För att kunna klicka sig igenom hela flödet och se samtliga perspektiv och möjligheter behöver man vara inloggad som en användare med fullständig behörighet. För att rapportera på en checklista behöver användaren tillgång till produkten samt rapportörlicens, rekommenderat är dock att användaren även står som ansvarig rapportör för att tilldelas ansvar och generera påminnelser.

FORMS är Stratsys format för digitala checklistor. Det är ett verktyg för undersökningar och kontroller av verksamheten. Genom FORMS kan du skicka ut frågor till organisationen som en del i ditt kvalitetsarbete inom våra produkter.

Detta innehåller första versionen av FORMS (1.0):

Enkel administration av checklistor
Möjlighet att koppla en checklista till ett arbetsflöde
Besvara checklistefrågorna direkt i vyn
Åtgärdshantering med möjlighet att lägga till en åtgärd direkt när du besvarar frågan
Riskhantering med möjlighet att lägga till en risk direkt när du besvarar frågan
Visualisering av resultatet från alla nivåer direkt i vyn
Presentation av åtgärders och riskers samband till checklistan i vyer och rapporter
Påminnelsefunktion i Att göra-listan och via e-post
Besvara frågor via mobilapp (kommer snart)

Behörighetskrav

Det krävs en produktlicens för produkten och du behöver tillhöra en behörighetsgrupp som har tillgång till denna produkt för att du skall få tillgång till FORMS.

Behörighetsgrupper är kopplade till en licensnivå (licensnivån kan bara ändras av oss på Stratsys).

Licensnivåerna är "Fullständig", "Rapportör" och "Medlem" och vilken som gäller för en specifik behörighetsgrupp visas ute till höger under Behörighetsgrupper.

Både licensnivån och inställningar i behörighetsgruppen styr vad användaren kan göra i FORMS:

Licensnivå "Member":

Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat
Kan inte svara på checklistor

Licensnivå "Light":

Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat
Kan svara på checklistor
Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista

Licensnivå "User" utan administrationsbehörighet:

Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat
Kan svara på checklistor
Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista förutsatt att övriga behörighetsinställningar tillåter detta

Licensnivå "User" med administrationsbehörighet (lokal eller global):

Kan läsa all information i FORMS, det vill säga mallar och resultat
Kan svara på checklistor
Kan skapa åtgärder och risker när de besvarar en checklista förutsatt att övriga behörighetsinställningar tillåter detta
Kan skapa FORMS-mallar i administrationen
Kan ändra och ta bort de FORMS-mallar man själv har skapat i malladministrationen
Kan skapa checklistor från alla tillgängliga FORMS-mallar från alla produkter
Kan uppdatera och ta bort checklistor man själv har skapat

Stöd för att skapa åtgärder och risker för checklista

För att användare skall kunna skapa åtgärder och risker i samband med att en checklista besvaras behöver det ställas in vilken styrmodellskolumn som dessa ska hamna i.

Detta gör du som administratör längst ned i styrmodellsinställningarna för den aktuella produkten under rubriken "Formsinställningar":

Du kan välja kolumn för antingen risk eller åtgärd, eller båda två.

Om du inte väljer kolumn för risk eller åtgärd kommer alternativet för att "Inkludera möjlighet att lägga till åtgärder/risker" inte ges vid skapandet av en checklista, och därmed inte heller vid själva besvarandet av frågorna.

Skapa åtgärder för medarbetare med light-licens (ombud)

De användare som har fullständig licens i Stratsys kan skapa åtgärder när de besvarar FORMs-checklistor, men det finns också möjlighet att sätta upp systemet så att användare med en lägre licensnivå kan skapa åtgärdsförslag. Här beskrivs hur du sätter upp systemet för att få det att fungera.

Med nedanstående uppsättning får då användare med fullständig licens, user-licens, svara på frågor och skapa åtgärder med namn, ansvar och start- och slutdatum.

Användare med light-licens (nedan kallat "ombud") får svara på frågor och skapa åtgärdsförslag med enbart namn. Ansvar och datum för åtgärderna får då senare anges av en användare med user-licens.

