Ansvar och påminnelser

Varför får jag inte e-postpåminnelser?

Denna artikel går igenom de vanligaste frågorna kring uteblivna e-postpåminnelser och hur du går tillväga för att felsöka.

Det finns många inställningar som påverkar hur e-postpåminnelser skickas ut. Syftet med denna artikel att gå igenom de vanligaste frågorna och hur du kan gå tillväga för att felsöka.

Söker du som administratör istället en heltäckande bild av hur e-postpåminnelser fungerar så rekommenderas denna artikel: E-postpåminnelser 

Felsökning

Ingen e-post skickas alls: Kontrollera centrala inställningar

E-post skickas inte trots aktivering: Kontrollera inställningar för Att-göra-listan och ansvarsroller

E-post skickas inte till specifik användare: Kontrollera kontoinställningar

E-post skickas på felaktiga datum: Förhandsgranska och kontrollera periodicitet och deadlines

Felsökning

Här följer ett felsökningsschema på de saker som du behöver kontrollera för att få de utskick ni önskar. Vid "ja"-svar - gå vidare till nästa punkt i listan.

Allra först: Granska e-postloggen och kontrollera e-postinställningar i plattformen och i databasen, så att e-post faktiskt är aktiverat och att påminnelsedagarna är rätt.

1. Hitta en bra exempelanvändare att utföra felsökningen på - det kan vara du själv. 

2. Hitta den uppgift som du tycker att användaren skall bli påmind om. Säkerställ att användaren är ansvarig för denna uppgift via en ansvarsroll.

3. Impersonera testpersonen och gå till dennes Att-göra-lista. Utöka filtret maximalt tidsmässigt. Visas uppgiften i Att-göra-listan?

NEJ: Hoppa till 7.

4. Kontrollera vilket datum som är deadline på kortet. Stämmer deadline med din uppfattning om vad det borde vara?

NEJ: Hoppa till 9

5. Kör en förhandsgranskning på det datum du tycker ett e-mail bör skickas. Dyker det upp i förhandsgranskningen som förväntat?

NEJ: Hoppa till 10.

6. Be användaren kontrollera sina konto-inställningar (går ej att göra som impersonerad), så denne inte slagit av e-post-påminnelser. Be också användaren kontrollera sin skräppost. Om detta inte ger något, hoppa till 10.

7. Kontrollera Att-göra-listans inställningar. Är påminnelser aktiverade för styrmodellskolumnen som uppgiften tillhör

NEJ: Aktivera påminnelser för rätt styrmodellskolumn. Se till att välja rätt kommentarstyp, dvs den som användaren skall kommentera i för uppgiften. Hoppa tillbaka till 3.

8: Kontrollera den ansvarsroll som användaren har för uppgiften. Är det aktiverat att ansvarig skall kommentera/rapportera för den nodtyp som uppgiften tillhör?

NEJ: Aktivera att ansvarsrollen faktiskt skall göra något med uppgiften och spara. Hoppa tillbaka  till 3.

9. Kontrollera periodiciteten på den nod som uppgiften hör till, i styrmodellskolumnen eller lokalt i noden. Kontrollera deadlineinställningarna för periodiciteten. Ändra vid behov, men läs på innan du ändrar något runt periodiciteter i styrmodeller. Vid ändringar, tillbaka till 4. Annars, hoppa till 5.

10: Om du har gjort ändringar i inställningar enligt ovan, avvakta tills nästa e-post-påminnelse förväntas skickas (t.ex. nästa måndag, eller dagen därpå). Om e-posten fortfarande uteblir, så har du nu felsökt så gott du kan. Skicka ett ärende till supporten och be om hjälp - bifoga uppgifter om användaren och uppgiften som du har använt i felsökningssschemat.

Granska e-post-loggen

E-post-loggen visar vilka utskick som har utförts eller försökts utföras. Du kan söka på typ av utskick, leveransstatus, datum och mottagare:

Om du inte hittar några levererade e-post-meddelanden här, gå vidare med felsökningen. 

Om det finns utskick som inte levererats, kan det till exempel bero på felaktiga e-postadresser eller att användare har rapporterat utskick som skräppost.

Ingen e-post skickas alls: Kontrollera centrala inställningar 

För att e-post alls skall skickas måste inställningen vara påslagen i plattformsinställningarna. Ni aktiverar utskick för hela er kund, och om ni har flera skarpa databaser kan ni aktivera om e-post skall skickas för dessa separat. 

Om ni som kund har egen drift och inte är migrerade till plattformen: Aktivera utgående e-post från databasens inställningar istället - för er som har plattformsinställningar har dessa inställningar ingen betydelse

Kontrollera till sist att ni har ställt in aktiva påminnelsedagar korrekt på nästa flik:

E-post skickas inte trots aktivering: Kontrollera inställningar för Att-göra-listan och ansvarsroller

Det kommer endast skickas påminnelser för det som visas i Att-göra-listan för en användare. Du som är administratör ställer in vilka ansvar som skall påminnas om i inställningarna enligt bild: 

Ansvarsrollens inställningar

För att en person skall bli påmind om en uppgift i Att-göra-listan krävs det att denne är ansvarig och att ansvarsrollen är korrekt inställd: 

Om ansvarig är angiven och det ändå skänkas kort i att göra-listan, kontrollera också att ansvarsrollen faktiskt kräver att användaren skall utföra en uppgift på nodtypen - rapportera eller kommentera:

E-post skickas inte till specifik användare: Kontrollera kontoinställningar

En användare kan själv välja om de vill ha e-postpåminnelser. Användaren måste själv se över sin kontoinställning då dessa inte går att impersonera. Be användaren kontrollera följande inställningar:

E-post skickas på felaktiga datum: Förhandsgranska och kontrollera periodicitet och deadlines

Om e-post skickas på andra datum eller på fler/färre datum än förväntat - börja med att förhandsgranska vad som kommer skickas: 

Vi hänvisar också till följande generella artikel som går igenom när e-post skickas beroende på periodicitet och deadlines: E-postpåminnelser