Övriga inställningar

Skapa och besvara checklistor med FORMS

Ett förbättrat och förenklat checklisteverktyg (v.1.0)

Allmänt

Behörighetskrav

Stöd för åtgärder och risker

Skapa en FORMS-mall

Skapa en checklista

Ansvariga för checklistan

Utskicksinställningar

Editera checklista

Besvara en checklista

Se resultat från en checklista

Presentation av FORMS i vyer och rapporter

Besvara checklista i mobilapp

Allmänt

Denna funktionalitet kräver produktlicens och användarlicens för produkten.

För att kunna klicka sig igenom hela flödet och se samtliga perspektiv och möjligheter behöver man vara inloggad som en användare med fullständig behörighet och vara ansvarig rapportör för en checklista.

FORMS är Stratsys format för digitala checklistor. Det är ett verktyg för undersökningar och kontroller av verksamheten. Genom FORMS kan du skicka ut frågor till organisationen som en del i ditt kvalitetsarbete inom våra produkter.


Detta innehåller första versionen av FORMS (1.0):
  1. Enkel administration av checklistor
  2. Möjlighet att koppla en checklista till ett arbetsflöde
  3. Besvara checklistefrågorna direkt i vyn 
  4. Åtgärdshantering med möjlighet att lägga till en åtgärd direkt när du besvarar frågan 
  5. Riskhantering med möjlighet att lägga till en risk direkt när du besvarar frågan
  6. Visualisering av resultatet från alla nivåer direkt i vyn
  7. Presentation av åtgärders och riskers samband till checklistan i vyer och rapporter
  8. Påminnelsefunktion i Att göra-listan och via e-post
  9. Besvara frågor via mobilapp (kommer snart)

Behörighetskrav

Det krävs en produktlicens för produkten och du behöver tillhöra en behörighetsgrupp som har tillgång till denna produkt för att du skall få tillgång till FORMS. 

Behörighetsgrupper är kopplade till en licensnivå (licensnivån kan bara ändras av oss på Stratsys).

Licensnivåerna är "Fullständig", "Rapportör" och "Medlem" och vilken som gäller för en specifik behörighetsgrupp visas ute till höger under Behörighetsgrupper.


Både licensnivån och inställningar i behörighetsgruppen styr vad användaren kan göra i FORMS:

Licensnivå "Medlem":

  • Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat. 
  • Kan inte svara på checklistor (en medlem kan inte sättas som ansvarig för en checklista).

Licensnivå "Rapportör":

  • Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat.
  • Kan svara på checklistor om de är ansvariga samt skriva kommentarer.
  • Kan inte skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista.

Licensnivå "Fullständig" utan administrationsbehörighet:

  • Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat.
  • Kan svara på checklistor om de är ansvariga samt skriva kommentarer.
  • Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista förutsatt att övriga behörighetsinställningar tillåter detta.

Licensnivå "Fullständig" med administrationsbehörighet (lokal eller global):

  • Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat.
  • Kan svara på checklistor om de är ansvariga samt skriva kommentarer.
  • Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista förutsatt att övriga behörighetsinställningar tillåter detta.
  • Kan skapa FORMS-mallar i administrationen.
  • Kan ändra och ta bort de FORMS-mallar man själv har skapat i malladministrationen.
  • Kan skapa checklistor från alla tillgängliga FORMS-mallar från alla produkter.
  • Kan uppdatera och ta bort checklistor man själv har skapat

Stöd för att skapa åtgärder och risker för checklista

För att användare skall kunna skapa åtgärder och risker i samband med att en checklista besvaras behöver det ställas in vilken styrmodellskolumn som dessa ska hamna i.

Detta gör du som administratör längst ned i styrmodellsinställningarna för den aktuella produkten under rubriken "Formsinställningar":

Du kan välja kolumn för antingen risk eller åtgärd, eller båda två.

Om du inte väljer kolumn för risk eller åtgärd kommer alternativet för att skapa en risk eller åtgärd inte visas för användaren då de besvarar frågorna. 

Skapa och editera FORMS-mallar

Alla checklistor som skapas baseras på en FORMS-mall - du måste alltså först skapa en mall för att sedan kunna skapa en checklista baserat på mallen. 

Du hittar till administrationen högst upp i verktygsfältet. Klicka på FORMS för att komma till administrationen.

Skapa en ny mall

Du som är administratör skapar en ny mall genom att trycka på "+ MALL" längst ner till vänster:

Ge mallen ett beskrivande namn, och lägg till en beskrivningstext om önskat. 

Den nya mallen lägger sig i mallbiblioteket till vänster och kommer att finnas tillgänglig där tills den tas bort av användaren som skapade den. Mallen kommer att vara synlig för samtliga användare med behörighet till FORMS och vara valbar för de som har behörighet att skapa nya checklistor. 

En mall kan endast administreras av den användare som har skapat den.

Mallar som skapas kommer vara tillgängliga från alla produkter som har tillgång till FORMS.

Om kontot för en användare som har skapat mallar tas bort, kommer mallar och checklistor hen har skapat att ligga kvar. Kontakta Stratsys ifall dessa ni önskar ta bort dessa eller föra över ägandeskapet till en annan användare.

Skapa frågor i mallen

Du kan nu skapa upp frågor med olika svarsalternativ. Navigera genom att klicka på nästa fält, eller använd tab-tangenten. Informationen sparas automatiskt när du ändrar och går till nästa fält.

Du kan lägga till en helt ny fråga eller kopiera en befintlig fråga med alternativen  "Lägg till fråga" och "Klona fråga".

"Lägg till fråga" skapar en fråga med standardiserade svarsalternativ, medan "Klona fråga" kopierar de svarsalternativ som är inställda för den klonade frågan.

Texterna på svarsalternativen kan justeras direkt i formuläret genom att klicka på texten.

Via tre-pricks-menyn kan du: 

  • Ändra symbol/viktning på svarsalternativet 
  • Ändra sorteringen på svarsalternativen
  • Ta bort svarsalternativ

Du kan också sortera om svarsalternativet genom att dra och släppa svaret genom symbolen till vänster om svarsalternativet. 

Via tre-pricks-menyn för själva frågan kan du ta bort frågan eller ändra ordningen på frågorna.

Sorteringen av frågorna kan också göras i listvyn till vänster genom att dra frågan till önskvärd plats med hjälp av sorterings-ikonen:

Nya svarsalternativ läggs till via "+ Lägg till".  Dina ändringar från standardvalen kan sparas som svarsalternativgrupper via "Spara svarsalternativ". Spara gärna svarsalternativ om de är återkommande för fler frågor för att spara tid. Sparade svarsalternativgrupper sparas för respektive mall. De visas högst upp i mallen under rubriken "Sparade svarsalternativ", där de också kan tas bort. 

När du gjort färdigt din mall navigerar du tillbaka till din produktvy där du sedan skapar din checklista utifrån mallen.

Skapa en checklista 

När du skapar en checklista från en mall behöver den länkas till en nod i i din styrmodell. Det gör du via nodegenskapen "Plattformskopplingar", som du lägger till i den kolumn som skall användas för checklistekopplingen.
I exemplet nedan har denna egenskap lagts till till kolumnen "Checklista". Du bör byta rubrik till ett mer lämpligt namn, exempelvis "Checklista" eller ta bort rubriken helt. Nedan visas orginalrubriken "Plattformskopplingar":
I exemplet nedan har noden i kolumnen "Checklista" som vi vill skapa en ny checklista för namngivits till "Årlig uppföljning".
Tryck på plus-tecknet i plattformskopplingen och välj "Länka till en checklista" för att skapa checklistan och koppla den till denna nod:


Till höger i vyn öppnas nu en dialog. Välj först önskad checklistemall i drop-down listan. Därefter öppnar sig en rad inställningsval för checklistan:
  • Namn och beskrivning för själva checklistan. Här kan du också förhandsgranska mallen via ikonen "ögat".
  • Vilka enheter checklistan ska fördelas ut till, samt ansvariga för respektive enhet - se mer om detta nedan: 
  • Om checklistan ska besvaras vid ett eller flera enskilda tillfällen, eller upprepade tillfällen med en viss frekvens
  • Hur länge checklistan skall vara öppen för att besvaras

Ansvariga för checklistan

Det måste finnas en ansvarig person på varje aktuell enhet för att checklistan skall kunna besvaras på den enheten.

Du kan söka på användare med namn eller enhet i sökrutan. Systemet kommer att föreslå namn på användare som har en behörighet på enheten ifall enhetsnamnet anges i sökfunktionen istället för användarens.

Vid skapandet av checklistan så kommer de som eventuellt redan är ansvariga på den kopplade noden sättas som ansvarig på respektive enhet utifrån vald ansvarsroll.

Används flera ansvarsroller för styrmodellskolumnen går det att byta ansvarsroll högst upp i enhetsväljaren.

Finns det standardansvariga för noder för ansvarsrollen på enheten, innebär det i praktiken att det är dessa användare som kommer hamna här initialt, men om justeringar av ansvar ha gjorts på den kopplade noden är det dessa som kommer användas.

Det går att justera ansvarig rapportör för själva checklistan i efterhand om det skall skilja sig från den kopplade nodens ansvarsfördelning.

Utskicksinställningar
Frekvens "Enskild" lämpar sig för uppföljningar som ska ske vid ett eller ett par utvalda tillfällen som läggs till manuellt via valet "+ Lägg till". 
"Upprepad" eller återkommande checklistor är praktiska för uppföljningar som skall ske regelbundet och fördelas ut till många personer.
Checklistorna kan upprepas enligt bestämda perioder (månad, kvartal, år och så vidare) och dessutom anpassas så att de aktiveras på antingen bestämda eller relativa datum (exempelvis den första februari eller första måndagen i månaden).
Oavsett val av frekvens ges en överblick av dina valda uppföljningstillfällen under "Schemalagda checklistor" och för enskilt tillagda tillfällen ges här även möjligheten att ta bort dessa.
Det går inte att ha flera uppföljningstillfällen som är öppna för rapportering parallellt, dvs. startdatum för nästa tillfälle måste vara satt senare än efter föregående tillfälles slutdatum. 
När du är klar, klicka på "Aktivera" längst ned till höger för att skapa och aktivera checklistan.
                                             
Editera checklista

Det är endast användaren som har skapat checklistan (det vill säga gjort kopplingen mot noden och aktiverat den) som kan ändra den, se ingång från checklistekort nedan.

Du som har rätt att editera kan ändra följande egenskaper:

  • Namn och beskrivning
  • Ansvariga användare för rapporterande enheter
  • Rapporterande enheter
  • Lägga till eller ta bort framtida uppföljningstillfällen (kommer inom kort)

Om du vill ändra andra egenskaper, exempelvis ändra på befintliga uppföljningstillfällen eller ändra checklistemall, så behöver checklistan tas bort och  skapas upp på nytt med rätt egenskaper.

Besvara checklista

Vem kan svara på checklistan?

Det är endast den eller de användare som står som ansvariga för respektive enhet som kommer att ges möjlighet att rapportera.

Skulle ansvarig få förhinder att svara och någon annan skall svara istället, behöver den nya rapportören först läggas till som ansvarig på enheten av administratören för checklistan. 

Det kan endast lämnas ett svar per rapporterande enhet.

Detta innebär att om det finns fler än en ansvarig för den rapporterande enheten, kommer det svar som först skickas in att gälla, och andra användare kommer inte längre att kunna svara på detta uppföljningstillfälle. Vi rekommenderar därför en ansvarig för respektive rapporterande enhet.

Påminnelser och aviseringar om att det är dags att besvara checklista

Som ansvarig för en checklista får du ett uppföljningskort på startsidan "Mitt Arbete" när startdatumet för checklistans uppföljningstillfällen blir aktuellt. 

Det går även ut e-postpåminnelser och aviseringar enligt de inställningar som är aktiverade.

Det genereras ett kort per uppföljningstillfälle,. Kortet visas under respektive tillfälles öppettider för svar, det vill säga mellan tillfällets start- och slutdatum.

Nästa kort visas när startdatum för checklistans nästkommande uppföljningstillfälle blir aktuellt.

Uppföljningskortet stängs och försvinner när checklistan är besvarad, eller när slutdatum för uppföljningstillfället har passerat.

Besvara en checklista

Det går endast att besvara checklistan en gång per uppföljningstillfälle och enhet. Inskickade svar går inte att ändra. De kan dock kompletteras med åtgärder och risker i efterhand.

När användaren väljer att besvara checklistan visas en översikt av frågorna  uppe till höger under ikonen för "Visa frågeöversikt".

Här ges även möjligheten att avbryta besvarandet av checklistan via kryss-ikonen. Lämnade svar kommer då inte att sparas. 

När checklistan besvaras via "Utför checklista" anger ansvarig rapportör sina svar med hjälp av svarsalternativen och kan komplettera med en kommentar via ikonen "pratbubbla".

Har användaren behörighet kan de också lägga till en åtgärd eller risk via de andra två ikonerna  under svarsalternativen. Dessa behöver förmodligen senare att kompletteras i en vy, då endast namnet på risken och åtgärden anges i detta steg - läs mer här

Tillagda kommentarer, åtgärder och risker visas längst ner och kan tas bort genom att du klickar på kryss-ikonen som syns när du pekar på rutan.

När alla frågor är besvarade ges en sammanfattning över svaren och tillagda kompletteringar. Du kan härifrån gå tillbaka för att redigera dina svar.

När allt är klart klickar du på "Skicka in". Det går att komplettera med åtgärder och risker i efterhand via resultatsidan, se mer kring detta nedan här.

Checklistan i vyn

Direkt på checklistekortet visas namnet på checklistan och information om antal skickade svar i förhållande till antal rapporterande enheter. I bilden nedan har två av tre enheter rapporterat.

Du ser en sammanställning av svaren i procent grön, gul och röd.

Ikonen framför datumet visar följande statusar:

  • Inrapportering har ej öppnat då startdatum ligger i framtiden: Timglasikon och startdatum
  • Checklistan är öppen för rapportering men ingen har ännu skickat in svar: Gul klocka och deadline
  • Checklistan har besvarats av ansvarig för enheten i fråga: Grön checkbox och deadline för uppföljningstillfället (bildexemplet)
  • Checklistan har deadline (sista dagen för rapportering) idag alternativt redan passerat: Röd klocka och deadline.

Mer information visas om du för muspekaren över staplarna eller ikonerna, exempelvis vem som skickade in svaren och när, eller hur många som har gett ett visst svar.

Det går att besvara en checklista från checklistekortet direkt i vyn genom att först klicka på kortet och sedan välja "Rapportera". Detta val visas bara för den eller de användare som står som ansvariga för checklistan på respektive rapporterande enhet förutsatt att checklistan är öppen för rapportering och inte är besvarad ännu.

Alternativet "Se resultat" är valbart för samtliga användare.

Du som skapade checklistan får även tillgång till alternativen "Editera checklista" och "Ta bort". 

Se resultat

Under "Se resultat" finns två flikar för övergripande "Status" samt "Resultat".

Under "Status" finns två underflikar: "Sammanställning" och "Deltagare".

Överst i sammanställningen visas om checklistan är besvarad eller inte för enheten. Är den inte besvarad och öppen för svar ges möjlighet att besvara den direkt härifrån.

Har deadline passerat ges istället information om att checklistan inte längre är möjlig att besvara.

Du ser information kring:

  • Start- och slutdatum för uppföljningstillfället och antal dagar kvar (Pågående omgång)
  • Antal inskickade checklistor (Genomförda checklistor)
  • Checklistans frekvens (Checklistetyp)
  • Nästa uppföljningstillfälle (Nästa omgång)
  • Deadline för sista uppföljningstillfället (Slut på serier)
  • Vem som skickat ut/skapat checklistan (Utskickad av).