1) Konfigurera ansvarsroll

Konfigurera först ansvarsrollen - du ser vilken ansvarsroll det gäller under FORMs-inställningar i styrmodellsinställningarna:

Den ansvarsroll som knyts till åtgärdskolumnen skall ha inställningen "Särskild rapporteringsbehörighet krävs" aktiverad:

2) Konfigurera behörighetsgrupper

Konfigurera sedan två behörighetsgrupper, en för användarna med user-licens och en för ombuden med light-licens.

Notera: Behörighetsgrupper med light-licens kan bara administreras av Stratsys - kontakta er kundansvarige för att få hjälp.

Behörighetsgruppen för användarna skall ha inställningen "Särskild rapporteringsbehörighet" aktiverad.

De användare som ingår i denna grupp kommer att kunna skapa åtgärder på detta sätt i Forms:

Ombuden skall ha en separat behörighetsgrupp där inställningen "Särskild rapporteringsbehörighet" inte är aktiverad, och användare som tillhör denna grupp kommer att kunna skapa åtgärdsförslag på detta sätt i Forms:

Skapa och editera FORMS-mallar

Alla checklistor som skapas baseras på en FORMS-mall - du måste alltså först skapa en mall för att sedan kunna skapa en checklista baserat på mallen.

Du hittar till administrationen högst upp i verktygsfältet. Klicka på FORMS för att komma till administrationen/översiktssidan.

Skapa en ny mall

Du som är administratör skapar en ny mall genom att trycka på "+" symbolen uppe till höger:

1. Ge mallen ett beskrivande namn, och lägg till en beskrivningstext om önskat.

2. Länka mallen till en produkt

Du kommer att kunna länka en mall till en specifik produkt, och användare av Forms-administrationen kommer bara att se mallarna för de produkter som användaren har licens för.

3. Arbeta med utkast

När du skapar din FORMS-mall kan du arbeta med ett utkast. När mallen är i utkastläge kan endast ägaren komma åt mallen. Det är inte möjligt att länka en mall i utkastläge till en nod i en produkt.

4. När arbetet med checklistan är klart kan mallen publiceras och organisationen kan nu välja in och börja arbeta med den.

5. Skapa arbetsgrupper

Ägaren av mallen kan bjuda in auktoriserade kollegor till samma mall, vilka då också blir ägare av mallen, som en arbetsgrupp. Det är också möjligt att överföra ägarskapet till en kollega om någon slutar och en ny kollega tar över.

På översiktssidan ges en översikt över de checklistmallar användaren har behörighet att se. Här kan användaren filtrera för översikt eller söka på namn för att snabbt hitta rätt mall.

Uppdatera en distribuerad checklista i organisationen

Det är möjligt att uppdatera en distribuerad checklista på ett säkert sätt. Önskas justeringar till nästa omgång efter det att ett uppföljningstillfälle av checklistan är slutfört och det finns ett resultat, kan du säkert uppdatera genom att t.ex. skapa eller ta bort frågor. Historiken påverkas inte av ändringarna, utan bara framtida tillfällen påverkas. Detsamma gäller även ifall ändringar görs i mallen under ett pågående tillfälle, det påverkar inte heller något för det pågående tillfället, utan endast framtida tillfällen.

Skapa frågor i mallen

Ägaren kan nu skapa upp frågor med olika svarsalternativ i din mall. Navigera genom att klicka på nästa fält, eller använd tab-tangenten. Informationen sparas automatiskt när du ändrar och går till nästa fält.

Det går att lägga till en helt ny fråga eller kopiera en befintlig fråga med alternativen "Ny fråga" (1) och "Kopiera fråga" (2) under alternativet "Skapa" (3).

"Ny fråga" skapar en fråga med standardiserade svarsalternativ, medan "Kopiera fråga" kopierar de svarsalternativ som är inställda för frågan som kopieras.

Texterna på svarsalternativen kan justeras direkt i formuläret genom att klicka på texten.

Via tre-pricks-menyn (4) kan du:

Ändra symbol på svarsalternativet
Ändra sorteringen på svarsalternativen
Ta bort svarsalternativ

Det går även att sortera om svarsalternativet genom att dra och släppa svaret via symbolen till vänster om svarsalternativet (5).

Nya svarsalternativ läggs till via "+ Lägg till". Dina ändringar från standardvalen kan sparas som svarsalternativgrupper via "Spara svarsalternativ". Spara gärna svarsalternativ om de är återkommande för fler frågor för att spara tid. Sparade svarsalternativgrupper sparas för respektive mall. De visas högst upp i mallen under rubriken "Sparade svarsalternativ", där de också kan tas bort.

Under "Skapa" (3) går det även att skapa "Nytt avsnitt" (6) för att gruppera frågor under dessa. Det ger en bättre struktur och översikt över checklistan, framförallt vid ett större antal frågor. Detta kommer också förenkla besvarandet av checklistan för användaren som då den enkelt kan hoppa mellan de olika sektionerna när den besvarar den.

Via tre-pricks-menyn (7) för själva frågan kan ägaren ta bort frågan eller ändra ordningen på frågorna. Detsamma gäller för avsnitt ifall detta skapas, vilket då samtidigt ger ett extra val att flytta frågorna mellan avsnitt (8) - OBS! när det första avsnittet skapas genereras det automatiskt två avsnitt vilket behöver finnas för att användas.

Sorteringen av frågor och avsnitt kan också göras i listvyn till vänster genom att dra frågan eller avsnittet till önskvärd plats med hjälp av sorterings-ikonen (9)

I FORMS-mallen är det också möjligt att skapa länkar till frågor och avsnitt via "+ Länk" (10), ifall användaren som besvarar checklistan behöver ta del av nödvändig information vid besvarandet. På så vis blir det enkelt för användaren att komma åt den länkade informationen när frågan besvaras. Länkarna lägger sig enligt mallen direkt under beskrivningen, vilken för just avsnitt behöver expanderas för att visas för användaren. För frågor visas länkarna alltid direkt under frågan oavsett om det finns en beskrivning eller inte.

Ofta är kanske inte alla frågor relevanta för samtliga svaranden. För att resultatet ska bli så rättvisande som möjligt är det möjligt att välja svarsalternativ "Ej relevant" för en fråga eller ett helt avsnitt i en checklista. Detta kan ge en viktig signal för organisationens mer centrala funktioner, om de behöver granska de checklistor som organisationen måste besvara.

Aktiveras detta alternativ för hela avsnittet kommer samtliga underliggande frågor i avsnittet då att få svaret "Ej relevant" ifall rapportören väljer detta vid besvarandet. Vid val av detta svarsalternativ vid besvarande, ges användaren ingen möjlighet att lägga till några åtgärder, risker eller bifoga dokument för respektive fråga.

Svaret "Ej relevant" kommer tydligt att visas i den övergripande sammanfattningen, både på enhetsnivå och på en mer övergripande, aggregerad nivå (dock ej för extra tillfällen som endast finns för enheten som utfört det)

När du gjort färdigt din mall kan den göras "Publik", vilket möjliggör att checklistor kan skapas utifrån mallen i produktvyer.

Kopiera mall

När en mall gjorts publik ges användare med administratörsbehörighet möjlighet att kopiera mallen. Detta gör det enklare att skapa en ny checklista med en gammal som utgångspunkt, och då enkelt kunna både återanvända relevanta delar men också modifiera efter önskvärt innehåll. Detta behöver alltså inte vara samma användare som dess ägare, utan t.ex. en kollega som vill skapa sin egen checklista men utgå ifrån en annan ägares mall.

Skapa en checklista

När du skapar en checklista från en mall behöver den länkas till en nod i i din styrmodell. Det gör du via nodegenskapen "Plattformskopplingar", som du lägger till i den kolumn som skall användas för checklistekopplingen.

I exemplet nedan har denna egenskap lagts till till kolumnen "Checklista". Du bör byta rubrik till ett mer lämpligt namn, exempelvis "Checklista" eller ta bort rubriken helt. Nedan visas orginalrubriken "Plattformskopplingar":

I exemplet nedan har noden i kolumnen "Checklista" som vi vill skapa en ny checklista för namngivits till "Årlig uppföljning".

Tryck på plus-tecknet i plattformskopplingen och välj "Länka till en checklista" för att skapa checklistan och koppla den till denna nod:

Till höger i vyn öppnas nu en dialog:

Välj först önskad checklistemall i drop-down listan. Därefter öppnar sig en rad inställningsval för checklistan.
Namn och beskrivning för själva checklistan. Här kan du också förhandsgranska mallen via ikonen "ögat".
Vilka enheter checklistan ska fördelas ut till, samt ansvariga för respektive enhet - se mer om detta nedan.
Välj ifall åtgärder, risker eller både och ska kunna läggas till för den specifika checklistan. Detta ställs alltså in per checklista beroende på sammanhanget. Vilka alternativ eller möjligheter som ges här styrs utefter de bakomliggande formsinställningarna för respektive produkt.
Om checklistan ska besvaras vid ett eller flera enskilda tillfällen, eller upprepade tillfällen.

Enskilt tillfälle:

Ange startdatum.
Välj antal dagar formuläret skall gå att besvara, glöm inte att klicka på bocken (A) det är först då ett tillfälle skapas.
Om ni vill skapa upp ett till enstaka tillfälle görs det här.
Aktivera för att skapa upp checklistan.

Upprepade tillfällen:

Välj startdatum.
Ange vilken frekvens den skall upprepas på (A) - här kan du även justera när under vad period som checklistan skal starta, till exempel: Andra fredagen i varje månad.
Ange hur lång tid formuläret skall gå att besvara.
Välj om ni vill ha ett slut på serien efter ett givet antal gånger eller så anger ni ett slutdatum. Glöm inte att klicka på bocken (B) det är först då ett tillfälle skapas.
Aktivera för att skapa upp checklistan.

Ansvariga för checklistan

Det går att rapportera på en checklista förutsatt att användaren minst har licensnivå "Rapportör". Det krävs alltså inte att användaren är angiven som ansvarig för checklistan för att få rapportera. Användaren behöver dock stå som ansvarig för att få påminnelsemail, att göra-kort på startsidan eller kunna använda Forms i mobilappen, varför det alltid är att rekommendera för att säkerställa ansvar.

Du kan söka på användare med namn eller enhet i sökrutan. Systemet kommer att föreslå namn på användare som har en behörighet på enheten ifall enhetsnamnet anges i sökfunktionen istället för användarens.

Vid skapandet av checklistan så kommer de som eventuellt redan är ansvariga på den kopplade noden sättas som ansvarig på respektive enhet utifrån vald ansvarsroll.

Används flera ansvarsroller för styrmodellskolumnen går det att byta ansvarsroll högst upp i enhetsväljaren.

Finns det standardansvariga för noder för ansvarsrollen på enheten, innebär det i praktiken att det är dessa användare som kommer hamna här initialt, men om justeringar av ansvar ha gjorts på den kopplade noden är det dessa som kommer användas.

Det går att justera ansvarig rapportör för själva checklistan i efterhand om det skall skilja sig från den kopplade nodens ansvarsfördelning.

Utskicksinställningar

Frekvens "Enskild" lämpar sig för uppföljningar som ska ske vid ett eller ett par utvalda tillfällen som läggs till manuellt via valet "+ Lägg till".

"Upprepad" eller återkommande checklistor är praktiska för uppföljningar som skall ske regelbundet och fördelas ut till många personer.

Checklistorna kan upprepas enligt bestämda perioder (månad, kvartal, år och så vidare) och dessutom anpassas så att de aktiveras på antingen bestämda eller relativa datum (exempelvis den första februari eller första måndagen i månaden).

Oavsett val av frekvens ges en överblick av dina valda uppföljningstillfällen under "Schemalagda checklistor" och för enskilt tillagda tillfällen ges här även möjligheten att ta bort dessa.

Det går inte att ha flera uppföljningstillfällen som är öppna för rapportering parallellt, dvs. startdatum för nästa tillfälle måste vara satt senare än efter föregående tillfälles slutdatum.

När du är klar, klicka på "Aktivera" längst ned till höger för att skapa och aktivera checklistan.

Editera checklista

Det är endast användaren som har skapat checklistan (det vill säga gjort kopplingen mot noden och aktiverat den) som kan ändra den, se ingång från checklistekort nedan.

Du som har rätt att editera kan ändra följande egenskaper:

Namn och beskrivning
Ansvariga användare för rapporterande enheter
Rapporterande enheter
Lägga till eller ta bort framtida uppföljningstillfällen (kommer inom kort)

Om du vill ändra andra egenskaper, exempelvis ändra på befintliga uppföljningstillfällen eller ändra checklistemall, så behöver checklistan tas bort och skapas upp på nytt med rätt egenskaper.

Besvara checklista

Vem kan svara på checklistan?

Användare med rapportörslicens kommer att ges möjlighet att rapportera.

För att få påminnelsemail, att göra-kort på startsidan eller kunna använda Forms i mobilappen behöver en användare dock stå som ansvarig varför det alltid är att rekommendera för att säkerställa funktion och ansvar.

Det kan lämnas flera svar per rapporterande enhet men bara ett kommer att visas!

Detta innebär att det svar som sist skickas in kommer att gälla. Vi rekommenderar därför en ansvarig för respektive rapporterande enhet så att inte onödigt dubbelarbete utförs.

Påminnelser och aviseringar om att det är dags att besvara checklista

Som ansvarig för en checklista får du ett uppföljningskort på startsidan "Mitt Arbete" när startdatumet för checklistans uppföljningstillfällen blir aktuellt.

Det går även ut e-postpåminnelser och aviseringar enligt de inställningar som är aktiverade.

Det genereras ett kort per uppföljningstillfälle,. Kortet visas under respektive tillfälles öppettider för svar, det vill säga mellan tillfällets start- och slutdatum.

Nästa kort visas när startdatum för checklistans nästkommande uppföljningstillfälle blir aktuellt.

Uppföljningskortet stängs och försvinner när checklistan är besvarad, eller när slutdatum för uppföljningstillfället har passerat.

Påminnelser och aviseringar till ansvarig chef vid mottaget resultat

När en checklista skickats in av t.ex. ett ombud, kommer ansvarig chef/användare för checklistan att få både ett e-postmeddelande (förutsatt aktiverat för användaren), och en avisering i systemet om att ett resultat har mottagits och behöver behandlas. Är ansvarig chef och användaren som rapporterar på checklistan samma person ges dock inga sådana notifieringar.

Besvara en checklista

Det går att besvara checklistan flera gånger per uppföljningstillfälle och enhet. Inskickade svar går inte att ändra utan man får genomföra checklistan igen om man vill ändra sitt svar. De kan dock kompletteras med åtgärder och risker i efterhand.

När checklistan besvaras via "Utför checklista" kan användaren få en översikt av frågorna via ikonen "Översikt" längst ned till vänster.

Ansvarig rapportör anger sina svar med hjälp av svarsalternativen och kan komplettera med en kommentar via ikonen för "Kommentar" (pratbubbla). Här finns också möjlighet att bifoga dokument som t.ex. pdf eller bild för att stödja sitt svar på frågan. När svaret sedan skickas in kan mottagaren enkelt komma åt dokumentet som en bilaga till resultatet och få en bättre förståelse.

Har användaren behörighet kan de också lägga till en åtgärd eller risk via de andra två ikonerna under svarsalternativen ifall den möjligheten har aktiverats för checklistan. Dessa behöver förmodligen senare att kompletteras i en vy, då endast namnet på risken och åtgärden anges i detta steg - läs mer här.

Tillagda kommentarer, åtgärder och risker visas längst ner och kan tas bort genom att du klickar på kryss-ikonen som syns när du pekar på rutan.

När alla frågor är besvarade ges en sammanfattning över svaren och tillagda kompletteringar. Du kan härifrån gå tillbaka för att redigera dina svar.

När allt är klart klickar du på "Skicka in". Det går att komplettera med åtgärder och risker i efterhand via resultatsidan, se mer kring detta nedan här.

Extra tillfälle:

Det finns även möjlighet att besvara en checklista även om checklistan inte har ett pågående rapporteringstillfälle. Detta görs genom att klicka på knappen "Besvara checklistan" om du inte kan klicka på knappen så är du inte behörig att besvara checklistan på den enhetsnivån.

Resultatet ifrån Extra tillfällen blandas inte med resultatet ifrån inplanerade tillfällen utan hamnar i en egen flik under Historik och existerar bara för enheten som har utfört det.

Checklistan i vyn

Direkt på checklistekortet visas namnet på checklistan och information om antal skickade svar i förhållande till antal rapporterande enheter. I bilden nedan har två av tre enheter rapporterat.

Du ser en sammanställning av svaren i procent grön, gul och röd.

Ikonen framför datumet visar följande statusar:

Inrapportering har ej öppnat då startdatum ligger i framtiden: Timglasikon och startdatum
Checklistan är öppen för rapportering men ingen har ännu skickat in svar: Gul klocka och deadline
Checklistan har besvarats av ansvarig för enheten i fråga: Grön checkbox och deadline för uppföljningstillfället (bildexemplet)
Checklistan har deadline (sista dagen för rapportering) idag alternativt redan passerat: Röd klocka och deadline.

Mer information visas om du för muspekaren över staplarna eller ikonerna, exempelvis vem som skickade in svaren och när, eller hur många som har gett ett visst svar.

Det går att besvara en checklista från checklistekortet direkt i vyn genom att först klicka på kortet och sedan välja "Rapportera". Detta val visas bara för den eller de användare som står som ansvariga för checklistan på respektive rapporterande enhet förutsatt att checklistan är öppen för rapportering och inte är besvarad ännu.

Alternativet "Se resultat" är valbart för samtliga användare.

Du som skapade checklistan får även tillgång till alternativen "Editera checklista" och "Ta bort".

Start / Paus / Återuppta

Det är möjlighet att pausa och senare återuppta en checklista som redan har påbörjats. Om en användare pausar checklistan kan även en annan användare med behörighet enkelt fortsätta att besvara checklistan där den lämnades. Detta underlättar effektivt samarbete inom checklistan eller, om hinder uppstår, ger en kollega möjlighet att avsluta checklistan från den senast besvarade frågan. Checklistan låses för andra användare under tiden någon rapporterar på den.

För att pausa en checklista behöver användaren avsluta den via stänga-ikonen ("Avsluta checklista") uppe i checklistans högra hörn. Detta innebär att användaren kan pausa sitt arbete ifall den inte har tid att slutföra hela checklistan och återuppta besvarandet vid ett senare tillfälle.

I samband med detta sparas alla tidigare svar, kommentarer, åtgärder och risker användaren har skapat i systemet, vilka alltså ligger kvar när checklistan återupptas. Då ges även tydliga indikationer på vilka frågor som har besvarats och utav vem.

Formskortet i vyn kommer också att visa vilket datum checklistan är startad ifall den inte har slutförts, vilket alltså indikerar att den pausats och kan återupptas. Detta visas fram till och med dagen för deadline, då visas istället ikonen för deadline tillsammans med information om att checklistan inte är genomförd och datum för deadline.

Eventuella deadlines gäller och om en ansvarig användare har påbörjat besvarandet av checklistan men inte skickat in svaren innan deadline, så kommer systemet att betrakta checklistan som obesvarad. Detta innebär att alla svar, kommentarer, åtgärder och risker som har skapats kommer att försvinna och inte längre vara tillgängliga. Det är därför viktigt att se till att alla besvarade frågor skickas in i tid för att undvika förlust av data.

Se resultat

Under "Se resultat" finns tre flikar för övergripande "Status", "Senaste resultat"och "Historik"

Under "Status" finns två underflikar: "Sammanställning" och "Deltagare".

Överst i sammanställningen visas om checklistan är besvarad eller inte för enheten. Är den inte besvarad och öppen för svar ges möjlighet att besvara den direkt härifrån.

Har deadline passerat ges istället information om att checklistan inte längre är möjlig att besvara.

Du ser information kring:

Start- och slutdatum för uppföljningstillfället och antal dagar kvar (Pågående omgång)
Antal inskickade checklistor (Genomförda checklistor)
Checklistans frekvens (Checklistetyp)
Nästa uppföljningstillfälle (Nästa omgång)
Deadline för sista uppföljningstillfället (Slut på serier)
Vem som skickat ut/skapat checklistan (Utskickad av).

Är checklistan inte öppen för svar visas texten "Det finns inget pågående tillfälle. Du kan genomföra ett extra tillfälle genom att klicka på knappen nedan" och man kan då börja besvara checklistan som ett extra tillfälle.

