4 min lästid

Så effektiviserade Gävle kommun sin hantering av statsbidrag

kundcase
  • Utmaningen
    Skapa en stärkt och effektiviserad hantering av statsbidrag.
  • Lösningen
    Stratsys statsbidragsmodul med allt samlat på samma plats!
  • Resultatet
    Sparad tid och möda. Relevant information på rätt plats!

Färre möten, bättre sökfunktion och säkrare hantering av personuppgifter – det är några av vinningarna som Stratsys Statsbidrag har bidragit med hos Gävle kommun. I det här kundcaset berättar Anna Clason, planeringssekreterare och statsbidragssamordnare på Gävle kommun, hur Stratsys har effektiviserat hanteringen av statsbidrag!

Bakgrund

Gävle kommun som har 3 300 medarbetare och en omsättning på cirka 2,5 miljarder  implementerade Stratsys för att stärka upp och effektivisera hanteringen av statsbidrag.

Utmaningen: att hitta relevant information

– En av våra största utmaningar har varit att ha kontroll på alla ingående delar i statsbidragsprocessen, inleder Anna. Vi såg ett ökat behov av att ha all information samlad på en och samma plats. Idag är alla väldigt nöjda med hur statsbidragsprocessen ser ut och Stratsys är en stor del av det!

– Innan Stratsys statsbidragsmodul kom in i bilden hade vi ingen statsbidragssamordnare, utan det var flera personer som hanterade underlagen och dessa diariefördes i Platina, som inte hade den bästa sökfunktionen, berättar Anna vidare. För att hitta det man letade efter var man tvungen att söka efter långa diarienummer, vilket var mycket tidskrävande. I samband med att man införde en statsbidragssamordnare införde man också statsbidragsmodulen i Stratsys. Med Stratsys har det blivit betydligt lättare att hitta det man letar efter, då all information rörande statsbidragen ligger samlat på samma plats. Sökfunktionen är en av mina favoriter i Stratsys!

Lösningen: att samla och tillgängliggöra informationen i Stratsys

Anna berättar att statsbidragsmodulen i Stratsys även har underlättat för verksamhetens ekonomer. Nu kan de med en enkel knapptryckning logga in i Stratsys för att få tillgång till dokument rörande statsbidragen. Tack vare Stratsys kan relevant information delas utan extrainsatta möten eller osammanhängande mejlkonversationer, vilket har underlättat statsbidragsprocessen för samtliga inblandade.

Eftersom det ofta är känsliga dokument som behöver delas, till exempel personuppgifter och information om lön, känns det dessutom extra tryggt att inte behöva bifoga dem i mejl i onödan. Dessutom sparar verksamheten en hel del tid genom att använda Stratsys Statsbidrag, Anna uppskattar att hon personligen sparar in minst några timmar varje vecka. 

Avslutningsvis – vad är det bästa med Stratsys?

– Det som är bäst med Stratsys Statsbidrag är att allt är samlat på samma ställe, menar Anna. Om jag till exempel behöver gå tillbaka och dubbelkolla hur det såg ut förra våren, kan jag enkelt hitta den informationen på egen hand. Jag behöver inte störa rektorerna med frågor om var jag kan hitta diverse dokument, vilket är en stor fördel då de redan har så mycket annat att tänka på. Oftast kan jag själv hitta all information jag behöver för att göra mitt jobb i Stratsys verktyg!

Läs mer om statsbidrag

 

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad