Office 365-koppling för Meetings

Synka dina möten i o365 till Stratsys Meetings

Beskrivning

När kopplingen är påslagen hämtar Meetings in alla möten (se mer om detta nedan) från Office o365-kalendern till Meetings kalender.

Möten som har hämtats in från Outlookkalendern har streckade kanter och en Office 365-ikon för att de ska vara enkla att känna igen - vi kallar detta för en "placeholder":

När man klickar på en sådan placeholder skapas det upp ett möte i Stratsys Meetings och man kan skapa en agenda till det. Det ser då ut som "ett vanligt" möte i vyn:

När mötet är skapat i Meetings är det ihopkopplat med mötet i o365 och synkroniseras varje gång du går in i mötesagendan.

Det innebär att ändringar av mötesdetaljerna (tid, plats, deltagare) som sker i Outlook, synkroniseras till i Stratsys Meetings.

Vad räknas som ett "möte"?

Outlook skiljer på möten (meetings), avtalad tid (appointments) och händelser (events).

Avtalade tider har inga andra deltagare än du själv, alltså olika typer av påminnelser som du lägger in i din kalender. Händelser är heldagsbokningar som sträcker sig över minst ett dygn.

Möten är avtalade tider med minst ytterligare en deltagare än du själv.

Stratsys Meetings hämtar alltså bara kalenderposter av typen möten.

Det är alltid Outlooks deltagarlista som gäller - personer som läggs till i agendan kommer plockas bort vid nästa synkronisering ifall de inte också är deltagare i Outlookmötet.

Förutsättningar

Du måste logga in med ditt Office 365-konto i Stratsys Meetings för att kunna synkronisera möten.

Uppsättning

Slå på synken i Meetings administration.

När du loggat in på ditt o365-konto och synken är aktiverad, får du två till val:

Inställningen "Dölj o365-möten" innebär att möten från din Office-kalender visas komprimerat. Detta kan vara praktiskt för dig som har många möten och där bara ett fåtal skall få Meetings-agendor.

Klicka på den streckade boxen för att se samtliga möten för dagen, och på symbolen enligt pilen för att komprimera dem igen.

Inställningen "Office 365 mailgrupper" gör att även inbjudningar till en mailgrupp där du är med visas. Denna inställning kräver ett godkännande från din o365-administratör.