Under fliken "Deltagare" visas information om hur många som har svarat och inte. Klicka på rubrikerna för att se vilka rapporterande enheter det gäller under enheten visas vem som står som ansvarig rapportör.

Saknas ansvarig för någon enhet indikeras en varningsikon och det ges möjlighet att lägga till en ansvarig för den aktuella enheten.

Under fliken "Senaste resultat" sammanställs resultatet för det senaste rapporterade tillfället från den rapporterande enhet användaren befinner sig på samt eventuella underliggande enheter som checklistan fördelats till.

Här ges möjlighet att se resultaten neråt i organisationsträdet via organisationsfiltret, som då sammanställer resultaten från vald nivå.

Det går att filtrera på svarsalternativ med en viss färg, röd, grön och gul. Du kan också filtrera på frågor som har en åtgärd, risk eller kommentar kopplad till.

Det går endast att göra en av dessa filtreringar åt gången, vilken då markeras med en blå ram. Återställ filtreringen genom att klicka på det markerade filtreringsalternativet.

Du ser också vilka rapporterande enheter som inte har svarat på checklistan ännu.

Sammanställningen över svaren som ges i form av en procentuell fördelning utifrån möjliga svarsalternativ. Du kan se vilka enheter som lämnat ett visst svar via expandera-ikonen (pil nedåt) ute till höger om fördelningsstapeln.

Under fördelningsstaplarna finns de tre ikonerna som sammanställer antalet tillagda åtgärder, risker och kommentarer för respektive fråga.

För att se dessa kan du antingen klicka på expandera-ikonen ute till höger eller direkt på någon av de ikonerna.

Du kan lägga till en kompletterande åtgärd eller risk för den aktuella enheten, förutsatt att du har behörighet att göra detta på enheten i fråga.

Man kan välja att se senaste resultatet eller att gå in på Historik-fliken och se tidigare perioders inrapporterade svar.

För användaren som skapade checklistan ges på "Se resultat" sidan även möjlighet att skifta över till "Editera checklista" läget, eller att ta bort den via "Ta bort" under kontextmenyn (tre prickarna) uppe till höger.

Åtgärder och risker skapade från checklista
Åtgärder och risker som som skapas upp genom checklistan lägger sig i respektive styrmodellskolumn på den aktuella rapporterande enheten med koppling mot samma nod som själva checklistan.

Dessa visas som utgråade i vyn ifall de har obligatoriska fält som behöver färdigställas, t.ex. slutdatum för aktiviteter eller obligatoriska beskrivningsfält eller nyckelordsgrupper . Klicka på skiftnyckeln och fyll i de efterfrågade uppgifterna och spara.

Tips! För aktiviteter går det att slå av krav på slutdatum i de avancerade inställningarna för styrmodellskolumnen om så önskas.

Se resultat direkt i uppföljningsfönstret

Ifall det finns en checklista kopplad till en nod, kommer du även att kunna se resultatet från checklistan ifrån uppföljningsfönstret. Resultatet finns då samlat under fliken "Kopplad checklista" vilket ger ett samlat underlag som underlättar den slutgiltiga bedömningen.

Presentation av FORMS i vyer och rapporter

Själva resultatet på samtliga frågor i en checklista går i första versionen endast att presentera i vyer (läs under se resultat). I både vyer och i rapportdelar kan man dock åskådliggöra att de åtgärder och risker som skapas i samband med att frågorna besvaras har sitt ursprung i en checklista.

För att visualisera detta samband använder du nodegenskapen Formskopplingar (rubrik/namn kan justeras). Egenskaperna i formskopplingar kan visa:

Namnet på den checklista (formulärsnamn) som åtgärden eller risken är skapad ifrån
Namnet på den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån
Resultat på just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
Eventuell kommentar från just den fråga åtgärden eller risken är skapad ifrån
Rapportör för den fråga som åtgärden eller risken är skapad ifrån

I exemplet nedan visas samtliga egenskaper för formskopplingar i en vy:

Besvara checklista i mobilapp

Mobilappen är under utveckling och kommer inom kort. Rapportera i webbläsaren tills vidare.