Automatisera organisationsförändringar via integration

En organisatorisk enhet i Stratsys är inte bara en post i ett organisationsregister. Enheten kan vara kopplad till exempelvis mål, aktiviteter, mått, risker, rapporter, ansvar och historisk information. Organisationsträdet påverkar även hur information fördelas och aggregeras.

Skilj mellan HR-organisation och uppföljningsorganisation

Ett HR-system beskriver vanligtvis organisatorisk hemvist, chefstillhörighet och administrativa strukturer. Organisationsträdet i Stratsys behöver i stället spegla hur verksamheten ska styras och följas upp.

Strukturerna kan vara lika, men behöver inte vara identiska. Stratsys kan exempelvis innehålla:

• rapporteringsnivåer som saknas i HR-systemet,
• aggregeringsnivåer som inte motsvarar ett chefsansvar,
• enheter för särskilda processer eller verksamhetsområden,
• en annan detaljnivå än källsystemet.

Att ett system är master för HR-organisationen innebär därför inte automatiskt att det även ska styra Stratsys uppföljningsorganisation.

Bedöm konsekvenserna av varje förändring

Namnbyten och uppdateringar av externa koder är ofta avgränsade förändringar. Att flytta eller ta bort en enhet kan däremot påverka information som redan finns i Stratsys.

En flytt kan förändra:

• var information visas,
• hur information fördelas,
• vilka värden som aggregeras,
• hur rapporter byggs upp,
• vem som förväntas följa upp informationen.

Var särskilt försiktig med automatisk borttagning. Att en enhet inte längre finns i källsystemet behöver inte betyda att enheten och dess verksamhetsinformation ska tas bort från Stratsys. Enheten kan exempelvis behöva behållas för historisk rapportering eller hanteras som en flytt, sammanslagning eller namnändring.

Låt integrationen identifiera förändringar

Integrationen kan identifiera att källsystemet och Stratsys skiljer sig åt. Den kan däremot inte alltid avgöra vilken åtgärd som är verksamhetsmässigt korrekt.

Använd därför följande arbetssätt:

1. Läs organisationen från Stratsys.
2. Läs organisationen från källsystemet.
3. Matcha enheterna med stabila identifierare.
4. Identifiera och klassificera skillnaderna.
5. Skapa en lista över föreslagna förändringar.
6. Låt en ansvarig person granska förändringar som kan påverka verksamhetsmodellen.
7. Genomför godkända förändringar under kontrollerade former.
8. Verifiera resultatet efter genomförandet.

Entydiga förändringar med låg risk kan automatiseras. Flytt och borttagning bör däremot behandlas som verksamhetsförändringar och kräva särskild kontroll.

Princip: Automatisera identifieringen av förändringar. Kräv verksamhetsmässig validering när förändringen kan påverka uppföljning, rapportering eller historik.

Kort hänvisning för integrationsartikeln:

Organisationsenheter kan hanteras via integration, men förändringar i organisationsträdet kan påverka uppföljning, rapportering, fördelning och aggregering. Läs därför Process för organisationsförändringar i Stratsys innan ni automatiserar flytt eller borttagning av enheter.