Har det blivit dags att komma igång med verksamhetsstyrningen? Här delar vi med oss av fem viktiga framgångsfaktorer för att nå önskat resultat!
Vad betyder verksamhetsstyrning?
Verksamhetsstyrning är ett verktyg för att styra organisationen i önskad riktning. För att lyckas med verksamhetsstyrning krävs bland annat ett tydligt ledarskap, engagerade medarbetare, gemensamma mål och en effektiv arbetsmodell. Läs gärna mer om definitionen av verksamhetsstyrning här.
Så effektiviserar du verksamhetsstyrningen i 5 steg
1. Få med ledningen på tåget
Ledningens engagemang är av högsta vikt för att verksamhetsstyrningen ska bli framgångsrik. Det är viktigt att ledningen är med på tåget från början och kommunicerar verksamhetens övergripande mål till medarbetarna.
Ledningen behöver också vara tydlig med vilka åtgärder som krävs för att nå målen – och varför åtgärderna behöver genomföras. Hur har man kommit fram till just de här strategierna och vilket resultat hoppas man på? För att vinna medarbetarnas engagemang krävs tydligt och motiverande ledarskap från början till slut.
2. Skapa engagemang hos medarbetarna
När ledningen är med på tåget gäller det att skapa engagemang hos medarbetarna. Som vi nämner ovan är det viktigt att medarbetarna inser behovet av de nya åtgärderna. Kulturen i organisationen har stor inverkan på hur implementeringen av verksamhetsstyrningen bemöts bland medarbetarna.
För att skapa ett genuint engagemang krävs en kultur som bygger på öppenhet, transparens och tillit. Så att alla kan göra sin åsikt hörd om något inte känns helt rätt – och eventuella missförstånd snabbt kan komma upp till ytan. Låt gärna medarbetarna själva vara med när ni sätter verksamhetens övergripande mål, det kommer underlätta förståelsen och öka motivationen.
3. Följ upp arbetet
När ni har kommit igång med verksamhetsstyrningen är det viktigt att ni sätter tydliga mål och följer upp dem löpande. Det kanske låter som en självklarhet, men det är faktiskt många verksamheter som missar den här punkten. Att följa upp arbetet ger också medarbetarna ett extra incitament till att fullfölja sina uppgifter enligt utsatt tid. Det gör det också lättare för er att upptäcka eventuella brister och felsteg längs med vägen. Så att ni kan utveckla era processer och lära av era misstag.
För att förenkla uppföljningen kan ni prova att bryta ner verksamhetens gemensamma mål på individnivå, så att varje medarbetare kan relatera till dem. Genom att koppla de individuella målen till organisationens övergripande målbild blir det tydligt vad varje individ kan göra för att styra verksamheten i rätt riktning.
4. Sätt gemensamma mål
När ni sätter målen är det som sagt en bra idé att göra det tillsammans med medarbetarna. I den mån det är möjligt bör ni ge er personal eget ansvar att styra sitt eget arbete. Att öka medarbetarens egna ansvar är grunden för en så kallad tillitsbaserad styrning. För att den tillitsbaserade styrningen ska lyckas är det viktigt att medarbetarna har koll på vilka mål, delmål och åtgärder som berör dem.
Kommunikationen mellan ledning och medarbetare är här av högsta vikt. Ledningen behöver löpande informera organisationen om vilka mål som ska prioriteras och vilka åtgärder som förväntas. Här kommer vi än en gång in på vikten av uppföljning – genom att kontinuerligt följa upp de gemensamma målen kan ni snabbt identifiera vad ni behöver lägga extra krut på och när.
5. Digitalisera verksamhetsstyrningen
Att digitalisera verksamhetsstyrningen kan hjälpa er att spara både tid och resurser. Med ett digitalt verktyg för verksamhetsstyrning blir det lättare för medarbetarna att ta del av relevant information.
När allt finns sparat i molnet finns möjligheten att ge samtliga medarbetare tillgång till information när de vill på dygnet, oavsett var de befinner sig. Detta underlättar inte bara för hemmajobbarna (som blir fler och fler), utan även för verksamheter som har kontor på olika platser.
Med ett digitalt verktyg kan ni jobba tillsammans, men på distans. Det finns också ofta smidiga funktioner som versionshantering, påminnelser och automatiserade rapporter som förenklar samarbetet ytterligare.
Är du intresserad av att digitalisera verksamhetsstyrningen? Här kan du läsa mer om Stratsys digitala verksamhetsplan, där du på ett smidigt sätt kan visualisera verksamhetens mål och bryta ner dem till strategier och aktiviteter.
Vill du läsa mer om hur du lyckas med verksamhetsstyrning? Ladda gärna ner guiden ”Så engagerar du medarbetarna i företagets mål” på länken nedan.