Är checklistan inte öppen för svar men det finns framtida uppföljningstillfällen visas istället endast "Det finns ingen aktiv checklista" och information om när nästa omgång börjar.

Under fliken "Deltagare" visas information om hur många som har svarat och inte. Klicka på rubrikerna för att se vilka rapporterande enheter det gäller under enheten visas vem som står som ansvarig rapportör.

Saknas ansvarig för någon enhet indikeras en varningsikon och det ges möjlighet att lägga till en ansvarig för den aktuella enheten.


Under fliken "Resultat" sammanställs resultatet från den rapporterande enhet användaren befinner sig på samt eventuella underliggande enheter som checklistan fördelats till.

Här ges möjlighet att se resultaten neråt i organisationsträdet via organisationsfiltret, som då sammanställer resultaten från vald nivå.

Det går att filtrera på svarsalternativ med en viss färg, röd, grön och gul. Du kan också filtrera på frågor som har en åtgärd, risk eller kommentar kopplad till.

Det går endast att göra en av dessa filtreringar åt gången, vilken då markeras med en blå ram. Återställ filtreringen genom att klicka på det markerade filtreringsalternativet.

Du ser också vilka rapporterande enheter som inte har svarat på checklistan ännu.

Sammanställningen över svaren som ges i form av en procentuell fördelning utifrån möjliga svarsalternativ. Du kan se vilka enheter som lämnat ett visst svar via expandera-ikonen (pil nedåt) ute till höger om fördelningsstapeln. 

Under fördelningsstaplarna finns de tre ikonerna som sammanställer antalet tillagda åtgärder, risker och kommentarer för respektive fråga.

För att se dessa kan du antingen klicka på expandera-ikonen ute till höger eller direkt på någon av de ikonerna. 

Du kan lägga till en kompletterande åtgärd eller risk för den aktuella enheten, förutsatt att du har behörighet att göra detta på enheten i fråga.

Det är i dagsläget endast möjligt att se de senaste resultaten.

(En historikflik i resultatdelen för åtkomst till resultat för tidigare omgångar kommer inom kort).

För användaren som skapade checklistan ges på "Se resultat" sidan även möjlighet att skifta över till "Editera checklista" läget, eller att ta bort den via "Ta bort", under kontextmenyn (tre prickarna) uppe till höger.

 

Åtgärder och risker skapade från checklista
Åtgärder och risker som som skapas upp genom checklistan lägger sig i respektive styrmodellskolumn på den aktuella rapporterande enheten med koppling mot samma nod som själva checklistan.

Dessa visas som utgråade i vyn ifall de har obligatoriska fält som behöver färdigställas, t.ex. slutdatum för aktiviteter eller obligatoriska beskrivningsfält eller nyckelordsgrupper . Klicka på skiftnyckeln och fyll i de efterfrågade uppgifterna och spara. 

Tips! För aktiviteter går det att slå av krav på slutdatum i de avancerade inställningarna för styrmodellskolumnen om så önskas.

Presentation av FORMS i vyer och rapporter

Själva resultatet på samtliga frågor i en checklista går i första versionen endast att presentera i vyer (läs under se resultat). I både vyer och i rapportdelar kan man dock åskådliggöra att de åtgärder och risker som skapas i samband med att frågorna besvaras har sitt ursprung i en checklista. 

För att visualisera detta samband använder du nodegenskapen Formskopplingar (rubrik/namn kan justeras). Egenskaperna i formskopplingar kan visa: 

  • Namnet på den checklista (formulärsnamn) som åtgärden eller risken är skapad ifrån 
  • Namnet på den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån 
  • Resultat på just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
  • Eventuell kommentar från just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
  • Rapportör för  den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån

I exemplet nedan visas samtliga egenskaper för formskopplingar i en vy:

 

Besvara checklista i mobilapp

Mobilappen är under utveckling och kommer inom kort. Rapportera i webbläsaren tills vidare.