdet.

För att aktivera eller pausa den automatiska inläsningen navigerar ni till Stratsys plattform och Personec. Under inställningar kan ni pausa eller aktivera inläsningen, Grön = Aktiverad, Grå = Pausad.

---

 

Rensa inläst data

Om ni har behov av att rensa data för en eller flera månader är det möjligt i Stratsys. Observera att ni då måste läsa in data på nytt manuellt om det ligger utanför det automatiska inläsningsintervallet och ni önskar se data för dessa månader i Stratsys - se avsnittet inläsning av data.

 

1. Navigera till Personec i vänstermenyn i Stratsys Platform Center och klicka på Rensa data för specifika månader

 

2. Markera den eller de månader ni önskar rensa data för och klicka på Rensa data.

---

Förvaltning och underhåll 

Vid en omorganisation är det viktigt att ni ser över er mappning av organisationsträdet. Om nya enheter läggs till eller slås samman behöver dessa mappas upp med motsvarande OID-koder från Personec för att kunna ta emot data. Behöver du hjälp att hitta dina OID-koder i Personec hänvisar vi till er kontaktperson på Visma.

Versionssläpp

Vi kommer meddela er när det finns en ny version med nya nyckeltal eller övriga ändringar tillgänglig och ni får då ta beslut om ni önskar uppgradera till denna version.

---

Felsökning

Resultatet från en körning kan du se under fliken Loggar i Platform Center under Personec.

Första kolumnen visar om körningen gjorts via det schemalagda jobbet eller om det rör sig om en manuell inläsning. 

= Automatisk körning

= Manuell körning

Körning startad visar när körningen startats.

Antal uppdaterade enheter visar hur många enheter som berörts i körningen och fått uppdaterad data

Från och Till visar vilka månader som inkluderats i körningen

Åtgärd krävs indikerar om något gått fel i inläsningen och måste hanteras. 

Om du upplever att vissa siffror inte stämmer finns det en del felsökning du kan göra själv innan du kontaktar Stratsys support eller er Customer success manager (Enterprise). Nedan förklarar vi de vanligaste felen och hur du felsöker dessa.

1. Siffrorna stämmer inte i en av måttkolumnerna för samtliga enheter
   1. Kontrollera så att denna måttkolumn i Stratsys är kopplad mot rätt måttkolumn i Personec, se i avsnittet Uppsättningsguide hur du kontrollerar kopplingarna.
2. Siffrorna stämmer inte för en specifik enhet
   1. Börja med att kontrollera så att mappningen för denna enhet stämmer - är det rätt OID-koder jämfört med Personec? Glöm inte att läsa in data på nytt om du gjort en mappningsändring, se avsnittet inläsning av data bakåt i tiden
      
      
   2. Om mappningen stämmer, kontrollera så att det inte är något registreringsfel i Personec