Jobbar dina kunder fortfarande med GRC i Excel? Då kanske du redan har märkt av några utmaningar med verktyget, eller så är du lyckligt ovetandes. Oavsett vilket kommer du att dra nytta av det här blogginlägget, där jag delar med mig av mina personliga erfarenheter av att jobba med GRC i Excel. Kanske kan jag inspirera dig och dina kunder till att hitta en bättre lösning?
Mitt första (och sista) möte med Excel
Låt oss ta det från början! 2019 markerar 10-årsjubileumet av min tid på arbetsmarknaden. Mitt första jobb efter universitet var på ett medelstort IT-bolag, där jag jobbade med VSOE – Vendor Specific Objective Evidence. Kort sammanfattat är VSOE en metod för intäktsredovisning, vanligt förekommande bland IT-bolag för att redovisa försäljning av mjukvara.
I praktiken innebar arbetet att jag, och en annan nyexad student, skulle analysera tiotusentals rader försäljningsdata i Excel, för att försäkra att gällande redovisningsregler efterföljdes. Arbetet vi gjorde skulle därefter granskas av externa revisorer.
Faktumet att vi tilldelats uppgifter viktiga nog att granskas externt kändes stort och samtidigt nervöst. Även om revisorerna enbart skulle ta stickprov av det arbete vi gjort fanns det gott om möjligheter för att fel skulle smyga sig in.
Men hur stora var då riskerna att något kunde bli fel i arbetet vi gjorde? Ja, ganska stora om jag ska vara ärlig.
3 vanliga risker med GRC-arbete i Excel
-
Manuella misstag
Den data vi bearbetade importerades från ett externt system till Excel, där vi med hjälp av formler skulle utesluta en majoritet av raderna för granskning. Problem uppstod när data blev förskjuten med en kolumn eller två, eller när en formel var felaktig i en enskild cell. Ett litet manuellt fel kunde i praktiken addera timmar av extra arbete.
-
Risk för dubbelarbete
Att vi bitvis var två personer som arbetade i samma Excelblad, sparat på separata hårddiskar, betydde att vi behövde ha täta avstämningar för att försäkra att vi inte analyserade samma rader och gjorde dubbelarbete. Som tur var satt vi mitt emot varandra och kunde stämma av hur långt vi kommit. Men trots regelbunden avstämning hände det att vi kunde spendera timmar med att analysera samma uppsättning rader, misstag som kostade tid och resurser.
-
Slöseri med tid på felsökning
Det var med andra ord lätt hänt att saker gick fel under arbetets gång, vilket ledde till att vi la ner mycket tid på felsökning och att rätta till misstag. Ibland var misstagen små, som när någon råkat skriva in ett kommatecken för lite i en kolumn. Men ibland var de större, som när två separata blad skulle sammanfogas och utförd analys råkade överskrivas. Mycket arbetstid som hade kunnat läggas på mer värdeskapande aktiviteter än felsökning och att åtgärda fel slösades bort.
Undrar du hur de ökade kraven på användarvänlighet kan komma att påverka ditt företag? Kolla in blogginlägget "4 snabba om UX – så påverkar det dagens IT-bolag".
Vad är skillnaden i jämförelse med idag?
Vilken tur att vi jobbar på ett mer effektivt sätt idag, kanske du tänker nu. Men gör vi verkligen det? Hur ser arbetet med GRC ut idag, 10 år senare? Begrepp som digitalisering och automatisering är vedertagna och borde väl ha eliminerat många av tidstjuvarna som jag upplevde för nästan ett decennium sen? Nja, dessvärre tror jag inte att så är fallet.
Idag arbetar många bolag fortfarande med intern kontroll, risk och intern revision i Word och Excel. I vissa fall har man kommit så långt att man arbetar i en molnbaserad lösning, men problemen med manuell handpåläggning, felinmatning och tidkrävande administration kvarstår.
Sammanfattningsvis:
Vad är då slutkontentan av min upplevelse av GRC-arbete i Excel? Som nyexad student var jag givetvis enormt tacksam för mitt första jobb (speciellt när man tar examen under brinnande finanskris). Men jag får dock erkänna att drömmar om mer kvalificerade arbetsuppgifter ibland smög sig på, när man skulle hitta en felaktig cell i ett 20000-raders Excelblad.
Mitt tips till dig? Att hitta en bättre lösning för dina kunder. För det finns bättre lösningar för att begränsa risken för felinmatningar, spara tid och samtidigt frigöra resurser.
Du som är redo att slopa Excel borde ta några minuter och läsa guiden ”3 utmaningar med GRC-arbete i Office 365 – och hur du hjälper dina kunder att undvika dem”. Du kan ladda ner den på knappen nedan.
.svg)