Aleris mål med Stratsys var att effektivisera sitt arbetssätt – så att mer tid kunde gå till att säkerställa bra vård till patienterna. De behövde också hjälp med att samla all information på en plats och göra den tillgänglig för samtliga regioner runt om i landet. Lyckades de och hur gick det till? I det här kundcaset berättar Ewa Hellman, verksamhetsutvecklare på Aleris, om hur de använder sig av verktyget och om de har lyckats.
Utmaningen – att få en övergripande bild över verksamheten
Aleris är ett hälso- och sjukvårdsföretag som finns i Sverige, Norge och Danmark. De har runt 4500 anställda och omsätter cirka 5,8 miljarder. Deras största utmaning i Sverige är att de är utspridda på flera regioner i landet, vilket innebär att de har flera olika uppdragsgivare som ställer olika krav.
– Innan vi började med Stratsys jobbade vi i flera olika system, berättar Ewa. Alla system behövdes i sin tur synkas för att få en övergripande bild över verksamhetens mål, mått och leveranser. Vilket krävde en hel del tid och resurser.
Lösningen – en gemensam plattform för alla regioner
Hur har Stratsys hjälpt Aleris att lösa utmaningen? Enligt Ewa har verktyget gett Aleris ökad insikt när det kommer till rapportering. Innan Stratsys kom in i bilden hanterade verksamheten sina rapporter på ett traditionellt sätt, via Excelfiler, mejl och med verksamhetsplaner i papper. Idag har de fört över det mesta av rapporteringen till Stratsys, där de enkelt kan ta fram data i realtid. Ewa förklarar att Stratsys hjälpt verksamheten att hitta ett gemensamt språk som alla kan förstå.
– Nu får alla i verksamheten tillgång till samma data, oavsett på vilken plats i Sverige man befinner sig, förklarar Ewa. Det har minskat missförstånd och gjort oss mindre personberoende. Tidigare hände det att de siffror man behövde för att skriva en specifik rapport fanns i någons inkorg eller på en hårddisk. Idag kan vi känna oss trygga med att vi har all information vi behöver samlad på en och samma plattform, Stratsys.
Framgångsfaktorn för kvalitetsarbete
– Vi har utvecklat vårt ledningssystem och tagit många kliv sedan vi började jobba med Stratsys, berättar Ewa. Under de senaste åren har vi utvecklats till en processinriktad verksamhet. Det är en utveckling som har förändrat tankesättet för både chefer och medarbetare.
Ewa berättare att en stor framgångsfaktor för att lyckas med kvalitetsarbetet är att få med sig nyckelpersonerna på tåget. När man jobbar med nya verktyg och arbetssätt är det viktigt att involvera cheferna från början. Så att de i sin tur kan presentera förändringen för medarbetarna och implementera den.
– Stratsys har hjälpt oss mycket på vägen. I vår organisation har det varit en utmaning att skilja på saker och ting. Verktyget har hjälpt oss att tydliggöra vad en verksamhetsplan är och vilka indikatorer vi ska titta på. Tack vare Stratsys kan nyckelpersonerna varje månad analysera sin verksamhet kontinuerligt och på ett strukturerat sätt, menar Ewa.
– Vi använder oss även av Stratsys när vi skriver patientsäkerhetsberättelser en gång per år, berättar hon vidare. Då kan vi enkelt överföra all data vi rapporterat in under året och jobba med analyser direkt i verktyget. Det har varit en riktig hit för oss! Idag kan vi skriva bakgrunden till patientsäkerhetsberättelsen på en förmiddag och tidigare kunde det ta oss flera dagar, förklarar Ewa.
Ett verktyg som säkerställer bra vård till patienterna
– Sammanfattningsvis har verktyget stöttat oss i att säkerställa bra vård till våra patienter, menar Ewa. Om man jämför med hur vi jobbat tidigare, med papper och Excel, tar det betydlig mycket mer tid. Vårt mål är att göra arbetet så enkelt som möjligt och lägga ner så lite tid som möjligt på administration, så att tiden istället kan gå till patienterna.
Vad ser Aleris för resultat av implementeringen av Stratsys?
– Vi sparar som sagt mycket tid, fortsätter Ewa. Dessutom är det lätt för mig som sitter i norra Sverige att hjälpa en kollega på annan ort. Det var mycket svårare förut när vi jobbade i olika system. Men det bästa är enkelheten i verktyget, det är lätt att använda och lätt att lära ut. Dessutom har det hjälpt oss minska administrationen och fokusera mer på våra patienter, vilket har varit vårt mål hela tiden.
