Beredskapsplanering • 4 min lästid

Praktisk beredskapsplanering – att skapa en Plan B

blogg
Alla Blogg Event Kundcase Nyheter Videos Produkt Guider
|Efter ämne

Den stundande Coronakrisen ökar verksamheters behov av beredskapsplanering. Kanske är det så att ni helt saknar beredskapsplanering i nuläget, eller så har ni kommit en bit på vägen men är osäkra på hur ni ska ta arbetet vidare. I det här blogginlägget delar vi med oss av praktiska tips på hur ni kan komma  igång med er beredskapsplanering - och ta er genom krisen på bästa möjliga sätt. 

De grundläggande principerna är egentligen väldigt enkla. Det handlar om att:

  • Ha koll på vad som är (faktiskt) kritiskt att leverera i fråga om tjänster eller produktion.
  • Ha koll på vilka resurser verksamheten är beroende av för att leverera och en plan för att säkra dem.
  • Kartlägga vilka tillgångar som finns och som kan utnyttjas i händelse av kris för att lösa verksamheten eller möta åtagandena.
  • Kartlägga riskscenarier och bestämma handlingsplaner mot dem.

Med detta sagt så kan varje del göras hur komplex som helst med till exempel variationer i planeringen vid olika tröskelvärden. Men hur detaljerad plan man än gör så är den gamla sanningen alltid närvarande: Även de bästa planer överlever sällan intakta i den första kontakten med verkligheten. Det finns därför ett avvägt värde i att inte planera alltför detaljerat, men tillräckligt detaljerat för att veta vad som skall göras. Vad är gott nog? Det måste ni själva avgöra. Känner ni er trygga med planen ni har? Vet alla vad som skall göras om/när krisen drabbar?

Här är de steg vi ser som en del av bra beredskapsplanering:

  1. Kartlägg åtaganden/krav/mål. Vad skall/måste vi leverera, även i kris?
  2. Identifiera de resursbehov som är faktiskt kritiska för att leverera. Vad krävs för att leverera på skall/måste?Identifiera alternativa sätt att säkra de resurserna eller alternativa sätt att lösa verksamheten. Kan vi få de kritiska resurserna på annat sätt? Kan vi lösa det på ett mindre eller lika optimalt sätt utan de resurserna?
  3. Identifiera kritiska tillgångar. Vad har vi fråga om till exempel anläggningar, fordon, kapital, och så vidare som skapar handlingsutrymme i händelse av kris. Kartlägg beredskapsstatus och omfattning på tillgångarna. Hur stor är en lokal? Finns det vatten och toaletter? Vilka nyckelfordon har vi och var? Vilken kapitalreserv finns?
  4. Identifiera realistiska riskscenarier och specifika riskhändelser inom varje scenario som skulle kunna påverka verksamheten. Vilka typer av omvärldsproblem kan påverka våra möjligheter att lösa verksamheten? Skapa handlingsplaner mot olika riskhändelser. Om X händer, vilka handlingar ABC skall vi då utföra för att verksamheten skall fortsätta med minimal störning?

Utöver detta bör ni också tänka igen och dokumentera till exempel delegeringsplan, kontaktträd, med mera.

Stratsys har en fullskalig produkt som hanterar alla stegen i beredskapsplanering ovan och som kan vidare anpassas för att möta era specifika behov och önskemål om komplexitetsnivå.

Under nuvarande kris har vi dessutom öppnat upp användandet av en förenklad modell gratis i sex månader. Syftet är att hjälpa organisationer som saknar beredskapsplanering idag att komma igång med minimal inlärningskurva och fokuserar på kritiska resurser och riskscenarier. Du kan hitta den här.

Om ni har några frågor eller funderingar kring hur ni ska ta beredskapsplaneringen vidare är ni såklart välkomna att höra av er. 

 

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad